Как вести учёт товара в магазине от приёмки до кассы

Из статьи вы узнаете:

• какие операции нужно учитывать в рознице и какими документами их оформлять;
• как вести учёт в маленьком магазине: тетрадь, Excel или программа;
• чем отличается учёт продуктов, одежды, алкоголя и весового товара;
• какое оборудование нужно для учёта и как оно окупается.

Что такое учёт товара в магазине и зачем он нужен?

Товарный учёт в розничном магазине — это система, которая фиксирует движение продукции: поступление от поставщика, продажу покупателю, возврат, перемещение между точками и списание. Его задача — в любой момент ответить, сколько товара есть в зале и подсобке, сколько денег в нём заморожено и сколько магазин заработал.

Без учёта владелец не видит главного:

• реальную прибыль — выручка в кассе есть, но неизвестно, сколько из неё приходится на наценку, а сколько ушло на возмещение недостач;
• потери — кражи, порчу, ошибки приёмки и пересортицу обнаруживают только на ревизии, когда причину уже не найти;
• что заказывать — закупка идёт «по памяти», и одни позиции заканчиваются, а другие залёживаются;
• работу продавцов — непонятно, кто принял товар с ошибкой и на какой смене возникло расхождение.

Кроме того, учёт нужен для налогов и отчётности. Даже на упрощённой системе налогообложения расходы на закупку продукции учитываются только по мере реализации, а для этого нужно знать, что именно продано. Для маркированных товаров и алкоголя учёт обязателен по закону: остатки в магазине должны совпадать с данными «Честного знака» и ЕГАИС.

Виды и методы товарного учёта

В рознице одновременно ведутся несколько видов учёта:

• оперативный — в штуках и килограммах, его ведут продавцы и товаровед, чтобы знать остатки и вовремя заказывать товар;
• бухгалтерский — в деньгах, для налогов и отчётности;
• управленческий — выручка, наценка, оборачиваемость и потери, для решений владельца.

По способу ведения различают два метода:

Суммовой метод сохранился в небольших магазинах без программы учёта. Для маркированных позиций, алкоголя и ассортимента от нескольких сотен наименований нужен количественный учёт: без него нельзя ни заказать товар по остаткам, ни проверить, что продано то, что принято.

Какие операции учитывают в розничном магазине

Самые уязвимые точки — поступление и продажа. Ошибка при поступлении переходит в остатки и всплывает недостачей через месяц. Продажа «по свободной цене» или пробитие похожего товара вместо нужного создаёт пересортицу: по одной позиции излишек, по другой — недостача.

Бухгалтерский и налоговый учёт

Оперативный учёт отвечает на вопрос «сколько товара», а бухгалтерский — «сколько он стоит и какие налоги платить». В бухгалтерии товары отражаются на счёте 41 «Товары». Розничные магазины могут учитывать их по себестоимости покупки или по продажным ценам с выделением торговой наценки на счёте 42.

Себестоимость проданного товара рассчитывают выбранным методом: ФИФО, по средней себестоимости или по себестоимости единицы. Программа учёта считает её автоматически, а при ручном учёте это одна из самых трудоёмких и частых ошибок. С 2025 года магазины на УСН с доходом выше установленного порога платят НДС, а порог постепенно снижается. Поэтому учёт НДС по каждой накладной становится важен и в небольшой торговле.

Как вести учёт товара в маленьком магазине?

Для магазина у дома или небольшого отдела есть три варианта. Выбор зависит от ассортимента, числа продавцов и того, сколько времени владелец готов тратить на сверки.

Учёт в Excel: бесплатный вариант

Таблица учёта собирается из трёх листов: справочник позиций (артикул, штрихкод, наименование, закупочная и розничная цена), журнал движения (дата, артикул, приход или расход, количество, документ) и остатки (формула суммы прихода минус сумма расхода по каждому артикулу). Раз в день продавец переносит в журнал продажи из отчёта кассы.

Excel перестаёт справляться, когда на сверку уходит больше часа в день, а остатки в таблице регулярно расходятся с полкой. Это обычно происходит при ассортименте 300–500 наименований или когда за кассой работают посменно несколько продавцов.

Программа для товарного учёта

Онлайн-касса по 54-ФЗ уже передаёт данные о каждом чеке, поэтому логичный шаг — связать её с товароучётной программой. Популярные варианты для розницы: «МойСклад», «1С:Розница», «Бизнес.Ру», кассовые экосистемы с встроенным товароучётом. При выборе проверьте:

• работает ли программа с вашей кассой и сканером;
• есть ли приёмка и инвентаризация с мобильного терминала;
• поддерживаются ли маркировка, ЕГАИС, весовой товар и сроки годности, если они нужны;
• можно ли вести несколько магазинов и перемещения между ними;
• есть ли бесплатный тариф или пробный период для небольшого магазина.

Обзор программ для розницы — в статье «Топ-10 программ для автоматизации магазина».

Инвентаризация как часть товарного учёта

Инвентаризация — это проверка, что учёт работает. Её результаты показывают, насколько остаток в программе совпадает с полкой, и дают точку отсчёта для следующего периода. В рознице проводят:

• плановую полную — раз в квартал или перед годовой отчётностью;
• выборочную — по группам риска еженедельно;
• внеплановую — при смене материально ответственного лица, после кражи, пожара или затопления.

Проводит её комиссия, фактическое наличие фиксируется в описи, расхождения — в сличительной ведомости. Чем чаще проверка, тем легче найти причину расхождения. Пошаговый порядок описан в статье «Инвентаризация в розничном магазине», а как сократить её время — в статье «Как ускорить инвентаризацию».

Особенности учёта в рознице разного профиля

Продуктовый магазин

В продуктовой торговле к обычному учёту добавляются сроки годности, весовой товар и списания. Сроки контролируют по партиям: при приёмке фиксируется дата производства, а программа подсказывает, какие товары скоро истекут. Весовой товар учитывают в килограммах, и главная ошибка — продажа «фрукты в целом» вместо конкретного артикула. Как навести порядок с весовым товаром, разобрали в статье «Весовой товар в магазине».

Магазин одежды и обуви

Одежда и обувь учитываются по размерам и цветам: одна модель — десятки артикулов. Большая часть товаров подлежит маркировке «Честный знак», поэтому при приёмке и продаже сканируется не только штрихкод, но и код маркировки. Частые переоценки при смене сезона требуют быстрой работы с ценниками.

Магазин с алкоголем

Алкоголь учитывается в ЕГАИС: магазин подтверждает приёмку каждой поставки и сканирует акцизную марку при продаже. Остатки в программе, на полке и в регистрах ЕГАИС должны совпадать, иначе возможны штрафы.

Магазин стройматериалов и хозтоваров

Широкий ассортимент мелких позиций, продажа в разных единицах измерения (штуки, метры, упаковки) и много позиций без заводского штрихкода. Здесь помогает печать внутренних этикеток со штрихкодом на принтере этикеток.

Какую аналитику даёт учёт товара

Когда учёт ведётся по наименованиям, программа начинает отвечать на вопросы, которые раньше решались «на глаз»:

• что заканчивается и что нужно заказать к следующей поставке;
• на сколько дней хватит текущего остатка при нынешних продажах;
• какой товар залежался и требует уценки;
• какие позиции и группы дают основную наценку;
• на каких сменах и по каким группам возникают расхождения.

Заказ по данным учёта вместо заказа «по памяти» снижает и дефицит, и излишки. А переоценка залежавшегося товара проходит быстрее, если цены на полке меняются из программы, — например, через электронные ценники.

Учёт маркированных товаров

Обязательная маркировка «Честный знак» действует для молочной продукции, воды, пива, табака, обуви, одежды, лекарств, парфюмерии, шин, товаров лёгкой промышленности и многих других групп, и список расширяется. Для торговой точки это означает:

• при поступлении товара магазин принимает электронный УПД и подтверждает коды маркировки;
• при продаже касса считывает код каждой единицы 2D-сканером и передаёт данные о выбытии;
• при списании и возврате коды тоже выводятся из оборота или возвращаются;
• для молочной продукции и воды действует партионный учёт и разрешительный режим на кассе: товар с истёкшим сроком или ошибкой в коде касса не продаст.

Без количественного учёта по каждому наименованию работать с маркировкой невозможно: остатки в «Честном знаке» должны совпадать с остатками магазина. Подробнее — в разделе «Всё о маркировке».

Учёт в нескольких точках и интернет-магазине

Когда у бизнеса несколько магазинов или розница работает вместе с интернет-магазином и маркетплейсами, учёт ведут в одной системе. Каждая точка — отдельный склад в программе, движение между ними оформляется перемещением. Так владелец видит остатки по каждой точке, может перераспределить товар и не продаёт онлайн то, чего нет на полке. Заказы из интернета резервируются в программе, чтобы покупатель в зале не забрал последний товар, который уже оплатили онлайн.

Как наладить учёт в рознице: пошаговый план

1. Проведите инвентаризацию. Учёт начинается с точных остатков. Пересчитайте товар в зале и подсобке и внесите количество в программу.
2. Наведите порядок в справочнике. Одна карточка на один товар, без дублей. У каждого товара — штрихкод: заводской или внутренний.
3. Подключите кассу к учётной программе. Продажи должны списываться с остатка автоматически, без ручного переноса.
4. Запретите продажу по свободной цене. Если позиции нет в базе, его сначала заводят, а потом продают.
5. Сканируйте товар при поступлении. Сверяйте поставку с заказом и накладной до подписания документов. Подробнее — в статье «Как ускорить приёмку товара».
6. Оформляйте каждое списание и возврат. Испорченный товар, который выбросили без акта, превращается в недостачу.
7. Проводите выборочные пересчёты. Еженедельно пересчитывайте группы риска: дорогой товар, алкоголь, товары, которые часто воруют. Полную инвентаризацию — раз в квартал.
8. Смотрите отчёты. Выручка, наценка, остатки, оборачиваемость и списания — раз в неделю.

Какое оборудование нужно для учёта?

Минимальный набор для учёта в рознице — онлайн-касса и сканер штрихкода; для приёмки и инвентаризации добавляют терминал сбора данных, для весового товара — весы с печатью этикеток.

Пример: в магазине «Городок» остатки по 6000 товаров раньше сверяли по бумажным спискам, а результаты вручную вносили в 1С. После перехода на терминалы MERTECH пересчёт занимает 3–4 часа, результаты сразу попадают в учётную систему, а ошибок в отчётности стало меньше примерно на 80–90% (кейс «Городка»). В сетях Eleganza и Labbra терминалы MovFast S40 используют в более чем 30 магазинах для учёта остатков, инвентаризации и переоценки (кейс Eleganza и Labbra).

MERTECH консультирует по выбору оборудования под вашу программу учёта и помогает с подключением к ней.

Частые ошибки в товарном учёте

• Продажа по свободной цене. Кассир пробивает «товар без названия» на нужную сумму. Выручка сходится, остатки — нет.
• Поступление «на доверии». Накладную подписывают, не пересчитав товар. Недовложение поставщика потом списывают как потерю торговой точки.
• Неоформленные списания. Испорченный товар выбрасывают без акта, и он висит на остатке.
• Пересортица на кассе. Похожие товары пробивают один вместо другого. Как с этим справиться, — в статье о пересорте товара.
• Разные цены на полке и на кассе. Покупатель недоволен, а магазин рискует штрафом за несоответствие цены.
• Редкие инвентаризации. Расхождения копятся год, и становится невозможно понять, где возникла недостача.

Как снизить потери, которые возникают из-за этих ошибок, разобрали в статье «Как снизить потери в магазине».

Автоматизированный учёт: что получает предприниматель

Автоматизированный товарный учёт — это не только программа, но и правильно выстроенный процесс. Предприниматель получает возможность отслеживать продажи и остатки из приложения на телефоне, узнать выручку и наценку за любой день, контролировать работу сотрудников по сменам и быстро вносить изменения в цены. Для компании с несколькими точками это единый контроль без поездок по магазинам. При выборе сервиса обратите внимание на требования к оборудованию, техническую поддержку и то, сколько времени необходимо на обучение продавцов: от этого зависит, как быстро вы получите результат.

Последствия неправильного учёта

• Финансовые потери. Недостачи, излишние закупки, списания по срокам годности и упущенные продажи из-за пустых полок.
• Налоговые риски. Неверная себестоимость искажает налоговую базу, а неучтённый НДС приводит к доначислениям.
• Штрафы за маркировку. Продажа маркированного товара без передачи данных или с расхождением остатков грозит штрафами по ст. 15.12 КоАП РФ.
• Штрафы за алкоголь. Несоответствие остатков в ЕГАИС — нарушение, за которое предусмотрены штрафы и риск отзыва лицензии.
• Потеря клиентов. Цена на полке не совпадает с ценой на кассе, нужного товара нет — покупатель уходит к конкуренту.

Как понять, что учёт работает

• Точность остатков при выборочном пересчёте — не ниже 97–98% позиций совпадают с программой.
• Недостача по итогам инвентаризации — в пределах нормы для вашего формата, без резких скачков.
• Списания по срокам годности снижаются, а не растут.
• Пустых полок при наличии товара в подсобке нет, спрос покупателей закрывается.
• Оборачиваемость продукции стабильна или растёт. Как её посчитать — в статье «Оборачиваемость товара».

Как связать эти показатели с деньгами, разобрали в статье «Показатели эффективности магазина».

Когда сложная автоматизация не нужна

Если в торговой точке до сотни наименований, работает один владелец и поставки приходят раз в неделю, достаточно кассы со встроенным товароучётом и сканера. Терминал сбора данных и электронные ценники окупаются там, где ассортимент широкий, продавцы работают посменно, а пересчёт и переоценка занимают много часов.

Частые вопросы

Как вести учёт товара в маленьком магазине бесплатно?

Можно вести таблицу в Excel или Google: справочник позиций, журнал прихода и расхода и лист остатков с формулами. Ещё один вариант — бесплатный тариф товароучётной программы, если он есть у вашей кассы.

Можно ли вести учёт без программы?

Можно, но только при небольшом ассортименте. Без программы продажи с кассы приходится переносить вручную, и остатки быстро расходятся с фактом.

Что нужно для учёта в первую очередь?

Точные остатки после инвентаризации, справочник со штрихкодами, касса, связанная с учётной программой, и сканер штрихкода.

Как часто проверять остатки?

Выборочно — раз в неделю по группам риска, полностью — раз в квартал и в обязательных случаях, например при смене материально ответственного лица.

Чем товарный учёт в рознице отличается от складского?

В магазине главная операция — продажа через кассу, а товар находится в зале у покупателей. На складе — приёмка, хранение и отгрузка. Об учёте на складе — в статье «Учёт товара на складе».

Чтобы подобрать оборудование для товарного учёта, оставьте заявку на странице автоматизации магазина: проконсультируем по выбору сканеров, ТСД, весов и электронных ценников.