Как вести учёт товара на складе, чтобы остатки совпадали с фактом

Из статьи вы узнаете:

• какие способы и методы складского учёта существуют и чем они отличаются;
• какие документы оформляют на приход, расход и перемещение товара;
• когда достаточно Excel, а когда нужна программа и оборудование;
• как пошагово организовать учёт на складе и каких ошибок избегать.

Что такое учёт товара на складе и зачем он нужен?

Учёт товарно-материальных ценностей на складе отвечает на три вопроса: сколько товара есть, где он лежит и куда он уходит. От ответов зависят закупки, продажи и деньги компании. Если остатки в базе неточные, менеджер продаёт то, чего нет, закупщик заказывает то, что уже лежит на полке, а бухгалтерия списывает недостачу без понимания причин.

Учёт на складе решает несколько задач бизнеса:

• контроль сохранности — видно, на каком этапе возникает недостача или излишек и кто материально ответственный;
• планирование закупок — заказ формируется по реальным остаткам и скорости продаж, а не «на глаз»;
• скорость работы — кладовщик знает место хранения и не ищет товар по всему складу;
• отчётность — данные учёта используются в бухгалтерском и налоговом учёте, при инвентаризации и в управленческих отчётах.

Различают оперативный учёт, который ведёт склад в натуральных единицах (штуки, коробки, килограммы), и бухгалтерский учёт, где товар отражается в деньгах. Хорошо организованный организация складского учёта делает оба вида учёта согласованными: цифры кладовщика и бухгалтерии совпадают.

Задачи и принципы складского учёта

Система складского учёта на предприятии строится на нескольких принципах. Если хотя бы один нарушен, остатки начинают расходиться с фактом, и никакая программа это не исправит.

Цели складского учёта для бизнеса: сохранность товарно-материальных ценностей, снижение потерь, точное планирование закупок и быстрое обслуживание клиентов. Для торговли это означает, что покупатель получает заказ вовремя, а для производства — что сырьё и материалы есть в нужный момент и простоя нет.

Складские операции: от приёмки до выбытия товара

Учёт сопровождает товар на всём пути по складу. Каждый этап — отдельная операция со своим документом и своими рисками.

1. Приём товара. Сверка количества и качества с накладной поставщика и заказом. Расхождения фиксируются актом сразу, при водителе: позже предъявить претензию сложно.
2. Размещение на хранение. Товар перемещается из зоны приёмки в зону хранения. В программе фиксируется адрес: стеллаж, ярус, ячейка.
3. Хранение. Контроль условий хранения, сроков годности и сохранности упаковки. Для продуктов питания и лекарств важно соблюдать температурный режим.
4. Внутреннее перемещение. Товар переносят между зонами, складами или в торговый зал магазина. Любое перемещение оформляется, иначе товар «теряется» между точками.
5. Комплектация заказа. Кладовщик отбирает товар по заказу клиента или по заявке магазина и проверяет количество.
6. Выбытие. Отпуск покупателю, передача в производство, возврат поставщику или списание. Остаток уменьшается только после проведения документа.

Чем больше точек торговли или цехов обслуживает склад, тем больше внутренних перемещений и тем важнее, чтобы каждое из них отражалось в учёте в режиме реального времени.

Какие бывают способы учёта товара на складе?

Способ учёта определяет, как группируются товары в карточках и отчётах. Выбор зависит от ассортимента, требований к партиям и срокам годности.

Для товаров с маркировкой «Честный знак» и с партионным учётом молочной продукции учёт по партиям становится не выбором, а требованием: каждая единица или партия должна быть прослеживаемой от приёмки до продажи. Подробнее о работе с кодами на складе — в статье «Работа с маркировкой на складе».

Методы оценки товара при списании

Когда товар уходит со склада, его себестоимость нужно оценить. По ФСБУ 5/2019 «Запасы» организация выбирает один из методов:

• ФИФО — первыми списываются товары из самых ранних поступлений;
• по средней себестоимости — цена списания считается как средняя по всем остаткам;
• по себестоимости каждой единицы — для уникального или дорогого товара.

Метод оценки закрепляют в учётной политике. Важно не путать бухгалтерский метод ФИФО и физическое правило отгрузки «первым пришёл — первым ушёл»: первое касается цены списания, второе — порядка, в котором кладовщик берёт товар со стеллажа.

Какие документы нужны для складского учёта?

Каждое движение товара оформляется первичным документом. Форму документов компания может утвердить сама, но обычно используют унифицированные формы или их аналоги в программе учёта.

Документы должны быть подписаны материально ответственными лицами. В программе учёта электронный документ создаётся автоматически по факту операции, а распечатывается только то, что требуется контрагенту или для архива.

Как вести учёт товара на складе: журнал, Excel или программа?

Склад может вести учёт вручную, в таблице или в специальной программе. Каждый вариант подходит на своём этапе развития бизнеса.

Учёт товара на складе в Excel: как сделать таблицу

Для небольшого склада таблицу учёта можно собрать за вечер. Минимальная структура — три листа:

1. Справочник: артикул, наименование, единица измерения, штрихкод, место хранения.
2. Движение: дата, артикул, тип операции (приход, расход, перемещение, списание), количество, документ, сотрудник.
3. Остатки: по каждому артикулу формула СУММЕСЛИМН по приходу минус сумма по расходу.

Чтобы таблица не давала ошибок, артикул вводится выбором из справочника, а не текстом, а лист «Движение» закрывается от изменения задним числом. Признак того, что склад перерос Excel: остатки в таблице регулярно не сходятся с фактом, а на сверку уходит больше часа в день.

Программы для учёта товара на складе: 1С, «МойСклад», WMS, ERP

Товароучётные системы различаются по масштабу задач. Небольшой торговле хватает облачного сервиса, крупных складов и производство обслуживают WMS и ERP.

При выборе программы проверьте:

• есть ли учёт по партиям, срокам годности и сериям, если они нужны вашему товару;
• поддерживается ли работа с маркировкой «Честный знак», ЕГАИС и ЭДО;
• есть ли адресное хранение и мобильное приложение для терминалов;
• как система обменивается данными с бухгалтерией, кассами и маркетплейсами;
• сколько стоит лицензия на каждое рабочее место и на каждый терминал, есть ли техническая поддержка.

Терминалы MERTECH работают с популярными системами учёта, в том числе через приложения «Клеверенс» («Склад 15», «Магазин 15») для 1С и «МойСклад». Консультируем, какое решение подходит под ваш процесс, и помогаем с подключением.

Автоматизация складского учёта: что она даёт бизнесу

Автоматизация складского учёта — это переход от ручного ввода данных к системе, где операции фиксируются сканированием, а документы и отчёты формируются автоматически. Её цель не в том, чтобы купить программу, а в том, чтобы убрать из процесса ручные действия, на которых возникают ошибки.

Что позволяет автоматизировать склад:

• контролировать остатки в режиме реального времени — менеджер по продажам видит, что есть на складе, без звонка кладовщику;
• отслеживать движение каждого товара — кто принял, куда разместил, когда отгрузил;
• сократить время операций — приёмка, сборка заказов и инвентаризация проходят быстрее;
• снизить потери — расхождения выявляются сразу, а не через полгода на инвентаризации;
• получить аналитику — отчёты по оборачиваемости, неликвиду, производительности сотрудников;
• работать с маркировкой — без сканирования кодов маркированный товар нельзя принять и продать.

Внедрение проходит этапами: обследование текущих процессов, выбор системы и оборудования, настройка справочников и интеграций, обучение сотрудников, пробная эксплуатация на одной зоне и затем запуск на весь склад. Готовые решения для типовых задач торговли можно внедрить за несколько недель; сложные проекты для крупных складов и производства занимают месяцы. Как подобрать оборудование и программное обеспечение, разобрали в статье «Как выбрать оборудование и ПО для автоматизации склада».

Как организовать учёт на складе: пошаговый план

1. Наведите порядок в справочнике номенклатуры. Одно наименование — одна карточка, без дублей «Молоко 3,2%» и «Молоко 3.2». Каждому товару присвойте штрихкод: заводской EAN или внутренний код, напечатанный на принтере этикеток.
2. Разделите склад на зоны и места хранения. Зона приёмки, зона хранения, зона комплектации и отгрузки, отдельное место для брака и возвратов. Ячейки и стеллажи промаркируйте этикетками со штрихкодом — так работает адресное хранение.
3. Опишите регламент операций. Кто и как принимает товар, в какой момент оформляется документ, что делать при расхождении с накладной, как оформляется возврат.
4. Назначьте ответственных. Материальная ответственность закрепляется договором. Каждый документ в программе подписан конкретным сотрудником.
5. Проведите стартовую инвентаризацию. Учёт начинается с точных остатков. Внесите фактическое наличие в программу и с этого момента не допускайте операций без документа.
6. Переведите операции на сканирование. Приёмка, перемещение, отбор и отгрузка выполняются со сканером или ТСД: кладовщик сканирует товар и ячейку, документ формируется автоматически.
7. Регулярно проверяйте точность. Выборочные пересчёты зон раз в неделю и полная инвентаризация склада по графику.

Как штрихкоды и терминалы сбора данных помогают вести учёт?

Терминал сбора данных переносит учёт туда, где находится товар: кладовщик фиксирует операцию сканированием в момент её выполнения, а данные сразу попадают в программу. Не нужно записывать количество на бумаге, а затем переносить его в компьютер. Исчезают ошибки ввода и путаница с похожими позициями.

Пример: в магазинах «Городок» после перехода на терминалы MERTECH ошибок в отчётности стало меньше примерно на 80–90%, а 6000 товаров пересчитывают за 3–4 часа (кейс «Городка»). В сетях Eleganza и Labbra терминалы MovFast S40 внедрили более чем в 30 магазинах, чтобы ускорить учёт остатков, инвентаризацию и переоценку (кейс Eleganza и Labbra).

Для склада подбирают оборудование по задачам:

• терминалы сбора данных — для приёмки, перемещения, отбора и инвентаризации; для холодных складов нужны модели с защитой от пыли и влаги и работой при минусовой температуре;
• сканеры штрихкода — для рабочего места приёмки и отгрузки у компьютера;
• принтеры этикеток — для внутренних штрихкодов, этикеток ячеек и коробов;
• складские весы — для весового товара и контроля веса отгрузки.

Сколько стоит автоматизация учёта на складе

Стоимость складской системы учёта зависит от объёма склада и количества сотрудников. Бюджет обычно состоит из нескольких частей:

Чтобы оценить, окупится ли автоматизация, сравните затраты с тем, сколько бизнес теряет сейчас: недостачи и списания по итогам инвентаризации, ошибки комплектации и возвраты от клиентов, часы сотрудников на ручной ввод и сверку. Пример такого расчёта приведён в статье о показателях эффективности.

Как избежать проблем при переходе на новую систему учёта

• Начните с пилота. Запустите новую систему на одной зоне или одной группе товаров, проверьте процессы и только потом переходите на весь склад.
• Не переносите старые ошибки. Перед загрузкой справочника удалите дубли и проверьте штрихкоды, иначе новая программа унаследует проблемы старой.
• Выбирайте понятный интерфейс. Кладовщик должен освоить приложение на терминале за смену. Если для простой операции нужно пять экранов, сотрудники вернутся к бумаге.
• Обучите сотрудников и назначьте ответственного. У системы должен быть владелец, который следит за справочниками и разбирает расхождения.
• Проверьте интеграции заранее. Обмен с бухгалтерией, кассами и маркетплейсами тестируют до запуска, а не в первый день работы.

При необходимости MERTECH консультирует по выбору оборудования и помогает подобрать решение в зависимости от используемой программы учёта.

Как складской учёт связан с бухгалтерией, ЭДО и «Честным знаком»

Складской учёт — источник данных для нескольких систем сразу. Ошибка на складе переходит в бухгалтерию, в отчётность перед государственными системами и в расчёты с контрагентами.

• Бухгалтерский учёт. Остатки и движение товаров отражаются на счёте 41 «Товары», материалов — на счёте 10. Данные склада и бухгалтерии сверяются при инвентаризации, расхождения списываются или приходуются.
• Электронный документооборот. УПД от поставщика приходит через оператора ЭДО. Если приёмка не сверена с фактом, бухгалтерия подписывает документ с ошибочным количеством.
• «Честный знак». Для маркированных товаров приёмка, перемещение и выбытие отражаются в системе маркировки. Если код не принят на баланс, товар нельзя продать; если продан без выбытия кода, грозит штраф.
• ЕГАИС. Для алкогольной продукции учёт ведётся по акцизным и федеральным спецмаркам, остатки на складе должны совпадать с регистрами ЕГАИС.

Поэтому при выборе системы складского учёта важно, чтобы интеграция с бухгалтерией и государственными системами была готовой, а не требовала ручного переноса данных.

Какие ошибки чаще всего ломают складской учёт?

• Операция без документа. Товар отдали «под честное слово» или вернули без оформления — остаток в программе уже не совпадает с фактом.
• Документ задним числом. Приход проводят через несколько дней после приёмки, и всё это время товар продают «в минус».
• Пересортица. Похожие товары путают при приёмке и отгрузке, излишек одной компенсирует недостачу другой. Как с этим бороться, разобрали в статье о пересорте товара.
• Нет мест хранения. Один и тот же товар лежит в трёх местах, при пересчёте его находят частично.
• Приёмка без сверки. Недовложение поставщика обнаруживают при продаже, когда претензию уже не предъявить. Решение — приёмка со сканированием и сверкой с заказом.
• Редкая инвентаризация. Расхождения копятся год, и причину уже невозможно найти.

Как понять, что учёт на складе работает хорошо?

Эффективность складского учёта измеряют несколькими показателями:

• точность остатков — доля артикулов, у которых учётный остаток совпал с фактом при пересчёте; хорошим результатом считается 97–99%;
• ошибки комплектации — доля заказов, отгруженных с ошибкой;
• время приёмки одной поставки и время сборки заказа;
• недостачи и списания по итогам инвентаризации в процентах от оборота;
• оборачиваемость товара — сколько дней товар лежит на складе до продажи.

Как связать эти показатели с деньгами и посчитать эффект от изменений, разобрали в статье «Показатели эффективности магазина».

Когда сканеры и терминалы на складе не нужны

Если на складе несколько десятков наименований, поставки приходят раз в неделю, а учёт ведёт сам владелец, оборудование не окупится быстро: достаточно аккуратной таблицы и регулярных пересчётов. Терминалы дают эффект там, где операций много, ассортимент широкий, работает несколько сотрудников или есть маркированный товар, который без сканирования кода не принять и не продать.

Частые вопросы

С чего начать учёт товара на складе?

С инвентаризации и справочника: посчитайте фактические остатки, уберите дубли в номенклатуре, присвойте каждому товару штрихкод и место хранения. После этого любое движение товара оформляйте документом.

Можно ли вести складской учёт в Excel?

Да, если позиций немного и учёт ведёт один человек. При росте ассортимента и числа сотрудников таблица начинает расходиться с фактом, и лучше перейти на программу учёта.

Какие документы обязательны для учёта товара на складе?

Документы на поступление (УПД или накладная поставщика), на перемещение и отгрузку, акты списания и документы инвентаризации. Формы организация может утвердить сама в учётной политике.

Нужен ли терминал сбора данных для небольшого склада?

Не всегда. Для небольшого склада хватает сканера у компьютера. Терминал нужен, когда операции выполняются на стеллажах, а не у стола, или когда нужно работать с маркировкой.

Как часто проводить инвентаризацию на складе?

Полную — не реже раза в год и в обязательных случаях, например при смене материально ответственного лица. Выборочную по зонам и группам риска — еженедельно.

Чтобы подобрать оборудование для учёта на вашем складе, оставьте заявку на странице автоматизации склада: проконсультируем по выбору терминалов, сканеров и принтеров этикеток под вашу программу учёта.