Работа с маркировкой Честный знак на складе: приёмка, хранение, отгрузка и инвентаризация

Многие компании сталкивались с такой ситуацией, когда остатки в «Честном знаке» не совпадают ни с остатками в 1С, ни с наличием на складе. Такая картина означает, что работа с маркировкой не автоматизирована, и компания находится в зоне риска: при проверке можно получить штраф. Чтобы расхождения не возникали, важно правильно организовать работу с кодами маркировки на каждом этапе движения товара. Рассказываем, как автоматизировать работу с «Честным знаком», чтобы избежать путаницы в документах.

Приёмка маркированной продукции на склад

Передача оптовых партий в «Честном знаке» выполняется по УПД (универсальным передаточным документам). УПД — электронный документ, подписание которого подтверждает смену владельца оптовой партии.

За создание УПД в «Честном знаке» отвечает поставщик. При поэкземплярном учёте УПД должен содержать коды маркировки всех единиц из партии. При объёмно-сортовом учёте можно указать только GTIN и количество единиц. Принимающая сторона получает УПД через ЭДО (электронный документооборот).

Избежать расхождений в документах можно, если правильно принимать товары по УПД. Приёмку удобно проводить с помощью ТСД (терминалов сбора данных). Для проверки кладовщик должен открыть УПД на терминале и сканировать штрих-коды или коды агрегации.

Приложение на ТСД будет проверять статус кодов маркировки и соответствие документу. Ошибки поставщика будут видны в приложении. Дальнейшие действия зависят от результатов проверки:

• Если товары совпадают с УПД, можно подписывать документ.
• Когда выявлены частичные расхождения, следует сообщить поставщику. Продавец может составить УКД (универсальный корректировочный документ). Содержание УКД тоже нужно проверять. Если УКД составлен верно, можно подписывать документ.
• Если товары полностью не совпадают с УПД, нужно отклонить документ и вернуть товары.

Важно: Не подписывайте УПД без проверки кодов маркировки. Если вы подпишете документ без проверки, вы можете принять на баланс несуществующие товары. Или может оказаться, что часть товаров принадлежит другому собственнику в «Честном знаке». Придётся потратить время, чтобы исправить ошибки в документах или вернуть оптовую партию поставщику.

Агрегация маркированных товаров в системе

В состав оптовой партии могут входить сотни кодов маркировки. Чтобы отсканировать каждый код вручную, понадобилось бы очень много времени. В «Честном знаке» есть возможность агрегации. Эта функция значительно упрощает работу с оптовыми партиями.

Агрегация — это привязка группы кодов маркировки к одному коду, который создаётся для оптовой упаковки. Например, для короба, паллеты или контейнера. Коды агрегации нижнего уровня можно привязать к верхнему уровню. Например, привязать паллеты к контейнеру.

После сканирования кода агрегации верхнего уровня становится доступна информация обо всех кодах нижнего уровня. Например, если отсканировать код контейнера, можно увидеть коды паллет и привязанных к каждой паллете коробов. Можно увидеть, какие товары находятся внутри каждого короба.

Типы агрегации в «Честном знаке»:

• Код идентификации набора (КИН). Создаётся для учёта подарочных наборов. Например, наборов косметики.
• Код идентификации групповой упаковки (КИГУ). Создаётся для учёта блоков сигарет, паков бутылок и другой упаковки на небольшое количество единиц.
• Код идентификации транспортной упаковки (КИТУ). Создаётся для учёта по коробам, паллетам или контейнерам.

При работе с агрегацией важно помнить, что если оптовая упаковка была частично разобрана, это нужно отметить в системе. Когда целостность упаковки нарушена, нужно провести разагрегацию. Оставшиеся единицы можно вложить в другую упаковку или продавать поштучно.

Правила хранения маркированной продукции

Адресное хранение. Чтобы избежать ошибок при учёте маркированных товаров, стоит привязать их к конкретным ячейкам на складе. Адресное хранение помогает быстро комплектовать заказы и лучше контролировать сроки годности. Для организации адресного хранения нужна WMS-система, поддерживающая привязку товаров к ячейкам.

Соблюдение условий хранения. Чтобы тратить меньше времени на перемаркировку, следует организовать правильные условия хранения товаров. Этикетки с Data Matrix могут выцветать от трения, влажности, перепадов температуры, прямых солнечных лучей. Трение и намокание могут привести к тому, что этикетки будут отклеиваться и теряться. По возможности следует исключить действие негативных внешних факторов.

Контроль за сроками годности. Оптимальным решением для склада будет система FIFO (First In First Out или «первый пришёл - первый ушёл»). FIFO сводит к минимуму списания из-за окончания срока годности. Внедрение FIFO особенно важно для маркированных товаров с коротким сроком хранения. Например, молочной продукции и кондитерских изделий. WMS-система для управления складом должна поддерживать отгрузку по принципу FIFO.

Комплектация заказов и отгрузка по УПД

Для оптового склада важно наладить механизм отгрузки товаров по УПД. Автоматизация процесса помогает не делать ошибок в документах. Это значит, что не придётся тратить рабочее время на решение вопросов с контрагентами, исправление УПД и обработку возвратов.

Как создавать УПД, чтобы в документах не было ошибок:

1. Менеджер склада создаёт задание на сборку заказа в WMS-системе.
2. Кладовщик получает задание на ТСД, открывает рабочий файл и сканирует штрих-коды.
3. Информация о кодах маркировки товаров, которые подготовлены к отгрузке, передаётся в WMS-систему. Автоматически создаётся УПД, в который включаются коды маркировки.
4. Менеджер подписывает созданный УПД с помощью УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи).
5. Подписанный документ отправляется контрагенту через оператора ЭДО.

Часто встречается ситуация, когда кладовщик сканирует маркировку с одних товаров, а готовит к отгрузке другие. Если контрагент подпишет УПД без проверки, позже он запросит корректировку документа или возврат. Но этого можно избежать, если провести контрольное считывание перед отгрузкой. Лучше потратить время на повторную проверку, чем на решение проблемы с ошибками в УПД.

Инвентаризация маркированной продукции

Перед началом инвентаризации рекомендуется полностью остановить движение товара. Если это невозможно, необходимо разделить склад на зоны и по очереди «замораживать» каждую зону для пересчёта.

Как должна проходить инвентаризация:

1. Менеджер склада выгружает информацию из «Честного знака». Инвентаризацию проводят по списку кодов со статусом «в обороте», которые находятся на балансе компании.
2. Менеджер склада создаёт задания для кладовщиков в WMS-системе.
3. Кладовщики обходят свои зоны ответственности и сканирует маркировку с помощью ТСД. Информация с каждого устройства передаётся в WMS-систему.
4. В программе создаётся полный список кодов маркировки, которые реально присутствуют на складе. Программа показывает расхождения между товарами в наличии и остатками в товароучётной системе и «Честном знаке».
5. Менеджер обязан списать товары, которых нет в наличии, но они есть в товароучётной программе или в «Честном знаке». В системе маркировки нужно создать документ на списание продукции и указать причину выбытия.
6. Если товары есть на складе, но их нет в «Честном знаке», требуется исправить ошибку. Возможно, они числятся на балансе у поставщика, и нужно подписать новый УПД. Для решения проблемы может понадобится перемаркировка или восстановление данных.
7. Если товары есть на складе, и коды маркировки числятся в «Честном знаке», но они отсутствуют в товароучётной системе, нужно провести оприходование.

Во время инвентаризации могут быть найдены товары с утерянными или повреждёнными кодами. Такие изделия разрешается перемаркировать. В «Честном знаке» можно оформить для них новые коды маркировки на замену старых. После печати этикеток новые коды маркировки нужно ввести в оборот, иначе процедура не будет завершена.

Оборудование для работы с маркировкой

Для работы с маркировкой на складе требуется комплект оборудования:

Компания MERTECH предлагает терминалы сбора данных, 2D сканеры штрих-кода, мобильные термопринтеры и термотрансферные принтеры этикеток. Оборудование MERTECH соответствует стандартам «Честного знака» и подходит для работы с любой категорией маркированных товаров. Пользователи техники MERTECH получают расширенную гарантию и оперативную поддержку по любым вопросам. Оставьте заявку, чтобы узнать подробности и получить консультацию по выбору оборудования.

Ответы на частые вопросы

Надо ли сканировать каждый товар?

Зависит от ситуации. При работе с крупными оптовыми партиями можно создать коды агрегации и вести учёт по коробам и паллетам, а не по отдельным кодам. При объёмно-сортовом учёте можно указывать в УПД только GTIN и количество единиц. В этом случае сканировать коды не требуется. Но в остальных ситуациях рекомендуется сканировать все коды из партии, чтобы контролировать движение продукции в «Честном знаке».

Как часто проводить инвентаризацию на складе?

По закону обязательно проводить инвентаризацию как минимум раз в год. Но как показывает опыт участников оборота, чем чаще проводить инвентаризацию, тем лучше. Многие компании, которые работают с маркированными товарами, проводят инвентаризацию раз в квартал или раз в месяц. Чем выше пропускная способность склада, тем чаще нужна инвентаризация.

Можно ли использовать смартфоны вместо ТСД?

Есть приложения для смартфонов, в которых реализован функционал терминалов сбора данных. На практике пользоваться смартфонами менее удобно, чем работать с профессиональными ТСД. Смартфоны медленнее сканируют штрих-коды, быстро разряжаются, хуже переносят падения или работу в сложных условиях. Можно использовать смартфоны вместо ТСД только при небольшом товарообороте: когда склад принимает и отгружает десятки, а не сотни товаров в день.

Сравнение ТСД и смартфонов:

Подведём итоги

По правилам системы «Честный знак» к каждой единице товара привязывается уникальный код маркировки. В системе он выглядит как набор символов, а в реальности как двумерный штрих-код Data Matrix. Компании и ИП должны передавать в «Честный знак» отчётность о любых движениях товаров. Чтобы заполнять документы для «Честного знака», нужно сканировать штрих-коды Data Matrix. Для этой задачи рекомендуется использовать ТСД с встроенными 2D-сканерами.

Автоматизация работы с маркировкой с помощью ТСД помогает избежать расхождений в учётных документах. Чтобы перестроить бизнес-процессы на складе, потребуется время и инвестиции. Но это необходимо сделать, чтобы избежать финансовых и репутационных потерь. Иначе покупатели будут жаловаться на неточную информацию в УПД, возвращать товары или даже уходить к другим поставщикам. Если расхождения в документах заметит Роспотребнадзор, можно получить штраф на сумму до 300 000 руб.

Автоматизация стала новым стандартом при работе с маркировкой. Чтобы принимать и отгружать маркированные товары, требуется WMS-система, которая поддерживает интеграцию с «Честным знаком» и подключение к оператору ЭДО. Для складского учёта необходимы ТСД с приложением для работы с маркировкой. Но техники и программного обеспечения недостаточно. После покупки оборудования и установки программ следует провести обучение для персонала и назначить ответственных за работу с «Честным знаком».