Отгрузка маркированных товаров через Честный знак: УПД, ЭДО и проверка кодов

При работе с маркированной продукцией важно правильно заполнять документы для «Честного знака». Как показывает практика, больше всего ошибок возникает при передаче оптовых партий по УПД. Если коды из УПД не совпадают с товарами, отгруженными покупателю, дальнейшее движение продукции будет заблокировано. Придётся тратить время на исправление ошибок или обработку возврата. Мы расскажем, как правильно отгружать оптовые партии в «Честном знаке», и избежать ошибок в документах.

Типичная ошибка поставщиков

Представим ситуацию, когда оптовая компания продаёт партию одежды розничному магазину. Для передачи одежды в «Честном знаке» оптовая компания создаёт УПД. Кладовщики собирают заказ и сканируют маркировку со всех предметов, которые входят в оптовую партию. Розничный магазин принимает одежду и подписывает электронный документ.

Партия одежды поступает в торговый зал. Но оказывается, что некоторые товары не пробиваются на кассе. Автоматическая проверка маркировки в «Честном знаке» показывает, что одежда не принадлежат магазину, а продолжает числиться на балансе поставщика. Вероятно, что один из кладовщиков ошибся при сборке: отсканировал коды маркировки с одних товаров, но подготовил к отгрузке другие.

Часть товаров оказалась заблокирована: розничный магазин не может продать одежду, которая не принадлежит ему по документам. Попытка продавать одежду без кассы будет нарушением закона. У магазина есть два варианта, как решить проблему:

• Подписать универсальный корректировочный документ (УКД) в системе и принять товары на баланс.
• Вернуть продукцию, отгруженную по ошибке.

Оба варианта увеличивают нагрузку на сотрудников, которые занимаются оформлением сделок в «Честном знаке». Дополнительная нагрузка снижает эффективность работы отдела. Кроме того, ошибки ухудшают репутацию оптовой компании. Создаётся риск того, что покупатели будут искать других поставщиков.

Как оформлять отгрузку продукции в «Честном знаке»

Стороны оптовой сделки должны подписать УПД в «Честном знаке». УПД расшифровывается как универсальный передаточный документ. Электронный документ заменяет бумажную накладную и акт приёма-передачи товаров. УПД обладает юридической силой: он подтверждает переход права собственности.

Пошаговая инструкция по отгрузке оптовых партий в «Честном знаке»:

Рекомендуется сначала сканировать коды маркировки товаров, готовых к отгрузке, и только потом формировать УПД (а не наоборот). Несоблюдение этого принципа часто приводит к расхождениям между документами и товарами.

Проводить комплектацию заказов удобно с помощью ТСД. В приложениях для работы с «Честным знаком» можно создавать УПД, находясь на расстоянии от рабочего компьютера. Современные модели ТСД быстро считывают коды маркировки и передают информацию в базу данных.

Компания MERTECH производит ТСД для работы с маркированными и обычными товарами. Наши ТСД отвечают требованиям «Честного знака» и поддерживают связь с популярными программами для учёта товаров. Покупатели ТСД получают гарантию 2 года и бессрочную поддержку. Оставьте заявку на сайте или по телефону, чтобы узнать подробности.

EDI-интеграция: как работают крупные розничные сети

Крупные торговые сети, такие как Х5, «Магнит», «Лента» и другие, работают с кодами маркировки в системе EDI (Electronic Data Interchange). Эта система выполняет предварительную сверку кодов и обеспечивает максимальную защиту от ошибок.

Как работает EDI-интеграция:

1. Поставщик собирает оптовую партию и создаёт уведомление об отгрузке (DESADV). В нём содержатся индивидуальные коды маркировки по каждой позиции. Торговая сеть получает уведомление до фактической отгрузки.
2. Работники склада крупного ритейлера проверяют полученные товары и сверяют данные с DESADV. По итогам проверки создаётся уведомление о приёмке (RECADV). Если во время приёмки найдены расхождения, они фиксируются в RECADV.
3. Поставщик получает RECADV и формирует УПД, учитывая информацию о расхождениях. Крупный ритейлер получает файл, где точно нет ошибок, и подписывает документ. Система EDI помогает избежать корректировок и возвратов.

Участники оборота маркированных товаров могут не работать с этой системой. EDI-интеграция не относится к обязательным требованиям «Честного знака». Но крупные торговые сети требуют от поставщиков работать с EDI. Это стандарт для ритейлеров федерального уровня.

Форматы ведения учёта в «Честном знаке»

Для каждой категории маркированной продукции действует свой стандарт заполнения УПД. Какие бывают форматы:

1. Объёмно-сортовой учёт. Нужно указать GTIN и количество единиц в партии.
2. Партионный учёт. Нужно указать GTIN, число единиц и номер партии.
3. Поэкземплярный учёт. Нужно перечислить индивидуальные коды маркировки в составе оптовой партии.

Стандартом по умолчанию является поэкземплярный учёт. Но обязательная маркировка каждой новой товарной группы вводится поэтапно. В переходный период разрешается заполнять файлы в формате объёмно-сортового или поэкземплярного учёта.

Важно следить за графиком введения маркировки новых категорий товаров. Заполнение УПД в упрощённом формате после определённой даты становится ошибкой. Эта ошибка может привести к блокировке операций в системе и даже может стать причиной штрафа.

Агрегация при отгрузке маркированной продукции

Агрегация кодов маркировки упрощает работу с оптовыми партиями. Компании могут передавать сотни и тысячи кодов маркировки в одном УПД. Формировать и принимать крупные партии можно без сканирования каждой единицы. Для этого нужно провести агрегацию.

Агрегация — это создание нового кода для оптовой упаковки. К нему привязываются данные об индивидуальных кодах, вложенных в короб или паллету. Провести агрегацию можно в личном кабинете пользователя «Честного знака». После сканирования кода агрегации в УПД передаются все привязанные к нему индивидуальные коды.

Уровни агрегации в «Честном знаке»:

• Групповая упаковка (КИГУ). На этом уровне создаётся код агрегации для небольшой партии товара. Например, для 10 пачек сигарет в блоке или 6 бутылок воды, обтянутых плёнкой.
• Транспортная упаковка (КИТУ). На этом уровне создаётся новый код агрегации для короба или паллеты. К нему привязываются коды групповой упаковки и отдельных экземпляров.

После сканирования кода агрегации верхнего уровня становятся доступной информация о кодах с нижних уровней. Например, если отсканировать КИТУ, можно увидеть привязанные к нему КИГУ и отдельные единицы товара, привязанные к каждому КИГУ.

Важно: Если оптовая упаковка была частично расформирована, нужно провести разагрегацию в «Честном знаке». Иначе в УПД будет добавлена информация о всех товарах, которые изначально были в упаковке. Если покупатель подпишет его без проверки, он примет отсутствующие товары на баланс.

Приёмка оптовых партий: инструкция для покупателя

Точность заполнения УПД зависит не только от поставщиков, но и от покупателей оптовых партий. Принимающая сторона может не подписывать документ, если в нём найдены ошибки. Некоторые компании и ИП подписывают документы без проверки, чтобы сэкономить время. Но это приводит к ещё большим потерям времени, которое тратится на исправление ошибок.

Покупатели получают УПД от поставщиков через ЭДО. Входящие документы появляются в личном кабинете на сайте оператора ЭДО или в товароучётной программе. Пока документ не подписан с помощью УКЭП, партия де-юре остаётся на балансе поставщика (даже если они были отгружены покупателю).

Чтобы проверить УПД, следует отсканировать коды агрегации из оптовой партии. Проверка может показать, что:

• Информация полностью соответствует отгруженным товарам. Можно подписывать УПД и принимать оптовую партию на баланс.
• Информация частично расходятся с отгруженными товарами. В этом случае нужно создать акт расхождений и принять только позиции, коды маркировки которых указаны в документе. Получив информацию о расхождениях, поставщик должен провести корректировку.
• Информация полностью не совпадает с товарами, принятыми на склад. Следует отклонить документ и вернуть продукцию.

После подписания УПД сделка считается завершённой. Оператор ЭДО автоматически передаёт в «Честный знак» информацию о сделке. После этого меняется собственник продукции в системе.

Ответы на частые вопросы предпринимателей

Как выбрать оператора ЭДО?

У оператора ЭДО должна быть аккредитация. Оператор ЭДО должен поддерживать интеграцию с «Честным знаком» и товароучётной программой, с которой работает ваша компания. У оператора ЭДО должен быть настроен роуминг с другими операторами, услугами которых пользуются ваши контрагенты.

Многие программы содержат встроенный функционал для работы с ЭДО (1С, «МойСклад», Saby и т.д.) Крупные компании используют этот вариант, чтобы вручную не передавать данные оператору ЭДО. Наличие ЭДО в товароучётной системе упрощает работу с крупными оптовыми партиями.

Для малого бизнеса подойдёт бесплатный сервис «ЭДО Лайт» от «Честного знака». В программе нет интеграции с товароучётными системами. Можно использовать её, чтобы работать с УПД при небольшом объёме продаж.

В какие сроки нужно подписывать УПД?

Срок подписания УПД зависит от товарной группы. Для большинства товаров принят стандартный срок: 3 рабочих дня после отгрузки.

При работе в удалённой местности без стабильного интернета поставщик должен отправить УПД в течение 3 рабочих дней после отгрузке товара. Получатель может подписать документ в течение 30 календарных дней после создания.

Что делать, если покупатель не подписывает документ?

Пока покупатель не подпишет УПД, коды маркировки остаются на балансе поставщика. Даже если товары отгружены получателю, их собственник в системе не меняется. Если покупатель долго не отвечает и не подписывает документ, можно обратиться в службу поддержки «Честного знака».

Как аннулировать документ?

Если УПД был создан по ошибке, его можно аннулировать, пока его не подписал покупатель. Если он уже подписан, отменить сделку нельзя. Нужно создать новый документ на возврат товаров.

Как отгружать товары за пределы ЕАЭС?

Если покупатель находится за пределами ЕАЭС, создавать УПД не требуется. В личном кабинете «Честного знака» нужно создать документ для вывода товаров из оборота по причине «Экспорт».