Как работать с терминалом сбора данных: что это, как пользоваться и какие задачи можно автоматизировать

Как работает терминал сбора данных

Используя ТСД, сотрудники могут работать с электронными учётными документами. Информация с него передаётся в товароучётную систему в режиме онлайн. Ведение учёта в электронном виде значительно снижает количество ошибок в базе данных. Благодаря ему информация о количестве остатков на складе всегда является актуальной.

Общая схема работы с документами:

1. Менеджер создаёт в товароучётной системе задания для сотрудников. Например, задание на инвентаризацию на складе.
2. Индивидуальные задания выгружаются на ТСД. Например, кладовщик получает задание на инвентаризацию определённой зоны склада или определённых позиций.
3. Кладовщик сканирует штрих-коды
4. Приложение идентифицирует продукцию по штрих-кодам. На экране прибора отображается название товара, срок годности, статус в системе и другие важные характеристики. При инвентаризации приложение сравнивает число товаров по отсканированным штрих-кодам с остатками по базе данных. В документе отображаются расхождения. После сканирования штрих-кодов сотрудник может списать недостачи и принять излишки на баланс.
5. Кладовщик передаёт заполненный документ в товароучётную программу. Терминал сбора данных подключается к рабочему компьютеру через Wi-Fi или мобильный интернет (реже по Bluetooth). На объекте может и не быть стабильного подключения к сети. В этом случае файлы сохраняются в памяти и передаются, когда устройство подключается к интернету.
6. Товароучётная программа получает и обрабатывает документы с ТСД. Например, в случае инвентаризации обновляются остатки на балансе компании.

Для автоматизации бизнеса нужны не только сами терминалы сбора данных. Они не работают без товароучётной программы (1С, «МойСклад», Saby и аналоги) и мобильного приложения. В число популярных приложений входят «Склад 15» и «Магазин 15» от «Клеверенс», а также приложения из каталога Data Mobile.

Какие процессы можно автоматизировать

Терминалы сбора данных помогают автоматизировать все процессы, связанные с учётом товаров и материальных ценностей. С помощью ТСД можно не только вести учёт товаров на складе, но и принимать заказы в ресторане, и организовать работу курьерской доставки. Рассмотрим основные сценарии автоматизации бизнеса.

Приемка новых поступлений

ТСД помогает избежать ошибок при приёмке товаров. Работник склада получает на ТСД задание на приёмку товаров. Используя терминал, он сканирует штрих-коды с отгруженных товаров и сверяет их с электронной накладной. Если число товаров, отгруженных по факту, не совпадает с документом, приложение показывает расхождения. Автоматизация приёмки помогает избежать пересортицы. О расхождениях можно сообщить поставщику сразу после приёмки.

Инвентаризация

Во время инвентаризации кладовщик сканирует штрих-коды с товаров в наличии, используя ТСД. Приложение показывает, если фактические остатки не совпадают с остатками по документам. Кладовщик может списать товары, которых нет в наличии, и принять излишки на баланс.

Проведение инвентаризации занимает в 2-3 раза меньше времени, чем пересчёт по бумажным документам. Мобильное приложение помогает избежать ошибок, связанных с невнимательностью или усталостью сотрудников.

Сборка заказов

Кладовщик получает задание на сборку заказа со списком товаров. Прежде чем положить каждый новый товар в корзину, он сканирует штрих-код. Приложение сверяет штрих-код со списком. Если он есть в списке, в документе ставится пометка, что позиция собрана.

Если штрих-кода нет в списке, в приложении появится сообщение об ошибке. Использование ТСД помогает избежать ошибок при сборке заказов, уменьшить число возвратов и негативных отзывов. Так автоматизация повышает лояльность клиентов и улучшает репутацию компании.

Работа с государственными системами мониторинга

Некоторые товары находятся на особом контроле у государства. Под маркировку «Честный знак» попадает более 30 товарных групп, включая одежду, обувь, лекарства, бакалею, бутилированную воду и т.д. Бизнесмены должны вести учёт маркированных товаров по штрих-кодам Data Matrix и оформлять оптовые сделки через ЭДО (электронный документооборот).

Для контроля за оборотом крепкого алкоголя создана система ЕГАИС. Бизнесмены должны вести учёт крепкого алкоголя по акцизным маркам, которые представляют собой штрих-коды в формате PDF417. А для контроля за оборотом продукции животного происхождения была создана система «Меркурий».

С помощью ТСД можно вести учёт товаров, которые находятся на особом контроле у государства, и передавать отчёты в ЕГАИС, «Честный знак» и «Меркурий». Для этой работы подходят модели, у которых есть 2D сканер штрих-кодов. Идентифицировать товары по 2D штрих-кодам PDF417 и Data Matrix могут 2D сканеры. Линейные (лазерные) модели не справляются с задачей. Поэтому при покупке нужно проверять тип сканирующего модуля.

На ТСД можно выполнять любые операции в «Честном знаке»:

• Приёмка. Можно сканировать коды маркировки Data Matrix и сверять с кодами маркировки из УПД (электронным аналогом накладной в «Честном знаке»).
• Инвентаризация. Возможно проводить инвентаризацию не по линейным штрих-кодам, а по кодам маркировки Data Matrix.
• Комплектация заказов. Можно создавать и заполнять УПД. Когда кладовщик берёт товар, сканирует код маркировки и сразу же вносит его в УПД, вероятность ошибок при сборке сводится к нулю.
• Списание товаров. СМожно сканировать коды маркировки товаров, которые планируется вывести из оборота, и создавать документы на списание в «Честном знаке». Так можно списывать товары по любым причинам.
• Заказ кодов маркировки. Можно создавать заявки на генерацию штрих-кодов Data Matrix в «Честном знаке». А если подключить мобильный принтер, можно отправлять этикетки на печать прямо на складе. Это решение помогает быстро маркировать товары и не путаться в этикетках.
• Ввод кодов маркировки в оборот. После нанесения кодов маркировки требуется ввести их в оборот как можно быстрее. На ТСД удобно создавать документы на ввод кодов в оборот после нанесения этикеток. Это решение помогает избежать путаницы при маркировке.

Для работы с ЕГАИС, «Честным знаком» и «Меркурием» нужно подходящее приложение для ТСД. Приложение должно поддерживать работу с 2D штрих-кодами и интеграцию с государственными системами мониторинга.

Актуализация ценников

Используя ТСД и мобильный принтер этикеток, можно быстро обновлять ценники в торговом зале. Когда сотрудник магазина сканирует штрих-код, в приложении отображается полная информация о товаре, в том числе цена по базе данных. Если цена в товароучётной программе не совпадает с ценником, сотрудник отправляет задание на печать нового ценника. В популярных приложениях для автоматизации магазинов можно настраивать шаблоны для печати ценников.

При сканировании товара на экране отображается стоимость из товароучетной системы. Если она не совпадает с текущей, сотрудник открывает шаблон ценников на устройстве, меняет реквизиты и печатает новый ценник.

Интересный факт: электронные ценники — это современная альтернатива ТСД. Если в магазине установлены электронные ценники, администратор может обновить цены на все товары на полках за 1 секунду.

Курьерская доставка

С помощью ТСД можно управлять работой курьеров. Для этого нужны специальные приложения, например, DM.Доставка Pro. На терминал курьера выгружается список заказов с комментариями клиентов и менеджеров, а также оптимальный маршрут. Терминалы, которые подключаются к системам геонавигации передают информацию о том, где в данный момент находится курьер. Это помогает менеджеру контролировать процесс доставки.

Если в конструкции терминала предусмотрен NFC-модуль, курьер сможет принимать оплату у клиентов в момент передачи заказа. В приложении сохраняется информация о выданных заказах и неудачных доставках. Аналитика показывает эффективность работы каждого сотрудника.

Прием заказов в ресторане

В HoReCa терминалы сбора данных используются как современная альтернатива блокнотам. Для приёма заказов нужно установить приложение для автоматизации ресторана, например, R-keeper. Во время приёма заказа официант выбирает блюда и напитки в приложении. Заказ сохраняется в системе и автоматически передаётся на кухню.

Получив новый заказ, сотрудники кухни начинают его готовить. В приложении отображается статус заказа. Официант получает уведомление о том, когда блюда и напитки можно подавать гостям. С помощью ТСД можно проводить расчёты с посетителями ресторана, принимать оплату картами и отправлять чеки на печать.

Преимущества по сравнению со сканерами штрих-кода

ТСД идентифицирует товары по штрих-кодам. Аналогичную задачу выполняет сканер штрих-кода, поэтому иногда начинающие бизнесмены думают, что сканер штрих-кода может заменить ТСД. На самом деле у ТСД есть важное преимущество: экран, где отображаются результаты сканирования.

Терминал сбора данных не только идентифицирует товары, но и помогает заполнять документы. В отличие от него, сканер просто распознаёт штрих-коды и передаёт информацию на компьютер. На сканере нельзя заполнять документы, что замедляет рабочий процесс и создаёт предпосылки для случайных ошибок.

По степени защиты корпуса средний ТСД превосходит средний сканер штрих-кодов. Корпус ТСД отличается высокой прочностью. Устройство рассчитано на интенсивную эксплуатацию в сложных условиях. Конструкция терминала защищена от попадания воды и пыли, от падения на бетонные полы на складе.

Подготовка нового терминала сбора данных к работе

После покупки нового терминала сбора данных надо подготовить устройство к работе. Пошаговая инструкция:

1. Распакуйте терминал сбора данных, удалите защитные плёнки.
2. Установите аккумулятор, если он упакован отдельно от терминала.
3. Полностью зарядите аккумулятор, прежде чем включить устройство в первый раз.
4. Выполните первичные настройки: укажите язык интерфейса, дату и время и т.д.
5. Подключите устройство к Wi-Fi или вставьте SIM-карту для передачи данных по мобильной сети.
6. Установите приложение и синхронизируйте его с товароучётной программой.

Для полноценной работы с обычными товарами, ЕГАИС и «Честным знаком» подходят терминалы сбора данных MERTECH MovFast. Это современные ТСД на базе операционной системы Android 13, с восьмиядерным процессором и 2D сканером штрих-кода.

ТСД MERTECH MovFast обладают большим запасом памяти: RAM — 4 Гб, Flash — 64 Гб. Полный заряд аккумулятора обеспечивает до 14 часов работы. Функция горячей замены батареи помогает избежать потери данных, когда аккумулятор разряжается. Терминалы сбора данных MERTECH MovFast поддерживают интеграцию с популярными товароучётными системами и приложениями.

Подведём итоги

Терминал сбора данных упрощает многие бизнес-процессы: от складского учёта до обслуживания гостей в ресторане. Внедрение ТСД ускоряет рабочие операции и уменьшает количество ошибок в документах. Это особенно важно при работе с государственными системами мониторинга, такими как ЕГАИС, «Честный знак» и «Меркурий», где за ошибки в отчётности полагаются штрафы.

В отличие от сканера штрих-кода, терминал сбора данных не только распознаёт штрих-код, но и обрабатывает полученную информацию. У него есть экран, на котором сотрудник может работать с документами. Поэтому для приёмки товара, инвентаризации, списания и других операций лучше использовать ТСД, а не обычный сканер. ТСД показывает полную информацию о товаре, сверяет штрих-коды, сохраняет документы и передаёт их в товароучётную программу.

При выборе нужно обратить внимание на тип сканера, мощность процессора и объём памяти. Для работы с крепким алкоголем или маркированными товарами подходят терминалы с 2D-сканерами. Важно проверить совместимость ТСД с программными решениями, которые использует компания. Тогда внедрение ТСД поможет ускорить операции с товарами и ведение документооборота.

Оставьте заявку, если вам нужна помощь с выбором ТСД для автоматизации. Мы предложим вам список моделей, подходящих для решения ваших задач. Пользователи получают гарантию 2 года и оперативную техническую поддержку.