Расхождения в УПД и маркировке: как правильно принять маркированный товар и не получить штраф

Как принимать маркированную продукцию

Во время приёмки маркированной продукции следует проверять не только количество и состояние товара, но и коды маркировки. На что стоит обратить внимание:

• Наличие кодов DataMatrix. Нельзя принимать продукцию без маркировки.
• Читаемость кодов. Нельзя принимать товары, коды с которых не получается распознать с помощью ТСД или 2D-сканера.
• Соответствие кодов УПД. Нельзя принимать товары, кодов которых нет в УПД. Даже одна ошибка в составе кода (например, лишний пробел) — это причина не принимать товар.
• Статусы кодов маркировки. Коды должны находиться в статусе «В обороте». Если коды находятся в статусе «Эмитирован» или «Нанесён», нужно попросить поставщика ввести их в оборот. Если коды выбыли из оборота, следует вернуть товары поставщику.
• Собственника кодов. Коды маркировки в системе «Честный знак» должны принадлежать продавцу оптовой партии. Если владельцем кодов является другая компания или ИП, надо попросить контрагента исправить ошибку или вернуть продукцию.

Если в УПД указаны коды маркировки, которых нет на товарах, это тоже считается расхождением. Требуется сообщить об этом поставщику.

Какие неточности могут быть в УПД

По статистике, расхождения между УПД и отгруженными товарами присутствуют в 15% поставок. Рано или поздно с этой проблемой сталкивается все оптовые покупатели маркированных товаров. Любое расхождение легко можно исправить, если быстро донести информацию до поставщика. А если подписывать УПД без проверки, или не обращать внимание на неточности, можно получить штраф за нарушение правил работы с маркировкой.

Какие расхождения бывают:

• Количественные. Поставщик отгрузил больше или меньше единиц, чем указано в УПД.
• Качественные. Качество отгруженного товара не соответствует описанию поставщика. Это может быть брак или просто низкое качество продукции.
• Ассортиментные. Обнаружена пересортица: поставщик отгрузил товары не того артикула, размера, цвета, и т.д.
• По маркировке. На товарах нет кодов маркировки или коды не получается отсканировать. Коды маркировки не совпадают с кодами, перечисленными в документе.
• Комбинированные. При проверке оптовой партии найдено несколько типов ошибок.

В одном Акте можно перечислить разные типы расхождений, но требуется чётко их разграничить. Информация должна восприниматься однозначно, чтобы у поставщика, независимых экспертов и суда не было вопросов к содержанию документа.

Что делать сразу после того, как найдены несоответствия

Чтобы быстро решить вопрос с расхождениями, важно не совершать ошибок сразу после того, как проблема обнаружена. Как показывает практика, допущенные на этом этапе ошибки очень трудно исправить.

Что делать, если при приёмке найдены ошибки в УПД:

1. Остановить приёмку партии до созыва комиссии и оформления документов.
2. Сформировать комиссию минимум из 2 человек. Например, сотрудник и менеджер склада.
3. Отсканировать все коды маркировки или коды агрегации из партии. Сохранить логи сканирования.
4. Составить Акт о расхождениях.
5. Не подписывать УПД в системе ЭДО.
6. Если у водителя есть на руках бумажный документ, нужно внести в него запись: «Принято с расхождением, составлен Акт №__». Не подписывать транспортную накладную или акт приёма-передачи без этой записи.
7. Попросить водителя расписаться под вашим комментарием.
8. Сделайте фото и видео, которые доказывают факт расхождения. Например, сделать фото этикеток с неправильными кодами. Или снять видео, которое показывает наличие брака.

Эти действия помогут быстро урегулировать вопрос с поставщиком. Сотрудники, которые заняты приёмкой, должны знать правильный порядок действий.

Как исправлять несоответствия: пошаговая инструкция

Мы составили пошаговую инструкцию, которая поможет быстро решить вопрос с расхождениями между УПД и товарами, отгруженными по факту. Универсальная инструкция подходит для любых видов маркированной продукции.

Шаг №1 — Сформировать комиссию

Приёмку оптовых партий, состав которых расходится с УПД, должна проводить комиссия минимум из 2 человек. Члены комиссии должны быть сотрудниками компании (или ИП), которая принимает товары по УПД. При крупных расхождениях состав комиссии рекомендуется расширить. В число участников рекомендуется включить представителя поставщика и независимого эксперта. В Акте о расхождениях нужно перечислить членов комиссии.

Шаг №2 — Подготовить Акт о расхождениях

Главный документ для переговоров с поставщиком — это Акт о расхождениях. Участники оборота маркированной продукции могут составлять Акты в произвольной форме. Многие компании и ИП используют классические формы:

• ТОРГ-2 — для отечественной продукции.
• ТОРГ-3 — для импортной продукции.

С 2013 года формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 не являются обязательным. Но многие участники оборота их используют, потому что они удобные. Использовать произвольную форму Акта разрешается, если она закреплена в учётной политике компании или в Договоре между контрагентами.

Что должно быть указано в Акте о расхождениях:

• Порядковый номер документа.
• Дата и место составления документа.
• Реквизиты УПД, для которого составлен Акт.
• ФИО и должности членов комиссии (не менее 2 человек).
• Описание продукции: название, артикул, размер, цвет, единицы измерения и т.д.
• Описание расхождений между УПД и фактически отгруженными товарами.
• Список всех кодов маркировки, которые не соответствуют документом.
• Информация о причинах несоответствия (если она известна).
• Подписи всех членов комиссии.

Если что-то из этого отсутствует в Акте о расхождениях, поставщик может его оспорить.

Шаг №3 — Сообщить поставщику

Уведомить поставщика о расхождениях необходимо как можно раньше. Можно позвонить ему ещё до оформления Акта. Чем раньше поставщик узнает о неточностях, тем быстрее сможет решить проблему.

Отправить Акт о расхождениях следует тем способом, который указан в договоре. Это может быть уведомление через ЭДО, электронное письмо или звонок с письменным подтверждением. После отправки сообщений нужно убедиться, что поставщик получил АКТ.

Шаг №4 — Оформить расхождения через ЭДО

При работе с маркировкой нужно не только оформить Акт, но и зафиксировать факт расхождения через ЭДО. Как это сделать:

1. Найдите входящий УПД в системе ЭДО.
2. Выберите функцию «Подписать с расхождениями» или «Запросить уточнение».
3. Заполните форму расхождений. Укажите, какие коды вы принимаете на баланс, а какие — нет. Опишите, по какой причине вы не принимаете коды маркировки. Важно указать данные по каждой позиции, которая не совпадает.
4. Прикрепите к форме Акт о расхождениях (желательно).
5. Отправьте уведомление поставщику.

Оформление расхождений через ЭДО важно для переговоров с поставщиком. Также это действие помогает избежать штрафа за нарушение правил учёта продукции.

Шаг №5 — Получить ответ от поставщика

Получив уведомление, продавец может:

• Полностью признать ошибки и создать корректировочный УПД, где они будут исправлены.
• Частично признать расхождения и создать корректировочный УПД, где будут исправлены некоторые позиции.
• Отклонить претензии и не согласиться с требованиями.
• Запросить больше информации: фото или видео, заключение эксперта.

Дальнейший порядок действий зависит от того, какое решение примет контрагент. Если ему нужна дополнительная информация, следует её предоставить. Если поставщик частично или полностью не согласен с претензией, это означает переговоры или обращение в суд.

Шаг №6 — Подписать корректировочные документы

В большинстве случаев поставщики признают расхождения. В этом случае контрагент оформляет УКД (универсальный корректировочный документ) в системе ЭДО. В УКД отражается уменьшение количества товаров и стоимости партии. Этот документ исключает из состава партии непринятые коды маркировки.

Информацию из УКД необходимо проверять, в нём тоже могут быть ошибки. Если УПД полностью исправляет расхождения, можно его подписать. В этом случае сделка будет закрыта. А если в УКД содержатся ошибки, нужно сообщить продавцу и попросить его оформить новый УКД.

Шаг №7 — Убедиться, что ошибки исправлены

После подписания УКД процедура не заканчивается. Нужно убедиться, что правильные коды были переведены на баланс компании или ИП в «Честном знаке». Следует проверить, что информация в товароучётной системе совпадает с «Честным знаком». Непринятые товары требуется вернуть как можно быстрее.

Рекомендованные сроки урегулирования

В правилах «Честного знака» не указаны сроки урегулирования вопроса с расхождениями. Лучше решить вопрос как можно раньше. Если уведомить поставщика через пару недель после приёмки товаров, он справедливо может подумать, что проблема возникла на вашем складе.

Рекомендованные сроки от участников оборота:

• Фиксация ошибок: сразу во время приёмки товаров.
• Подготовка Акта: в день приёмки или на следующий день.
• Отправка уведомления контрагенту: в течение 1-2 рабочих дней после приёмки.
• Фиксация в ЭДО: до 5 рабочих дней после приёмки товаров.
• Ожидание ответа: до 10 рабочих дней (или по договору). Если продавец долго не отвечает, следует направить официальную претензию.
• Хранение документов по передаче товаров: 5 лет.

Сроки решения проблемы особенно важны при работе со скоропортящимся товаром. Например, с молочной продукцией. В этом случае в договоре нужно прописать ускоренную процедуру решения конфликтов (24 или 48 часов). Иначе товары могут испортиться раньше, чем контрагент признает ошибку и закроет документы.

Что делать, если поставщик не признаёт проблему.

Контрагент может заявить, что правильно отгрузил товары, а путаница возникла на вашем складе или по вине перевозчика. В качестве доказательства своей правоты можно использовать:

• Акт приёмки товаров с минимум 2 подписями членов комиссии.
• Фото и видео приёмки маркированных товаров, включая записи с камер видеонаблюдения.
• Логи сканирования кодов маркировки.
• Отметки о расхождениях, проставленные в бумажных документах.
• Заключение независимого эксперта.
• Показания свидетелей: работников склада, водителя и т.д.

Предъявите доказательства и попробуйте договориться. Если контрагент не отвечает или уверен в своей правоте, направьте официальную претензию. В письменном требовании нужно указать срок предоставления ответа. В крайнем случае, если договориться никак не удаётся, можно обратиться в Арбитражный суд.

Как показывает практика, в 90% случаев получается договориться и скорректировать ошибки. Но чтобы донести свою правоту до поставщика, нужны доказательства. Судебные споры невыгодны обеим сторонам. Поэтому при наличии доказательств поставщики обычно соглашаются исправить документы.

Типичные ошибки при оформлении документов

Подведём итоги

Расхождения между УПД и отгруженными товарами есть в 15% поставок. Избежать расхождений не получится, но можно научиться правильно с ними работать. Сотрудники склада должны знать, как принимать партии, когда в УПД содержатся неверные данные. Правильный порядок действий помогает объяснить ситуацию поставщику и быстро исправить ошибку.

Проверка товаров и подписание УПД требуют внимательности. При любых сомнениях сотрудники не должны подписывать документы. Лучше потратить время на дополнительную проверку данных, чем оформлять корректировки с возвратами и вести долгие переговоры с поставщиком.

Проверять информацию из УПД удобно с помощью терминалов сбора данных. Современные ТСД быстро считывают коды маркировки, даже если этикетка закрыта плёнкой, повреждена или плохо пропечатана. Приложения для работы с маркировкой на ТСД показывают несоответствия между УПД и отгруженными товарами. Использование ТСД ускоряет приёмку и проверку маркированной продукции.