Переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года

Что такое электронная транспортная накладная

Транспортная накладная подтверждает факт передачи груза и его доставки на автомобильном транспорте. Она помогает контролировать доставку и расчёты с перевозчиками. В транспортной накладной содержится:

• информация о грузе;
• условия доставки груза;
• обязанности сторон сделки.

Путевой лист служит приложением к транспортной накладной. В нём содержится информация о водителе, маршруте автомобильного транспорта, времени начала и окончания рейса.

В 2020 году Министерство транспорта РФ организовало эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в электронный формат. В эксперименте участвовали отправители и получатели грузов, а также перевозчики. Участники проекта подписывали электронные накладные через операторов ЭПД. Документы сохранялись в тестовой информационной системе. Сотрудники ГИБДД и Ространснадзора контролировали процесс.

Эксперимент показал, что российские компании готовы работать с электронными транспортными накладными (ЭТрН). Участники проекта отметили, что на оформление документов стало уходить меньше времени, а контролировать перевозки стало легче.

С 2022 года возможность добровольно перейти на ЭТрН закреплена в законодательстве. Многие компании уже используют новый формат документов. Процедура оформления ЭТрН соответствует требованиям Министерства транспорта РФ и ФНС. Пересылка электронных товарных накладных выполняется по защищённым протоколам. За пересылку документов отвечают аккредитованные операторы ИС ЭПД, архивы хранятся на стороне оператора.

Преимущества электронных перевозочных документов (ЭПД)

Электронный документооборот в логистике даёт много преимуществ:

• ускорение логистических процессов;
• повышение эффективности работы сотрудников;
• полный контроль над грузоперевозками;
• уменьшение расходов на организацию доставок;
• отсутствие необходимости хранить бумажные документы;
• максимальный уровень защиты информации.

Руководитель или управляющий получает полный контроль над грузоперевозками. Благодаря ЭПД появляется возможность отслеживать этапы перевозок онлайн. Это решение делает бизнес более управляемым и улучшает репутацию компании. Прозрачная логистика повышает доверие к компании со стороны контрагентов.

Сотрудники бухгалтерии быстрее оформляют первичные документы. Транспортный ЗДО можно интегрировать с товароучётными системами. Интеграция упрощает расчёт издержек на перевозку и вычетов по НДС. Программное решение обеспечивает защиту от ошибок при переносе данных в ЭТрН.

Менеджеры отдела логистики быстро оформляют ЭТрН и рассылают их участником перевозки. Подготовка документа занимает несколько минут, а рассылка проводится за секунды. Переход на ЭПД значительно ускоряет подготовку к отправке грузов.

Работники склада подписывают ЭТрН сразу после сборки заказа. Они не ждут, пока водитель или курьер доставит бумажные бланки. Для подписания нужна будет квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Правила и сроки перехода на новую систему

С 1 сентября 2026 года участники коммерческих грузоперевозок обязаны перейти на электронные транспортные документы. Новые правила будут распространяться на все отрасли и виды грузов.

В электронный формат будут переведены:

• транспортные накладные для автомобильных перевозок;
• грузовые накладные для авиационных, водных и железнодорожных перевозок;
• заказы и заявки на доставку грузов;
• путевые листы;
• складские расписки;
• экспедиторские расписки и поручения.

Оформлять автомобильные грузоперевозки на основе бумажных документов будет запрещено. Но Министерство транспорта РФ допускает это в исключительных случаях. Например, при перевозках грузов специального назначения.

Когда можно не оформлять накладные

В некоторых случаях разрешается не оформлять транспортные накладные. Это ситуации, когда в перевозке не участвует подрядчик (транспортная компания). Исключения распространяются и на ЭПД.

Когда накладная не требуется:

• Поставщик доставляет товары на своём транспорте. Принимающая сторона не оплачивает доставку как отдельную услугу.
• Получатель забирает товары на собственном транспорте.
• Происходит перевозка товаров между филиалами компании. К перевозке не привлекается сторонний подрядчик.

Поставщик может оформить ЭТрН в перечисленных ситуациях. Можно сделать это для контроля за перевозками и налогового учёта. Хотя по закону в оформлении ЭТрН не будет необходимости. Подтвердить расходы на перевозку груза можно и другими способами: по договору, акту, путевому листу.

Правила перевозки алкогольной продукции

Переход на транспортный ЭДО начался с алкогольной и спиртосодержащей продукции. С 1 марта 2026 года изменились правила перевозки алкоголя. До 1 марта 2027 года действует переходный период.

Как оформлять перевозки грузов, зависит от крепости напитков. Алкогольная продукция делится на 2 категории:

• Слабоалкогольные напитки (пиво, сидр, медовуха, пуаре и т.д). Эти товары попадают под ЕГАИС и маркировку «Честный знак». При заключении оптовых сделок нужно подписывать электронный УПД в «Честном знаке». Но с 1 сентября 2026 года также понадобятся ЭТрН или электронные путевые листы. УПД будет дополнять эти документы, а не заменять их.
• Крепкий алкоголь. Продажи этой категории товаров контролирует ЕГАИС. Для перевозки крепкого алкоголя требуется оформлять электронную заявку о фиксации данных в ЕГАИС. С 1 сентября 2026 года в систему учёта перевозок добавляются ЭТрН.

До 1 марта 2027 года продолжается переходный период. Правительство РФ смягчило требования к перевозкам алкоголя. В течение года участники оборота могут оформлять бумажные ТТН вместо УПД для «Честного знака» или электронной заявки для ЕГАИС.

Какая информация должна содержаться в ЭТрН

Правительство РФ утвердило шаблон заполнения ЭТрН. В документе содержится 4 обязательных раздела. По согласованию сторон можно добавить 4 дополнительных раздела.

Обязательные разделы:

1. Погрузка (подписывает поставщик). Раздел содержит информацию об условиях договора, сторонах сделки, сопроводительных документах, водителе транспортного средства.
2. Погрузка (подписывает перевозчик). В раздел вносится информация о состоянии товара на этапе загрузки транспорта.
3. Выгрузка (подписывает получатель). В раздел вносится информация о состоянии груза на момент приёмки.
4. Выгрузка (подписывает перевозчик). Подписание раздела подтверждает, что товары были успешно переданы получателю.

Фиксация стоимости — два дополнительных раздела, один из которых подписывает отправитель груза, а второй — перевозчик. В этих разделах прописывается итоговая стоимость грузоперевозки.

Переадресация — дополнительный раздел, который подписывает перевозчик. Этот раздел нужен, если меняется получатель груза или адрес доставки.

Эстафета — дополнительный раздел, который подписывает перевозчик. Он нужен, если меняется водитель или транспортное средство.

Как подписывать электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года схема подписания ЭПД будет выглядеть так:

1. Отправитель оформляет ЭТрН. Заполненный документ он подписывает с помощью КЭП.
2. Оператор электронных перевозочных документов (ЭПД) передаёт новую ЭТрН в ГИС ЭПД. Она получает уникальный идентификатор, по которому её можно найти в базе данных.
3. Перевозчик и покупатель груза получают доступ к ЭТрН.
4. Водитель открывает ЭТрН на ТСД, смартфоне или планшете. После загрузки транспорта он подписывает свой раздел простой электронной подписью (ПЭП).
5. Когда товары загружены в машину, организатор перевозки подписывает ЭТрН с помощью КЭП.
6. Когда покупатель принимает поставку, он также подписывает ЭТрН с помощью КЭП.
7. Водитель подтверждает успешную доставку товара, подписывая ЭТрН с помощью ПЭП.
8. Организатор грузоперевозки подписывает ЭТрН с помощью ПЭП. На этом жизненный цикл документа завершается.

Подписанные документы будут доступны всем участникам грузоперевозки. К информации из ГИС ЭПД будет доступ у сотрудников МВД, Ространснадзора и ФНС.

Как подготовиться к переходу на ЭТрН

Начать подготовку к работе с ЭТрН стоит заранее, чтобы избежать риска. Мы советуем пройти все шаги и протестировать новую систему работы до 1 сентября 2026 года. Тогда вы будете уверены в том, что после 1 сентября логистические процессы не остановятся из-за технических сложностей.

Оформить КЭП и МЧД

Для работы с электронными транспортными накладными и путевыми листами понадобится КЭП. Получить КЭП можно в любом удостоверяющем центре, который прошёл аккредитацию ФНС. Она оформляется на имя руководителя компании (или ИП). Для сотрудников, которые будут работать с КЭП, нужно получить машиночитаемые доверенности (МЧД).

При наличии КЭП важно проверить срок её действия. Сделать это можно на портале ФНС. После проверки нужно запланировать продление КЭП.

Заключить договор с оператором ИС ЭПД

Для работы с ЭТрН нужно заключить договор с оператором ЭПД. Оператор будет принимать ЭТрН и отправлять документы в ГИС ЭПД. Можно выбрать его в реестре аккредитованных операторов ЭПД от Министерства транспорта РФ.

Подготовить оборудование

У всех сотрудников, которые будут работать с ЭТрН, должны быть ТСД, смартфоны или планшеты с доступом к ЭПД. Для работы с документами удобнее всего использовать ТСД. Они превосходят смартфоны и планшеты по степени защиты корпуса, что особенно важно в условиях склада. ТСД дольше держат заряд, чем смартфоны и планшеты, и могут выполнять больше рабочих задач.

ТСД MERTECH совместимы с популярными товароучётными программами и WMS-системами. С их помощью сотрудники будут эффективно работать с документами. При покупке ТСД MERTECH у производителя вы получите гарантию и оперативную техподдержку. Оставьте заявку, чтобы узнать подробности.

Подведём итоги

Участники коммерческих грузоперевозок обязаны перейти на ЭПД с 1 сентября 2026 года. Новые стандарты ускорят оформления документов и сделают логистику более прозрачной. Поставщики и получатели грузов смогут контролировать движение транспорта онлайн. Новая система уменьшит логистические издержки и сократит объём документооборота.

Компании, которые не подготовятся к новым требованиям, столкнутся с приостановкой логистики, штрафами и потерей конкурентоспособности. Подготовка к работе с новым форматом документов потребует комплекса мер. Начать готовиться стоит заранее, чтобы к сентябрю все процессы были отлажены, а сотрудники уверенно работали с электронными документами.