Как ускорить приёмку товара на складе: где теряется время и как его вернуть

Из статьи вы узнаете:

• из каких этапов состоит приёмка товара на склад и где теряется время;
• какие ошибки на входе превращаются в недостачу;
• как посчитать, сколько часов вернёт сканирование.

Из чего состоит приёмка товара на складе?

Это проверка, что поставщик привёз именно то, что указано в документах, в нужном количестве и надлежащего качества. Порядок обычно такой:

1. Документальная проверка. Сверка накладной или УПД с заказом.
2. Проверка по количеству грузовых мест. Пересчёт коробок и паллет, проверка целостности упаковки и пломб.
3. Проверка по количеству товара. Пересчёт единиц внутри мест, сверка артикулов.
4. Проверка по качеству. Внешний вид, сроки годности, температура для продуктов.
5. Оформление. Проведение поступления в учётной системе, акт расхождений при необходимости.
6. Размещение. Перемещение товара в зону хранения или в торговый зал.

Где теряется время при приёмке товара?

Каждая незамеченная ошибка на входе переходит в остатки на складе. Потом она проявляется как недостача, пустая полка при «положительном» остатке или пересортица. Подробнее о том, как это складывается в потери, — в статье как снизить потери в магазине.

Какие задачи решает приёмка товара?

Приёмка товара на склад решает несколько задач, и от каждой зависит точность складских остатков:

• проверить, что товар соответствует заказу и сопроводительным документам;
• выявить недостачу, излишки, брак и пересортицу до того, как товар попадёт на хранение;
• зафиксировать расхождения документально, чтобы предъявить претензию поставщику;
• быстро провести поступление в учётной системе, чтобы товар стал доступен для продажи и отгрузки клиентам;
• разместить товар в нужные ячейки склада.

Например, в розничной сети задержка на складе — это пустая полка в магазине, а в логистике и e-commerce — сорванный срок отгрузки заказа клиенту.

Как ускорить работу с поставками без нового оборудования

• График поставок. Временные окна для каждого поставщика, чтобы машины не стояли в очереди.
• Электронные документы. УПД через ЭДО приходят до машины, кладовщик заранее видит, что принимать.
• Регламент. Кто принимает, что проверяется обязательно, как оформляются расхождения.
• Зона разгрузки. Отдельное место для разгрузки и проверки, чтобы не мешать отгрузке.
• Работа с поставщиком. Единые требования к маркировке коробок и штрихкодам на упаковке.

Как ускорить приёмку с помощью ТСД?

Ожидаемая поставка выгружается из учётной системы на терминал сбора данных. Кладовщик сканирует штрихкоды коробок или товаров, вводит количество, а программа сразу сверяет его с документом: показывает, чего не хватает, что лишнее и что не из этого заказа. После завершения документ поступления отправляется в учётную систему без ручного ввода.

Что это даёт:

• контроль идёт в момент считывания, а не по итогам пересчёта;
• пересортица видна сразу: программа не примет товар, которого нет в документе;
• для маркированного товара ТСД считывает коды DataMatrix и сверяет их с УПД;
• документ проводится в учёте сразу по окончании проверки, товар быстрее попадает в продажу;
• акт расхождений формируется по фактическим данным, спор с поставщиком проще.

Было и стало: работа на складе вручную и с ТСД

Опыт производства: учёт и отгрузка на складе «Приосколья»

Один из крупнейших производителей мяса птицы в России использует ТСД MERTECH MovFast S55 для учёта продукции по кодам DataMatrix на складах, в холодильных зонах и на участке отгрузки. Документы с терминалов передаются в «Честный знак», оборудование интегрировано с «1С:Управление торговлей». Работники особенно отметили громкий звуковой сигнал и вибрацию, которые подтверждают сканирование в шумном цехе и сокращают повторные операции (кейс «Приосколья»).

В рознице сканирование на входе используют так же, как при пересчёте: в магазине «Городок» после перехода на ТСД и программу «Магазин 15» ошибок в отчётности стало примерно на 80–90% меньше (кейс «Городка»).

Какие технологии ещё помогают принимать товар быстрее?

Кроме ТСД, склады используют и другие решения, которые дают точный учёт в режиме реального времени:

• Стационарный сканер на воротах или конвейере считывает коды коробок без участия кладовщика — подходит при большом потоке однотипных мест.
• Предварительное уведомление о поставке. Поставщик заранее присылает состав груза с кодами мест, и склад планирует окно приёмки под конкретный транспорт.
• Товарные этикетки и маркировка мест. Если поставщик клеит штрихкод на каждую коробку, кладовщику не нужно вскрывать упаковку для идентификации.
• Интеграция с WMS и 1С. Задание на приёмку формируется автоматически, а результат сразу становится доступен для продажи и отгрузки.

Выбор зависит от ключевых показателей склада: числа поставок в день, количества позиций в одной поставке и доли маркированных товаров.

С чего начать внедрение ТСД на приёмке?

Внедрение проходит в несколько основных шагов. Сначала определяют уровень, с которого начинают: только приёмка или сразу приёмка, размещение и отгрузка. Затем выбирают оптимальное количество терминалов — по числу кладовщиков, которые работают с поставками одновременно, плюс резерв на зарядку.

• подготовка справочника: у всех необходимых позиций должны быть штрихкоды;
• настройка программы на ТСД и обмена с учётной системой;
• дополнительные настройки для маркированных товаров и УПД через ЭДО;
• обучение сотрудников и пилот на одном участке.

Регламент приёмки утверждает руководитель склада, а программа на ТСД должна ему соответствовать: кто принимает, что проверяется обязательно и как оформляются расхождения.

Как посчитать эффект от ТСД на складе?

Эффект в месяц = (время на приёмку до − после) × число поставок × ставка + снижение недостачи из-за ошибок приёмки

Пример с условными данными. Склад магазина принимает 80 поставок в месяц. Ручная обработка товара с вводом в учёт занимает 50 минут, с ТСД — 30 минут. Экономия — 80 × 20 мин ≈ 27 ч, при ставке 400 ₽/ч — около 10 700 ₽ в месяц. Если ошибки приёмки давали недостачу 0,2% от закупок на 4 млн ₽, а сканирование убирает половину, это ещё 4 000 ₽ в месяц.

Пошаговый план: как перестроить работу с поставками

1. Замерьте текущее время обработки поставки и число расхождений за месяц.
2. Договоритесь с поставщиками о графике и электронных документах.
3. Проверьте, что у товаров есть штрихкоды и они заведены в учётную систему.
4. Выберите ТСД и программу, совместимую с вашей учётной системой.
5. Опишите регламент с ТСД и обучите кладовщиков.
6. Через месяц сравните время и расхождения с исходными цифрами.

Модели — в разделе терминалы сбора данных, настройка приёмки в программах — в статье как принимать товар на складе при помощи ТСД.

Когда ТСД не ускорит работу склада?

• Поставщики привозят товар без штрихкодов, а внутренняя маркировка не налажена.
• Документы приходят после товара, и сверять не с чем.
• Поставок мало, и проверка занимает несколько минут в день.

Как разместить товар по ячейкам: адресное хранение

Следующий шаг — размещение. Если склад работает с адресным хранением, каждая ячейка имеет свой штрихкод. Сотрудник сканирует товар и ячейку, система получает данные о том, где лежит каждая позиция. Это ускоряет последующий отбор и сборку заказов, а также инвентаризацию: товар не нужно искать по всему складу.

• система подсказывает свободную ячейку с учётом размеров и правил хранения;
• считывание кода ячейки исключает размещение «куда удобно»;
• для товаров с ограниченным сроком годности можно настроить правило FIFO.

Автоматизация складских процессов: с чего начать

Переход на ТСД на входе — обычно первый шаг автоматизации склада, потому что именно здесь появляются ошибки, которые потом тянутся через все остальные операции. Дальше логично подключить перемещения, отбор, отгрузку и инвентаризацию. Использование одних и тех же ТСД для всех складских задач снижает стоимость решения для бизнеса.

Скорость обработки каждой поставки растёт, а сотрудники получают понятный инструмент вместо бумаги. Возможность работать с маркировкой, учётом партий и сроков годности зависит от выбранного программного обеспечения. Подробнее о работе с ТСД при инвентаризации — в статье как ускорить инвентаризацию.

Способы ускорения приёмки: что даёт наибольший результат

Даже небольшая оптимизация на входе даёт заметный результат: склад, который принимает товар быстрее, быстрее отгружает заказы, а доставка клиентам не задерживается.

Приёмка товара для маркетплейсов и e-commerce

Складам, которые работают с поставками для маркетплейсов или с собственным интернет-магазином, важно не только быстро принять товар, но и сразу подготовить его к хранению и отправке. На этапе приёмки на складе часто печатают сотни этикеток со штрихкодами для единиц и коробок, проверяют соответствие требованиям площадок и размещают товар по ячейкам. Принтер этикеток рядом с зоной разгрузки и ТСД с программой, которая поддерживает такие сценарии, помогают сократить количество лишних действий и избежать возвратов.

Типичные проблемы и как их решать

• Поставщик привёз товар без штрихкодов. Необходимо промаркировать его внутренними этикетками до размещения.
• Документы не совпадают с фактом. Оформите акт расхождений и передайте претензию поставщику — данные ТСД будут доказательством.
• Большая поставка при нехватке рабочих рук. Разделите разгрузку и проверку на складе между несколькими сотрудниками с отдельными ТСД.
• Новый сотрудник путается в регламенте. Пошаговые подсказки на экране ТСД уменьшают зависимость от опыта.

Принцип простой: чем раньше выявлена ошибка, тем дешевле её исправить. Поэтому важно, чтобы приёмка товара на складе стала точкой контроля, а не формальностью. Эффективно организованный процесс поможет организации сэкономить время и деньги даже в ситуации, когда поставок становится больше.

Частые вопросы

Как правильно принимать товар на склад?

Сверить документы с заказом, пересчитать грузовые места и проверить упаковку, затем пересчитать товар, проверить качество и сроки, провести поступление и оформить акт расхождений, если они есть.

Что делать, если при приёмке обнаружена недостача?

Составить акт расхождений с участием водителя или представителя поставщика, зафиксировать фактическое количество и уведомить поставщика в сроки, установленные договором.

Можно ли принимать товар без накладной?

Можно провести приёмку «вслепую»: сканировать фактически привезённый товар, а сверку с документом выполнить после его получения. Это удобно, но расхождения выясняются позже.

Нужен ли ТСД для приёмки маркированного товара?

Желателен: ТСД с 2D-сканером считывает коды DataMatrix и сверяет их с УПД, что упрощает приёмку в «Честном знаке».

Если нужно подобрать оборудование для склада и посчитать эффект, оставьте заявку на странице автоматизации магазина.