Как ускорить инвентаризацию в магазине и не закрывать его на пересчёт

Из статьи вы узнаете:

• из чего складывается время инвентаризации и где оно теряется;
• какие способы ускорения работают без покупки оборудования, а какие — с ним;
• как посчитать, сколько часов и денег сэкономит магазин.

Почему инвентаризация длится так долго?

Классическая полная инвентаризация в торговой точке проходит ночью или в выходной: сотрудники считают товар по бумажным описям, затем бухгалтер или товаровед вручную вносит данные в учётную систему, сверяет расхождения и отправляет команду пересчитывать спорные позиции. Время уходит на четыре этапа:

Чем больше ассортимент, тем больше доля этапов переноса и повторного пересчёта. Именно их убирает сканирование.

Как сократить время инвентаризации без нового оборудования?

• Подготовьте учёт заранее. Проведите все приходы, возвраты и перемещения, закройте документы на день пересчёта.
• Наведите порядок в зале и на складе. Товар одной позиции должен лежать в одном месте, а не в трёх.
• Разбейте магазин на зоны. Каждой команде — свои стеллажи, с отметкой, что зона посчитана.
• Работайте парами. Один считает, второй фиксирует и проверяет.
• Перейдите на выборочные подсчёты. Полная инвентаризация — раз в квартал, группы риска (алкоголь, кофе, косметика, дорогие весовые позиции) — раз в неделю.

Эти меры сокращают время, но не убирают главный источник задержек — перенос данных с бумаги.

Как ускорить инвентаризацию с помощью ТСД?

Терминал сбора данных — это мобильный компьютер со встроенным сканером штрихкодов. На него загружают справочник товаров или документ инвентаризации из учётной системы. Сотрудник сканирует товар, указывает количество, и строка попадает в документ. После завершения зоны данные отправляются в учётную систему по Wi-Fi, без ручного ввода.

Что это меняет:

• нет этапа переноса цифр с бумаги;
• товар находится по штрихкоду, а не поиском в списке, — меньше пересортицы;
• несколько сотрудников работают параллельно в разных зонах;
• расхождения видны сразу, повторная проверка проходит за минуты;
• проверку можно проводить в рабочее время, не закрывая зал.

Порядок работы с ТСД в 1С и других программах подробно разобран в статье о двух методах инвентаризации при помощи ТСД.

Было и стало: инвентаризация на бумаге и с ТСД

Опыт магазинов: что показали внедрения

«Городок». Продуктовый магазин перешёл на ТСД MERTECH SEUIC AutoID LIM и программу «Магазин 15». Ошибок в отчётности стало примерно на 80–90% меньше, 6000 позиций пересчитывают за 3–4 часа во время рабочей смены, повторная проверка расхождения занимает до 15 минут. Магазин отказался от ночных ревизий (кейс «Городка»).

Eleganza и Labbra. Сети модной одежды и аксессуаров оснастили терминалами MERTECH MovFast S40 более 30 магазинов, чтобы ускорить инвентаризацию и переоценку. При подсчёте сотрудник сканирует штрихкод, сверяет данные и фиксирует результат, без ручного ввода (кейс Eleganza и Labbra).

Кто участвует в инвентаризации и как подготовить команду?

Состав участников и период проверки определяет приказ руководителя: в нём указывают инвентаризационную комиссию, материально ответственных лиц, объекты и сроки. Каждой описи присваивают номер, чтобы потом точно сопоставить результаты с документами учёта.

• Комиссия — руководитель или заместитель, товаровед, бухгалтер. Она отвечает за то, чтобы проверка прошла по правилам, и подписывает итоговые документы.
• Счётные команды — сотрудники магазина или привлечённые специалисты. За каждой командой закрепляют зону и номер листа или задания на ТСД.
• Материально ответственное лицо присутствует при проверке и даёт объяснения по выявленным расхождениям.

Отдельно стоит потратить время на обучение: короткий инструктаж за день до проверки — как сканировать, как вводить количество, что делать с товаром без штрихкода. Большинство проблем при инвентаризации возникают не из-за техники, а из-за того, что участники по-разному понимают правила. От точности этой работы зависят финансовые результаты: недостачи и излишки отражаются в учёте и влияют на прибыль.

Как посчитать экономию на инвентаризации?

Экономия в месяц = (часы на инвентаризацию до − часы после) × число инвентаризаций в месяц × ставка + экономия на переносе данных

Пример с условными данными. Полная инвентаризация раз в месяц: 5 сотрудников по 10 ч с бумагой плюс 6 ч товароведа на ввод = 56 ч. С ТСД: 5 сотрудников по 4 ч, без ввода = 20 ч. При ставке 400 ₽/ч экономия — (56 − 20) × 400 = 14 400 ₽ в месяц, не считая доплат за ночную работу. Сюда стоит добавить эффект от еженедельных выборочных подсчётов: недостачу находят раньше, пока её причина понятна.

Срок окупаемости ТСД = стоимость терминалов и настройки ÷ экономия в месяц.

Как выбрать ТСД для инвентаризации?

• Сканер 2D — читает и обычные штрихкоды, и коды маркировки DataMatrix.
• Аккумулятор — с запасом на смену, лучше с горячей заменой.
• Экран и клавиатура — удобный ввод количества одной рукой.
• Программа — совместимая с вашей учётной системой: 1С, «Магазин 15», DataMobile и другие.
• Количество — по числу параллельных команд в день пересчёта.

Модели — в разделе терминалы сбора данных.

Когда ТСД не сократит время инвентаризации?

• На товаре нет штрихкодов или они не заведены в учётную систему.
• Учёт ведётся с задержками: непроведённые приходы дадут ложные расхождения.
• Ассортимент — несколько десятков позиций, подсчёт и так длится около часа.
• Сотрудники указывают количество на глаз, не сканируя каждую позицию.

Как провести инвентаризацию: процесс по шагам

1. Приказ. Руководитель организации утверждает состав комиссии, сроки и объём проверки.
2. Подготовка. Проводятся все документы, ТСД получают актуальный справочник с остатками.
3. Пересчёт по зонам. Сотрудники сканируют штрихкоды и вводят фактическое количество.
4. Сверка. Программа сравнивает фактические остатки с учётными, формирует список излишков и недостач.
5. Повторная проверка. Спорные позиции пересчитывают ещё раз, чтобы выявить ошибки пересчёта.
6. Оформление результатов. Инвентаризационная опись, сличительная ведомость, акты. Излишки приходуют, недостачи и пересортицу разбирают, списание оформляют приказом.

Порядок оформления результатов подробно разобран в статье о пересортице и её оформлении.

Инструменты и технологии для ускорения инвентаризации

Программное обеспечение для ТСД (1С, «Магазин 15», DataMobile и другие) обеспечивает обмен документами с учётной системой. От выбора приложения зависит, какие операции можно автоматизировать: инвентаризацию, приёмку, перемещения, печать ценников.

Инвентаризация маркированных товаров

Для товаров с кодами маркировки важно не только количество, но и соответствие кодов данным «Честного знака». ТСД с 2D-сканером считывает DataMatrix, а программа сверяет коды с учётом. Так можно выявить коды, которые числятся на балансе организации, но физически отсутствуют, и вовремя оформить их выбытие.

Как использовать результаты инвентаризации?

Результаты — это не только акты и списание. Если анализировать их регулярно, они помогают управлять бизнесом:

• выявить группы товаров с постоянной недостачей и усилить контроль;
• найти пары позиций с пересортицей и исправить справочник;
• оценить работу приёмки и выкладки;
• скорректировать заказ по фактическому наличию, а не по ошибочным остаткам.

Правила и требования к проведению инвентаризации

Ускорение не должно нарушать требования к проведению проверки. Основные правила для предприятия:

• инвентаризацию проводит комиссия, состав которой утверждает руководитель;
• материально ответственные лица участвуют в подсчёте и дают расписки о том, что все документы сданы в бухгалтерию;
• фактическое наличие фиксируется в описи, расхождения — в сличительной ведомости;
• результаты отражаются в учёте того месяца, в котором проверка закончена.

Электронная опись с ТСД является таким же документом, как бумажная, если её формат утверждён учётной политикой. Это позволяет избежать двойной работы: не нужно переписывать данные с терминала на бумагу.

Складская инвентаризация и учёт продукции: особенности

На складе задачи инвентаризации шире, чем в торговом зале: большая номенклатура, товар в коробках и на паллетах, адресное хранение. Чтобы сократить время работы на складе, используют:

• штрих-коды на ячейках и паллетах — пересчёт идёт по адресам, а не по всему складу;
• пересчёт закрытых коробок по коду упаковки с выборочной проверкой содержимого;
• циклическую инвентаризацию — каждый день проверяется небольшая часть ячеек, и за месяц склад проверяется полностью без остановки работы с клиентами;
• отчёт о расхождениях в реальном времени, чтобы сразу выявлять проблемные зоны хранения.

Для производства и оптовых предприятий важно учитывать продукцию, которая находится в движении: в момент пересчёта отгрузку и приёмку либо останавливают, либо фиксируют отдельными документами.

Как автоматизация инвентаризации влияет на эффективность бизнеса

Использование ТСД — не единственное решение, но именно оно даёт возможность проводить проверки часто и без потери выручки. Необходимо лишь проверить, что программа для терминала поддерживает ваши задачи: работу с маркировкой, сериями, сроками годности, несколькими складами.

Частые вопросы

Сколько длится инвентаризация в магазине?

Зависит от ассортимента, площади и способа. По бумажным листам полная инвентаризация среднего магазина часто длится всю ночь. С ТСД, по опыту «Городка», 6000 позиций пересчитывают за 3–4 часа.

Можно ли проводить инвентаризацию без закрытия магазина?

Да, если пересчёт идёт по зонам, а продажи за время пересчёта учитываются. С ТСД это проще: зону считают быстро, данные сразу попадают в учёт.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Обязательные случаи установлены законом: например, перед годовой отчётностью и при смене материально ответственных лиц. Для контроля потерь полную инвентаризацию проводят раз в квартал, а выборочную по группам риска — раз в неделю.

Сколько ТСД нужно магазину?

По числу команд, которые работают параллельно. Для магазина у дома часто хватает 2–3 терминалов.

Если нужно подобрать ТСД и посчитать экономию для вашего магазина, оставьте заявку на странице автоматизации магазина.