Что такое ТСД на складе: инструкция по работе с терминалом

Терминал сбора данных (ТСД) — это мобильный компьютер со встроенным сканером штрих-кода. В приложениях для ТСД можно работать с учётными документами и обмениваться данными с 1С и другими программами по интернету. Внедрение ТСД помогает ускорить учёт товаров или сырья для производства, избежать ошибок в учётных документах. Мы расскажем, как автоматизировать склад или производство.

Преимущества использования терминалов сбора данных

Приложения для ТСД полностью заменяют бумажные документы. ТСД идентифицирует товары по штрих-кодам и учитывает их количество, а сотрудники склада работают с этой информацией. ТСД помогают автоматизировать ключевые процессы: приёмку и отгрузку, инвентаризацию, нанесение маркировки, списание брака и т.д. Обмен информацией с базой данных может осуществляться по Wi-Fi, Bluetooth, или 4G сети.

Экономический эффект:

• Ускоренное выполнение складских и производственных задач.
• Минимизация ошибок в 1С или другой товароучетной системе.
• Достоверная информация об остатках товаров или сырья.
• Точная передача отчётности в ЕГАИС, «Честный знак» и другие системы.
• Контроль за рабочими процессами в режиме реального времени.

ТСД применяются для автоматизации складов любого типа. С их помощью можно организовать адресное хранение, автоматизировать кросс-докинг, работать на холодных складах. Устройства с высоким уровнем защиты стабильно работают даже при температуре ниже нуля (до -40℃).

На производстве ТСД помогает автоматизировать учёт сырья и готовой продукции. В приложении можно управлять передачей заготовок и полуфабрикатов между цехами, контролировать работу склада. Можно заказывать коды маркировки в системе «Честный знак» и вводить коды в оборот.

6 сценариев использования терминалов сбора данных

Рассмотрим 6 главных сценариев для автоматизации склада или производства при помощи ТСД. Эти универсальные сценарии применяются для работы с любыми товарами.

Сценарий №1: Приёмка новых поступлений

ТСД помогают принимать товары на склад, принимать сырьё или заготовки на производственный участок. Как происходит приёмка:

1. Кладовщик открывает документ на приёмку в приложении.
2. Он сканирует линейные штрих-коды или коды маркировки Data Matrix (коды агрегации).
3. Приложение автоматически сверяет штрих-коды с накладной или УПД.
4. Приложение показывает расхождения между товарами, отгруженными по документам и по факту. В интерфейсе видны расхождения по количеству и номенклатуре. Если выполняется приёмка маркированных товаров, происходит сверка данных по штрих-кодам Data Matrix.
5. Кладовщик фиксирует расхождения и принимает на склад позиции, которые соответствуют документу.
6. После приёмки информация передаётся в 1С или другую товароучётную систему. Информация об остатках в базе данных обновляется.

Сценарий №2: Комплектация (сборка) заказов

При комплектации заказов кладовщики часто допускают ошибки. Когда покупатель получает не тот товар, это наносит ущерб репутации компании. А если подобная ошибка возникает при работе с маркированными товарами, то последствия будут ещё более серьёзными. Когда коды маркировки отгруженных товаров не соответствуют УПД, покупатель не сможет их продать, и вынужден будет оформлять возврат. За ошибки при работе с маркировкой компания может получить штраф.

Приложения помогают кладовщикам собирать заказы. С ними комплектация становится быстрой и прозрачной. Как выглядит процесс:

1. Кладовщик получает задание на комплектацию заказа.
2. Приложение показывает, какие товары есть в заказе, в какой последовательности нужно их собирать.
3. Когда работник находит каждый товар из списка, он сканирует линейный штрих-код или код маркировки Data Matrix.
4. Система проверяет, соответствует ли товар заказу. Если позиция не совпадает, приложение показывает ошибку.
5. Список отсканированных кодов маркировки Data Matrix сохраняется в товароучётной системе. Они добавляются в УПД, на основе которого происходит передача оптовой партии.

Сценарий №3: Отгрузка продукции

На этапе продукции важно ещё раз проверить, соответствуют ли товары заказу. Двойной контроль помогает избежать ошибок, что особенно важно при передаче маркированной продукции по УПД. Благодаря автоматизации проверка не занимает много времени.

На этапе проверки сотрудник сканирует линейные штрих-коды или коды маркировки Data Matrix. В этом случае можно проводить полное или выборочное считывание штрих-кодов. После проверки данных сотрудник оформляет документ на отгрузку на ТСД. Информация об отгрузке передаётся в товароучётную систему, и количество остатков на балансе меняется. А при работе с обязательной маркировкой коды списываются с баланса, когда стороны подписывают УПД.

Сценарий №4: Инвентаризация

Инвентаризация на складе является одним из самых сложных и трудоёмких процессов. Перевести учёт товаров в электронный вид можно с помощью ТСД. Отказ от бумажных ведомостей помогает быстрее заполнять документы. Автоматическая проверка информации помогает избежать ошибок, связанных с усталостью и невнимательностью сотрудников.

Как выглядит проведение инвентаризации:

1. Сотрудник получает задание на инвентаризацию в приложении.
2. Кладовщик сканирует штрих-коды товаров, которые есть в наличии.
3. Приложение сверяет количество товаров по факту с остатками из базы данных. Сотрудник видит расхождения.
4. Используя ТСД, сотрудник может списать бракованные или утраченные товары, принять на баланс излишки и т.д. После подписания документов обновляется информация об остатках в программе.

Благодаря ТСД инвентаризация становится быстрым и точным процессом. При работе с системой маркировки «Честный знак» инвентаризация проводится по кодам маркировки Data Matrix, а не по линейным штрих-кодам. По итогам инвентаризации следует устранить расхождения в базе данных «Честного знака».

Сценарий №5: Нанесение маркировки и агрегация кодов

ТСД позволяет быстро маркировать продукцию и вводить коды маркировки в оборот. Приложение должно поддерживать интеграцию с «Честным знаком». Через подходящее приложение можно выполнять любые действия с маркированными товарами. Например, проводить агрегацию кодов маркировки Data Matrix в короба и паллеты.

Как выглядит процесс:

1. Сотрудник сканирует штрих-коды Data Matrix со всех единиц товара.
2. Через приложение создаётся агрегатный код короба или паллеты. К нему привязываются индивидуальные коды маркировки.
3. После сканирования кода агрегации становится доступен список привязанных к нему кодов маркировки Data Matrix.

Агрегация бывает многоуровневой: к коду агрегации короба можно привязывать коды агрегации паллет и групповых упаковок. После сканирования кода верхнего уровня доступна информация о всех кодах нижнего уровня. Так агрегация упрощает передачу отчётов о движении оптовых партий в «Честном знаке».

Сценарий №6: Поиск и списание брака

ТСД ускоряют поиск и списание брака на складе или на производстве. Используя ТСД, работники могут проверять сырьё, полуфабрикаты или готовые товары на брак. Проверка осуществляется на разных этапах производства, при приёмке, во время инвентаризации и отгрузки.

В приложении можно фиксировать соответствие требованиям по срокам годности, внешнему виду, составу и другим критериям. Когда сотрудник находит брак, в приложении можно сразу оформить списание. Чтобы заполнить документ на списание, работник сканирует линейные штрих-коды или штрих-коды Data Matrix. Информация о выбытии товаров передаётся в товароучётную программу, и остатки обновляются в базе данных.

Интеграция с 1С и другими товароучётными программами

Терминалы сбора данных являются частью информационной системы компании. Они передают данные о приёмке, отгрузке, списании и других операциях с товарами в 1С и другие программы. Передача данных выполняется в режиме реального времени. Обычно для обмена данными используется Wi-Fi или Bluetooth соединение.

Товароучётная программа сверяет данные, полученные с ТСД, с внутренней базой данных. После сверки данных в системе автоматически формируются нужные документы (например, на приёмку, отгрузку или перемещение). Обновляется информация об остатках в базе данных. Руководители всегда видят актуальные остатки на складе, что помогает планировать отгрузки и закупки товаров.

Особенности работы на разных типах складов

С помощью ТСД можно автоматизировать склады любого формата, но рабочие сценарии при этом будут отличаться. Рассмотрим особенности работы на распространённых типах складов.

Склады адресного хранения

Адресное хранение применяется на средних и крупных складах с широкой номенклатурой. В этой системе каждой ячейке присваивается свой уникальный адрес. После помещения товара в ячейку к нему привязывается адрес ячейки в базе данных. Такая система помогает кладовщикам быстрее находить нужные позиции.

На складах крупных логистических центров адрес ячейки включает не только уникальный номер, но и номер стеллажа, этажа и уровня. Составной адрес помогает кладовщикам ориентироваться на многоуровневых складах и в помещениях с мезонинами.

Рабочий процесс:

1. Работник получает задание на размещение продукции.
2. Кладовщик сканирует штрих-код ячейки, а потом штрих-код товара.
3. Если информация совпадает с заданием, система подтверждает операцию. Если работник отсканировал неправильный штрих-код ячейки, устройство подаёт сигнал и предлагает ему исправить ошибку.

Все перемещения товаров внутри склада адресного хранения должны фиксироваться в системе, чтобы избежать путаницы. Работники склада должны сканировать линейные штрих-коды или коды маркировки Data Matrix и коды ячеек при размещении продукции. Тогда номера ячеек, указанные в системе, будут совпадать с реальными местами хранения товаров. На складе не будет путаницы и пересортицы.

FIFO-склады

Принцип FIFO (First In, First Out) значит, что первыми отгружаются товары, которые первыми были приняты на склад. По системе FIFO склады работают с товарами, у которых очень короткие сроки хранения. Например, с продуктами, косметикой, лекарствами, кормами для животных.

(по принципу «первым пришёл — первым ушёл»)

Приложения помогают работникам отгружать товары в том порядке, в котором они были приняты на хранения. В приложениях удобно отслеживать:

• дату приёмки товара;
• срок годности продукции;
• остатки по сериям и партиям.

Автоматизация помогает складу соблюдать принцип FIFO. Внедрение ТСД уменьшает количество списаний из-за просрочки. Кладовщики начинают быстрее собирать заказы, потому что им больше не надо тратить время на поиски правильных товаров. Также уменьшается количество ошибок при сборке заказов по датам поступления

Кросс-докинг

Кросс-докинг означает быстрое перемещение товаров через склад, от поставщика к покупателю. По этой схеме, например, работают склады маркетплейсов и распределительных центров. Для владельцев таких складов важно, чтобы товары как можно меньше задерживались на хранении.

ТСД ускоряют работу сотрудников и делают движение товаров прозрачным. Через кросс-докинг склад проходят тысячи заказов за сутки. Автоматизация помогает кладовщикам быстро собирать заказы и не допускать ошибок и задержек.

Роль терминалов сбора данных на кросс-докинг складах:

• фиксируют поступления от поставщиков;
• показывают кладовщикам, как сортировать товары и помещать их на хранение;
• помогают вести учёт маркированной продукции в системе «Честный знак»;
• контролируют сборку заказов и передачу заказов на отгрузку;
• помогают проводить инвентаризацию;
• фиксируют списание продукции.

Благодаря ТСД склады могут выдерживать интенсивную нагрузку. Без автоматизации невозможно представить движение большого количество товаров через склад (особенно в период распродажи или в канун нового года).

Как выбрать ТСД для автоматизации склада или производства

Автоматизация будет эффективной в том случае, если конструкция и функционал ТСД отвечают потребностям компании. На что обратить внимание при выборе модели:

• Тип встроенного сканера (1D/2D). Оптимальным решением будет ТСД с 2D-сканером. Эти модели могут считывать как 2D, так и 1D штрих-коды. Для работы с акцизными марками в системе ЕГАИС или штрих-кодами Data Matrix в системе «Честный знак» подходят только 2D-сканеры штрих-кода. Считывание 1D штрих-кодов с помощью 2D-сканера выполняется быстрее и с меньшим процентом ошибок.
• Операционная система. Для российских компаний лучше подходят модели на Android или аналогах. Современные версии Android поддерживают установку популярных приложений для автоматизации бизнеса.
• Конструкция корпуса и способ ввода данных. Для работы в сложных условиях подходят ТСД с защищённой кнопочной клавиатурой. Чтобы работать с объёмными документами и визуальной информацией (каталогами, картами и т.д.), лучше использовать ТСД с большим сенсорным экраном. В продаже есть и модели с пистолетной формой корпуса, которая упрощает сканирование большого количества штрих-кодов.
• Поддерживаемые интерфейсы. ТСД должен подключаться к каналам передачи данных, которыми пользуется компания (Wi-Fi, Bluetooth, 4G и т.д.) До покупки следует проверить расстояние для передачи данных, заявленное производителем.
• Ёмкость аккумулятора. Время активной работы терминала после полного заряда батареи должно превышать длительность рабочей смены. Чем меньше времени занимает полный заряд батареи с 0 до 100%, тем лучше.
• Поддержка горячей замены батареи. У некоторых моделей есть резервный аккумулятор, от которого устройство питается, когда разряжается главная батарея. Наличие резервного источника энергии уменьшает риски потери данных. Когда главная батарея разряжается, её можно снять и заменить.
• Условия эксплуатации. Для работы в условиях, приближенных к офисным, подойдут ТСД с классом защиты корпуса IP54. Для работы на пыльных складах, в морозильных камерах, в холодильных цехах, в условиях высокой влажности, под открытым небом нужны модели с классом защиты корпуса IP67.

ТСД должен поддерживать интеграцию со всеми программами, которыми пользуется компания. В число стандартных требований входит совместимость с 1С, системой маркировки «Честный знак» и оператором ЭДО, услугами которого пользуется компания. При работе с другими программами и сервисами нужно проверять, доступна ли интеграция с конкретной моделью ТСД.

Как внедрить ТСД на складе или на производстве

Порядок действий при автоматизации склада или производства с помощью ТСД:

1. Составить список процессов, которые требуют автоматизации.
2. Выбрать мобильное приложение, поддерживающее все нужные функции.
3. Выбрать терминалы сбора данных с учётом списка задач и условий эксплуатации.
4. Выполнить предварительную настройку терминалов по инструкции от производителя.
5. Установить приложение для работы и провести интеграцию с товароучётной системой.
6. Создать рабочие аккаунты для сотрудников. Провести обучение персонала.

Компания MERTECH выпускает современные терминалы сбора данных для склада, производства и логистики. ТСД MERTECH считывают 2D и 1D штрих-коды, включая коды маркировки Data Matrix и акцизные марки в формате PDF417. Опционально доступно считывание NFC и RFID меток.

ТСД MERTECH быстро обрабатывают данные и передают информацию по Wi-Fi, Bluetooth, 2-4G сетям. На терминалы сбора данных действует расширенная гарантия 2 года. Владельцы получают оперативную поддержку по любым вопросам.

Подведём итоги

ТСД помогают автоматизировать ключевые бизнес-процессы на складе или производстве. После внедрения ТСД сотрудники начинают работать в 2-3 раза быстрее. В приложениях для ТСД можно работать со всеми форматами учётных документов. Сотрудники будут заполнять документы прямо на складе или в цеху, находясь далеко от рабочего компьютера.

Чтобы упростить работу склада или производства с помощью ТСД, оставьте заявку на сайте. Мы подберём для вас подходящие модели ТСД из каталога MERTECH, учитывая особенности вашего бизнеса.