WB и Ozon не принимают товар без кодов: разбираем весь процесс от склада до УПД

Многие селлеры ошибочно считают, что за маркировку отвечает маркетплейс — ведь именно он продает товар и выдает чек. В действительности штрафы, возвраты и блокировки поставок касаются продавца. А с октября 2026 года, когда требования к проверке кодов ужесточат на законодательном уровне, готовиться к отгрузке придется еще тщательнее.

Совместно с партнёрами Онлайн-касса.ru подготовили материал, чтобы разобраться как избежать ошибок и пройти приемку с первого раза на Wildberries, Ozon и других площадках.

Почему за маркировку отвечает не маркетплейс, а селлер

Есть две основные схемы работы с маркетплейсами, и в обеих ответственность в конечном счете лежит на продавце.

При работе по FBS вы остаетесь собственником товара вплоть до продажи конечному покупателю, а маркетплейс выступает агентом. Это значит, что при любой ошибке — нечитаемая этикетка или несвоевременное списание кодов — ответственность и штраф ложатся на продавца. Поэтому выстраивать процесс работы с маркировкой нужно самостоятельно, не полагаясь на встроенные проверки площадки как на гарантию защиты.

При FBO право собственности переходит к маркетплейсу после подписания универсального передаточного документа (УПД). Но ответственность за корректность кодов и их соответствие документам на этапе поставки все равно лежит на продавце. Площадка проверяет то, что ей передали, но не исправляет ошибки. Если коды маркировки (КМ) не читаются, не совпадают с УПД или отсутствуют — товар просто не примут, а селлер потеряет время и деньги на обратную логистику.

Что меняется для продавцов на маркетплейсах с 1 октября 2026 года

С 1 октября 2026 года вступает в силу закон 289-ФЗ от 31.07.2025 г, который прямо обязывает маркетплейсы проверять наличие и корректность маркировки при приемке товара. Раньше такая проверка тоже проводилась, но во многом оставалась внутренним правилом площадок. Теперь это требование закреплено законодательно.

На практике это означает одновременное ужесточение контроля с двух сторон. Площадка будет строже фильтровать поставки на входе, чтобы самой не попасть под санкции. Но это не снимает ответственности с селлера: если товар не пройдет проверку, его просто не примут, а продавец потеряет время и деньги на логистику. Поэтому готовить коды и документы нужно с еще большим вниманием, чем раньше.

Как коды передаются на самом деле: УПД, а не карточка товара

Цепочка действий при работе с маркировкой состоит из трех этапов, и у каждого своя роль:

1. Оформление товарной карточки (актуально и для FBO, и для FBS). Вы указываете GTIN и признак «маркированный товар». Это нужно, чтобы площадка понимала: позиция подлежит маркировке, и при продаже КМ попадут в чек.
2. Загрузка кодов в личный кабинет маркетплейса. При FBO это делается при создании поставки, при FBS — на этапе сборки заказа. Площадка получает информацию, какие именно позиции к ней поступают, и сверяет их с документами. Но сама по себе загрузка не передает право собственности на продукцию.
3. Подписание универсального передаточного документа (УПД). Это обязательный шаг для схемы FBO. Только после подписания УПД маркетплейс становится собственником партии и может выводить коды из оборота после продажи.

Пока УПД не подписан с обеих сторон, для Честного ЗНАКа товар все еще числится на балансе селлера, даже если физически он уже лежит на складе маркетплейса. Без подписанного документа площадка не сможет вывести коды из оборота — они зависнут на балансе продавца и рано или поздно приведут к расхождениям и штрафам.

Что такое УПД с кодами маркировки простыми словами

УПД — это электронный документ, который заменяет накладную и счет-фактуру. Он используется при передаче партии маркированной продукции от селлера к маркетплейсу и содержит коды Data Matrix для каждой товарной единицы. Документ формируется в учетной системе (например, в 1С), подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и передается контрагенту через оператора ЭДО. После подписания УПД площадка юридически становится владельцем товара и может распоряжаться кодами.

Какие данные товара должны совпадать

При приемке партии от селлеров площадка проверяет:

• количество единиц в поставке;
• читаемость и подлинность кодов Data Matrix на каждом экземпляре;
• статус кодов — они должны быть «в обороте» и числиться за продавцом;
• соответствие данных из УПД фактической поставке;
• совпадение информации из УПД с карточкой товара (GTIN, категория, а для отдельных категорий — размер, цвет или объем).

Если хотя бы по одному пункту выявлено расхождение, груз могут не принять или принять частично, зафиксировав акт разногласий. Дальше — оформление корректировочного документа (УКД), а это — потеря времени, которая грозит срывом сроков поставки на склад маркетплейса.

Подготовка товара до отгрузки на склад маркетплейса

Чаще всего о проблемах с кодами селлер узнает уже при отказе в приемке. Чтобы не доводить до этого, нужно заранее убедиться, что товар соответствует требованиям.

Кто наносит код: селлер, поставщик или производитель

Если товар производится или импортируется в РФ самостоятельно, именно продавец заказывает и наносит коды маркировки. Если продукция закупается у поставщика, она приходит с уже нанесенными кодами и с УПД, в котором эти КМ перечислены. В любом случае продавец обязан проверять читаемость и статус каждого идентификатора в Честном ЗНАКе до отправки на склад маркетплейса. Для решения этой задачи понадобится 2D-сканер, например MERTECH CL-2220 BLE SPP Dongle P2D. Это недорогое устройство, которое успешно справляется с чтением мелких, выцветших и поврежденных кодов Data Matrix.

Требования к этикетке и упаковке

Код Data Matrix должен быть:

• читаемым под любым углом, без бликов и повреждений;
• не перекрытым скотчем, пломбами, ценниками и другими наклейками;
• продублирован на транспортной упаковке, если товар поставляется коробами или палетами;
• устойчивым к выцветанию, истиранию и перепадам температуры — этикетка должна оставаться читаемой весь срок оборота товара;

Еще одно важное требование — КМ должен быть нанесен тем участником, который получил его в Честном ЗНАКе и ввел его в оборот. Если селлеру поступил товар с уже нанесенной этикеткой, а она повреждена, просто перепечатать этот же код из 1С не получится. Придется заказывать новый КМ в системе и проводить перемаркировку.

Для изготовления этикеток понадобится принтер с термо- или термотрансферной технологией печати, например термотрансферный принтер этикеток MERTECH TLP4H. Изображение, полученное с помощью такого оборудования, устойчиво к воздействию воды, УФ-лучей, химических веществ и других внешних факторов. Штрих-код остается читаемым для сканера более полугода.

Схема FBO: склад маркетплейса

Когда товар хранится и доставляется силами площадки, ключевая задача селлера — корректно передать коды через УПД.

Как это устроено у Wildberries

Промаркированный товар отгружается на склад. При приемке сотрудники Wildberries проверяют читаемость и подлинность кодов. По итогам проверки маркетплейс сам формирует УПД на основе фактически принятых позиций и направляет его селлеру через ЭДО. Подписать документ нужно в течение 3 рабочих дней. После этого партия переходит в собственность площадки, которая отвечает за вывод кодов из оборота.

Как это устроено у Ozon

Процесс также начинается с отгрузки товара на склад. Но перед этим селлер направляет маркетплейсу УПД с базовой информацией о поставке. При приемке Ozon построчно сверяет коды с этим документом и формирует итоговый УПД, который идет на подпись продавцу. Если часть кодов не прошла проверку (не читаются или не совпадают с данными поставки), площадка может принять только корректные позиции, а по остальным зафиксировать расхождение с созданием УКД.

Внедрение терминала сбора данных помогает снизить риск ошибок при передаче КМ маркетплейсу. С помощью ТСД работник склада может быстро проверить коды маркировки перед отгрузкой партии, посчитать количество товаров, правильно подобрать КМ для добавления в документ и мгновенно выгрузить их в 1С без искажений. Примеры подходящих устройств для селлеров — MERTECH MovFast S45 и S55.

Схема FBS: свой склад, чужая логистика

По схеме FBS товар хранится у продавца, а маркетплейс отвечает только за доставку. Это значит, что коды маркировки остаются на балансе селлера вплоть до продажи, и все операции с ними — его зона ответственности.

Сроки передачи и вывода кодов из оборота

Порядок действий при FBS выглядит так:

1. Когда поступает заказ, продавец собирает его на своем складе и передает коды маркировки площадке. Обычно это делается в личном кабинете на этапе сборки — до того, как заказ будет передан в доставку.
2. После того как заказ выкуплен и площадка выдала покупателю чек, селлер обязан вывести коды из оборота в Честном ЗНАКе. На это отводится 3 дня.

Если уложиться в срок не удалось, коды остаются на балансе, а в учете возникает расхождение. Это одна из самых частых причин штрафов: многие продавцы просто забывают списать коды после продажи.

Топ ошибок, которые разворачивают поставку

На основе практики маркетплейсов мы собрали самые частые причины отказов в приемке маркированных товаров.

• Отсутствие признака «Маркировка» в карточке. Без этой отметки площадка не распознает товар как маркированный и проведет его как обычный — без Data Matrix в чеке.
• Несовпадение GTIN в карточке и УПД. Маркетплейс не сможет сопоставить товар с документом и откажет в приемке.
• Поврежденные или нечитаемые коды. Если этикетка выцвела, затерлась или отклеилась, сканер маркетплейса не распознает код Data Matrix, и товар не примут.
• Перепечатка кода из 1С при повреждении этикетки. Просто распечатать тот же код нельзя — он не пройдет проверку на подлинность при приемке. Потребуется заказать новый код и провести перемаркировку.
• Расхождение по количеству между УПД и фактом. При несовпадении данных площадка не закроет поставку, пока селлер не оформит УКД.
• Нарушение срока подписания УПД (для FBO). Если не подписать документ в течение 3 рабочих дней, приемка срывается, а товар могут вернуть за счет продавца.
• Несвоевременный вывод кодов из оборота (для FBS). После продажи у селлера есть 3 дня, чтобы списать коды. Если этого не сделать, коды остаются на балансе и возникает расхождение.

Большинства перечисленных ошибок можно избежать, если тщательно проверять читаемость, статус и количество кодов перед отгрузкой, используя 2D-сканер или терминал сбора данных.

Чек-лист перед первой поставкой

Перед отправкой первой партии необходимо убедиться, что соблюдены основные условия:

• пройдена регистрация в Честном ЗНАКе, есть действующая УКЭП;
• заключен договор с оператором ЭДО и настроен обмен с контрагентами;
• в карточке указан GTIN и проставлен признак «Маркировка»;
• коды Data Matrix не повреждены, читаются и находятся в обороте;
• для проверки КМ на складе используется 2D-сканер или терминал сбора данных.

Подведем итоги

Главное, что стоит запомнить: за КМ всегда отвечает продавец. С 1 октября 2026 года контроль со стороны маркетплейсов усилится, поэтому готовить коды и документы нужно тщательнее, чтобы приемка прошла без замечаний.

Переход права собственности на товар происходит только после подписания УПД. При работе по FBO на это дается 3 дня, при FBS — 3 дня на вывод кодов из оборота после продажи. Нарушение этих сроков — одна из самых частых причин расхождений в учете и штрафов.

Чтобы избежать ошибок, проверяйте читаемость, статус и количество идентификаторов до отправки на склад. ТСД ускоряет эту работу и передает сведения в учетную систему без ручного ввода.