Как списать утерянные на маркетплейсах товары в «Честном знаке»

Селлеры на OZON и Wildberries могут утратить товары, хранящиеся на складе маркетплейса. Это может произойти из-за пожара или другой чрезвычайной ситуации, а иногда по вине работников склада. После утери продукции коды маркировки остаются активными в системе «Честный знак». Мы расскажем, как правильно списать маркированую продукцию, утраченную на маркетплейсах в 2026 году.

Кто отвечает за списание утраченной продукции

На OZON и Wildberries есть 2 основные модели работы:

• FBS: селлер хранит товары на своём складе. Он самостоятельно собирает и упаковывает заказы, организует их доставку до пункта приёмки.
• FBO или FBW: селлер хранит товары на складе маркетплейса. Сотрудники маркетплейса отвечают за сборку, упаковку и доставку заказов.

При работе по схеме FBO или FBW маркированные товары передаются в собственность торговой площадки. Селлер подписывает УПД в «Честном знаке» с OZON или Wildberries. После этого коды переходят в собственность маркетплейса. Поэтому за вывод проданных экземпляров из оборота отвечает торговая площадка.

При работе по схеме FBS товары остаются в собственности селлера. В этом случае он не должен подписывать УПД с OZON или Wildberries. Коды маркировки остаются на балансе селлера, пока продукция не доставлена покупателям. После доставки селлер должен выводить коды из оборота за 3 рабочих дня.

Утрата на складе маркетплейса может произойти как в первом, так и во втором случае. В схеме FBO это чаще всего происходит на складе, где товары хранятся в ожидании заказа. В схеме FBO или FBW продукция может быть утрачена, когда её передали на склад маркетплейса для доставки покупателю.

Если утрата произошла на схеме FBO, маркетплейс должен списать утраченную продукцию. Если товар оказался утрачен на схеме FBS, селлер должен подготовить документы, подтверждающие утрату, и оформить списания в «Честном знаке».

Правила списания утраченной продукции в «Честном знаке»

В системе «Честный знак» есть механизм списания продукции. Если изделия выбыли из оборота не по причине оптовой или розничной продажи, нужно списать их с указанием причины. Списание можно оформить на сайте «Честного знака» или в любой программе, которая обменивается с ним данными по протоколу API.

Если маркированный товар был утрачен на складе OZON или Wildberries, когда он был передан в доставку по схеме FBS, нужно создать заявку по форме «Вывод из оборота». В ней нужно указать причину выбытия кодов маркировки. Для ситуации, когда утрата продукции произошла на складе маркетплейса, подойдёт один из двух вариантов:

• «Утрата» — когда изделия были утеряны или похищены.
• «Уничтожение» — когда изделия были уничтожены в результате чрезвычайной ситуации.
• «Утилизация» — когда изделия были повреждено и не подлежат восстановлению.

Важно: если продукция была утрачена, нужно оформить заявку по шаблону «Вывод из оборота», а не по шаблону «Списание».

Документ по форме «Списание» создаётся, когда товар остаётся в наличии, и надо списать только код маркировки. Тогда из оборота выходит нечитаемый или утраченный код. При создании заявки по форме «Вывод из оборота» списывается и код маркировки, и единица продукции.

Как показывает практика, большинство селлеров списывают утерянные на складах Wildberries или OZON коды по причине «Утрата». Рассмотрим, как правильно оформить списание в этом случае.

Пошаговая инструкция, как списать утраченные коды

Шаг №1: Сбор комиссии по списанию

Списать маркированные товары по причине «Утрата» можно по результатам инвентаризации. Для этого нужно собрать комиссию, которая будет заниматься подготовкой документов для «Честного знака». Руководитель предприятия должен издать приказ об инвентаризации.

В состав комиссии могут входить:

• представители администрации;
• работники из отдела бухгалтерии;
• другие лица, которые несут материальную ответственность.

Списанию в «Честном знаке» подлежат только товары, которые были утрачены или уничтожены. А если они были частично повреждены, их можно утилизировать, отремонтировать или продать со скидкой. Решение комиссии будет зависеть от состояния каждого изделия и возможности ремонта.

Шаг №2: Запрос документов у Wildberries или OZON

Поскольку товары были переданы на склад маркетплейса, не получится самостоятельно провести инвентаризацию. Нужно запросить документы у Wildberries или OZON. Лучше сделать это сразу, как только вы узнали о происшествии на складе. Запрос на выдачу документов можно направить по email или через личный кабинет селлера.

Список документов, которые маркетплейс должен предоставить по запросу:

• Уведомление о чрезвычайной ситуации.
• Перечень артикулов, которые находились на складе.
• Акт о проведении инвентаризации.
• Акты об утрате, уничтожении или повреждении.
• Перечень утраченных товаров.
• Уведомление о транспортировке остатков товара на другой склад.
• Решение о компенсации финансовых потерь селлеру или обоснованный отказ.

Получив документы, нужно сверить их между собой. В документах не должно быть противоречий. В отчётах должны быть перечислены артикулы и количество товаров каждого вида, причём даты поставок должны совпадать.

Если в документах будут неточности, нужно отправить повторный запрос. Желательно приложить к нему документы, подтверждающие вашу точку зрения. Например:

• Акты приема-передачи.
• Транспортные накладные.
• Договоры с поставщиками.
• Отчёты о реализации на маркетплейсе.

В качестве доказательств можно использовать скриншоты из рабочего аккаунта селлера на OZON или Wildberries. На скриншотах должно быть видно количество товаров и их статусы. На снимках должны быть дата и время, когда был сделан скриншот. Важно доказать, сколько единиц было на складе на момент чрезвычайной ситуации.

Шаг №3: Инвентаризация по документам

Инвентаризационная комиссия должна составить список товаров, переданных на склад торговой площадки. Затем этот список нужно сравнить с документами, полученными от маркетплейса. Все экземпляры из списка нужно разделить на 4 группы:

• Уничтоженные (не подлежат восстановлению).
• Повреждённые (подлежат ремонту или подходят для продажи со скидкой).
• Сохранившиеся (были перемещены на другой безопасный склад).
• Потерянные (местонахождение и состояние которых неизвестно).

Уничтоженные и потерянные товары нужно списать в «Честном знаке». Для этого нужно оформить Акт о списании продукции по форме ТОРГ-16. Он понадобится при подаче заявки на вывод кодов из оборота.

Шаг №4: Подготовка документов для «Честного знака»

Чтобы списать маркированные товары в «Честном знаке» нужно подготовить пакет документов как доказательство потери. К заявке на вывод кодов маркировки необходимо приложить:

• Список позиций, которые были переданы маркетплейсу.
• Аналитику и скриншоты из рабочего аккаунта селлера.
• Акт о результатах инвентаризации.
• Сличительную ведомость.
• Приказ о списании.
• Акт о списании

Подать заявку на вывод кодов из оборота следует в течение 3 рабочих дней после оформления Акта о списании продукции, утраченной на складе маркетплейса.

Шаг №5: Вывод утраченных кодов из оборота

Рассмотрим, как подать заявку на вывод маркированной продукции из оборота на сайте «Честный знак». В программах для учёта маркированной продукции будет похожий порядок действий, хотя отдельные детали могут отличаться.

Пошаговая инструкция для селлеров:

1. Выберите товарную группу, по которой произошла утрата.
2. Открой раздел меню «Документы» и выберите функцию «Создать».
3. Выберите шаблон для заполнения заявки «Вывод из оборота».
4. Выберите из списка причину списания (например, «Утрата»).
5. Введите дату, когда коды выбыли из оборота. Дата должна совпадать с Актом о списании.
6. Укажите реквизиты документа (Акта), который подтверждает списание. В шаблоне заявки может понадобиться указать тип первичного документа, его название и номер, а также дату заполнения.
7. Перечислите коды маркировки утраченных единиц. Это можно сделать быстро с помощью загрузки CSV-файла.
8. Нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

Если не списать утраченные товары, система будет считать, что они всё ещё находятся на складе. Алгоритмы системы «Честный знак» посчитают подозрительным, что на балансе находится много кодов маркировки, статус которых не меняется месяцами. В этом случае можно получить штраф за задержку при передаче отчётности в систему. С 1 сентября 2026 года штрафы за нарушения в «Честном знаке» назначаются автоматически.

Шаг №6: Перемаркировка оставшейся продукции

Если товары можно вернуть в оборот, но коды маркировки оказались утрачены, такие товары надо перемаркировать. Для этого нужно списать утраченные коды маркировки и заказать новые коды в «Честном знаке». Маркетплейс должен вернуть товары на склад отправителя. Поскольку торговая площадка не принимала коды по УПД, она не может ими распоряжаться.

Совет: Перемаркировку удобно проводить с помощью терминала сбора данных (ТСД) и принтера этикеток. Для печати кодов маркировки лучше использовать термотрансферный принтер. Этикетки в этом случае получаются более долговечными.

Подведём итоги

Списание товаров, утраченных на складе OZON или Wildberries — это не всегда ответственность селлера. Кто отвечает за списание маркированной продукции в системе «Честный знак», зависит от модели: на FBO/FBW списание обязан проводить маркетплейс, а на FBS — сам продавец.

Чтобы списать товары, селлер должен подтвердить факт утраты документами и подать заявку на вывод кодов из оборота. Подать заявку нужно в течение 3 рабочих дней после оформления Акта о списании. Чем быстрее будут собраны доказательства утраты, тем меньше риск претензий со стороны «Честного знака» и выше шансы на компенсацию потерь.