10 вопросов и ответов по работе с ЭЦП в системе «Честный ЗНАК»

Какая электронная подпись лучше?

Работа с маркировкой начинается с регистрации на платформе «Честный знак». Но создать новый аккаунт не получится без электронной подписи. Позже электронная подпись понадобится для того, чтобы подписывать УПД (универсальные передаточные документы, аналог бумажных накладных).

Для работы с системой «Честный знак» нужна УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). УКЭП обеспечивает максимальный уровень безопасности. Получить УКЭП можно в ФНС или аккредитованном удостоверяющем центре. Электронная подпись должна быть оформлена на руководителя компании или ИП.

Выбор формата УКЭП зависит от того, как вы планируете подписывать электронные накладные:

• На компьютере. Для работы на компьютере подойдёт любая УКЭП на внешнем носителе («флэшке») или с программным сертификатом.
• На онлайн-кассе. Не все аппаратные или программные УКЭП совместимы с конкретной кассой. Если вы планируете подписывать накладные на кассе, уточните у вендора, какие УКЭП подойдут. Но если вы будете на кассе только пробивать товары, а УПД подписывать на компьютере, можно использовать любую УКЭП.
• На телефоне. Чтобы подписывать документы на телефоне, нужно получить УКЭП с NFC (например, Рутокен ЭЦП 3.0 NFC) или оформить виртуальную УКЭП, которая работает без физического носителя (например, SmartToken-PRO). Прежде чем оформлять виртуальную УКЭП, нужно проверить, совместима ли она с товароучётной системой и оператором ЭДО.

К УКЭП прилагаются СКЗИ (средства криптографической защиты информации). СКЗИ могут быть аппаратными, программными или комбинированными. Для работы с УКЭП требуется установить СКЗИ на компьютер, смартфон или кассу. Инструкция по установке и настройке СКЗИ обычно идёт в комплекте с УКЭП.

Подойдёт ли имеющаяся электронная подпись?

Для работы с маркировкой «Честный знак» требуется УКЭП, оформленная на имя руководителя предприятия или на имя ИП. Не получится использовать простую электронную подпись (ПЭП) или неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Не подойдёт для регистрации в проекте даже квалифицированная электронная подпись, оформленная на физическое лицо (КЭП физлица). Во всех перечисленных случаях придётся оформлять новую электронную подпись.

УКЭП руководителя или ИП отличается от других электронных подписей усиленной защитой. В её составе присутствует квалифицированный сертификат, структура которого определяется приказом ФСБ России №795 от 27 декабря 2011 г. Программное обеспечение для работы с УКЭП проходит обязательную сертификацию от ФСБ России.

Чтобы проверить, подходит ли ваша электронная подпись для работы с маркировкой, активируйте её и перейдите по ссылке. Система покажет, подходит ли УКЭП для работы с «Честным знаком».

Важно: Проверьте срок действия вашей УКЭП. Если окажется, что он скоро закончится, продлите срок действия имеющейся УКЭП или получите новую.

Как выбрать оператора ЭДО?

Для работы с документами в системе «Честный знак» понадобится подключение к электронному документообороту (ЭДО). Участники рынка маркированных товаров могут пользоваться услугами любых операторов ЭДО, поддерживающих интеграцию с «Честным знаком».

Лучшее решение для магазина — запросить у всех поставщиков, услугами каких операторов ЭДО они сотрудничают. Когда у магазина один поставщик, можно заключить договор с его оператором ЭДО. Во многих отраслях крупные дистрибьюторы подключены к нескольким операторам. В этом случае нужно выбрать одного из популярных операторов.

Важно: Возможно, придётся заключать соглашение об обмене документами по ЭДО с некоторыми поставщиками.

Когда поставщик и розничный магазин подключены к разным операторам ЭДО, нужно настраивать роуминг. У некоторых операторов ЭДО роуминг подключается автоматически. Но чаще всего его приходится настраивать. Настройка роуминга с несколькими операторами ЭДО может занять до 1 месяца. Лучше начать готовиться к переходу на новую систему работы заранее.

Участникам системы «Честный знак» доступен бесплатный сервис «ЭДО Лайт». В нём содержится необходимый набор инструментов для малого бизнеса.

Может ли онлайн-касса быть привязана к одному ИНН, а ЭДО ― к другому?

По правилам системы «Честный знак» это не допускается. Продавать товары в розницу должно то же юридическое лицо, которое принимает их на баланс по ЭДО. Аналогичное правило действует и для ИП.

Нельзя принимать товары по ЭДО на одно юридическое лицо, а продавать их от другой компании. За это нарушение полагается штраф с конфискацией оптовой партии.

Когда формат бизнеса предполагает управление несколькими юрлицами, необходимо передавать товары от одного юрлица другому по внутренним документами. Чтобы оформить передачу товара между подразделениями, также понадобится подключение к ЭДО.

Обязательно ли сверять все коды при приемке?

В правилах системы «Честный знак» нет такого требования. Принимающая сторона может просто подписать УПД без проверки кодов маркировки. В этом случае принимающая сторона будет нести ответственность за ошибки, сделанные поставщиком.

Отправитель может указать в УПД одни коды маркировки, а отправить другие. Подобные ошибки часто происходят при комплектации заказов. Поставщик может прислать не полный список кодов или пустой документ.

Если принять партию без проверки УПД, фактически отгруженные коды маркировки не перейдут на баланс нового владельца. Розничный магазин не сможет продавать такие товары через кассу, поскольку по документам они ему не принадлежат. Попытка продать товары в обход кассы также будет нарушением. В этом случае магазин рискует получить штраф с конфискацией партии.

Но сканирование каждого кода маркировки из оптовой партии заняло бы много времени. Есть два варианта решения этой проблемы:

• выборочная проверка кодов;
• приёмка по кодам агрегации.

Многие поставщики работают с кодами агрегации. Это специальные коды для учёта транспортных упаковок. После сканирования кода агрегации становится доступен список индивидуальных кодов маркировки, которые находятся внутри упаковки. Если поставщик не работает с кодами агрегации, можно попросить его использовать этот инструмент для учёта оптовых партий.

Что делать, если коды маркировки не соответствуют УПД?

Проверка новых поступлений может показать, что отгруженные коды маркировки не соответствуют информации в УПД. В этом случае у принимающей стороны есть 2 варианта:

• Аннулировать УПД и запросить у поставщика новый документ.
• Сообщить об ошибках и запросить корректировочный файл.

Нельзя подписывать УПД с ошибками. Требуется подождать, пока поставщик пришлёт новый УПД, и убедиться, что все ошибки исправлены. После этого можно подписать новый документ и принять коды на баланс.

Что делать, если на товаре нет кодов маркировки?

Отсутствие специальных кодов на товарах, которые давно подлежат маркировке, является грубым нарушением правил системы «Честный знак». Не следует принимать такую партию у поставщика и пытаться её реализовать. За это нарушение получить крупный штраф с конфискацией.

Если товар начали маркировать 1-2 года назад, проверьте сроки маркировки остатков. Возможно, ещё не закончился период, когда немаркированные остатки можно распродавать. В этой ситуации можно принять партию по бумажным накладным. Но нужно будет промаркировать или продать их до определённого срока.

В некоторых товарных группах можно распродавать остатки, пока у них не кончится срок годности. Проверить сроки маркировки остатков для разных категорий можно на сайте «Честный знак».

Как продавать маркированные товары по интернету?

Маркированные товары можно продавать через интернет. Как списывать коды маркировки в этом случае, зависит от способа доставки:

• Если интернет-магазин самостоятельно доставляет заказы, и оплата проводится по адресу клиента, чеки выдают курьеры. У сотрудников при себе должен быть кассовые терминалы, которые поддерживают работы с маркировкой.
• Когда интернет-магазин самостоятельно доставляет заказы по предоплате, рекомендуется формировать 2 чека. При оплате заказа автоматически формируется чек предоплаты. При доставке заказа курьер должен отсканировать маркировку и выдать второй чек.
• Если интернет-магазин доставляет заказы через стороннюю курьерскую службу, он должен списывать коды маркировки, прежде чем передавать заказы в службу доставки.

Списывать коды маркировки через свою службу доставки можно, когда она работает под теми же реквизитами, на которые принимается. В ином случае курьерская служба не является участником оборота маркированной продукции, и списывать коды нужно заранее.

Для селлеров на маркетплейсах действуют аналогичное правила. Маркетплейс оказывает услуги посредника, а не становится владельцем маркированной продукции. Селлеры обязаны списывать коды маркировки, прежде чем отгружать товары на склады маркетплейсов или передавать заказы в службу доставки.

Как работать, если склад и касса распределены?

В фискальных чеках должна содержаться информация о маркированной продукции. Когда склад и касса распределены, решить задачу можно разными способами:

• Доставлять товары к кассе по мере необходимости. Такая схема отнимает много времени у сотрудников. Работать с крупногабаритными товарами по этой схеме будет неудобно.
• Использовать ТСД или смартфоны для создания пречеков. Кладовщики могут сканировать маркировку через приложение и создавать пречеки. Кассиры будут получать пречеки через интернет и пробивать фискальные чеки. Кладовщики будут отгружать заказы по пречекам.
• Установить на складе кассу. Сотрудники офиса продаж будут пробивать чеки предоплаты. Работники склада будут пробивать чеки полного расчёта, в которых будут коды маркировки. Эта схема хорошо работает, когда кассовая программа и WMS-система синхронизированы.

Ещё один вариант решения проблемы предлагает компания 1С. В программных решениях от 1С кассиры могут отправлять на склад заказы для доформирования. Получив такой заказ, кладовщик создаёт документ реализации, сканирует коды маркировки и отправляет документ кассиру. После получения ответа кассир пробивает фискальный чек. Клиент получает чек и идёт забирать товар со склада.

Обязательно ли нужны 2D-сканеры для кассы?

Розничные магазины обязаны сканировать коды маркировки на кассе. После сканирования кодов информация о маркировке добавляется в фискальные чеки. ОФД получает отчётность о продажах маркированных товаров и передаёт её в «Честный знак». Коды проданных товаров списываются с баланса магазина автоматически.

В системе «Честный знак» используются 2D коды Data Matrix. В отличие от привычных линейных кодов, они выглядят как последовательность пикселей. Линейные сканеры, которые справляются с обычными штрих-кодами, не могут распознавать коды маркировки. Для продажи маркированных товаров нужно подключить к каждой кассе 2D сканер штрих-кода.

Какие 2D сканеры штрих-кода подходят для «Честного знака»:

• Высокая скорость сканирования (не менее 100 скан/сек).
• Распознавание кодов Data Matrix размера от 5х5 мм.
• Широкий диапазон охвата при сканировании.
• Распознавание штрих-кодов на большой дистанции.
• Подсветка с технологией защиты от бликов.

Компания MERTECH предлагает 2D сканеры штрих-кода для работы с маркированными товарами. В каталоге есть стационарные, ручные и беспроводные сканеры, соответствующие требованиям «Честного знака». Мы предлагаем сканеры с гарантией и поддержкой от производителя. Доставка оборудования выполняется по всей России. Оставьте заявку на сайте, и мы ответим на вопросы, и подберём 2D сканеры штрих-кода для вашего бизнеса.