ТСД для инвентаризации — как использовать терминал сбора данных правильно

Что такое терминал сбора данных?

Терминал сбора данных — это устройство для автоматизации бизнес-процессов. Он представляет собой мини компьютер с 2D сканером. У терминала сбора данных есть процессор, оперативная и внутренняя память, дисплей, кнопки для управления. Встроенный сканер может распознавать 2D или 1D штрихкоды. Некоторые модели считывают радиочастотные метки. Терминал поддерживает несколько интерфейсов для беспроводного подключения к ПК.

Многофункциональный прибор используется для сбора данных, для создания, редактирования и хранения документов. Список возможностей зависит от модели аппарата и установленного софта. Внедрение ТСД упрощает работу кладовщиков, логистов и бухгалтеров. С помощью мобильных компьютеров можно принимать поставки, управлять ценами, контролировать движение товаров, а также решать многие другие задачи.

Использование ТСД для инвентаризации

Руководство складов и магазинов регулярно проводит инвентаризацию. Эта процедура позволяет выявить пересортицу и недостачу. После инвентаризации можно скорректировать информацию об остатках в базе данных. Полученные результаты показывают, какие товары пользуются спросом, а какие нет.

На основе полученного отчета можно назначать цены на продукцию и планировать закупки. Когда информация в базе данных актуальная, работники склада быстрее собирают заказы. Регулярная инвентаризация помогает быстро выявить факты хищения и причины порчи товаров. Чтобы часто проводить процедуру, нужно использовать ТСД. Ручная инвентаризация занимает много времени, а при работе проверяющие могут допускать ошибки.

Преимущества внедрения ТСД на складе:

1. Быстрый подсчет товаров по штрихкодам.
2. Автоматическая сверка информации с базой данных.
3. В отчетности нет ошибок из-за человеческого фактора.
4. Повышение производительности сотрудников.
5. Сокращение издержек на организацию работы склада.
6. Возможность организовать удобную систему хранения.
7. Контроль за перемещением товаров по ячейкам.
8. Быстрое изменение цены на продукцию.

Чтобы оптимизировать рабочие процессы, следует внедрить товароучетную программу и заказать ТСД для сотрудников. Вложения быстро окупятся за счет сокращения пересортицы и недостачи, а также за счет повышения эффективности работы персонала. Программное обеспечение для ТСД позволяет работать с любой продукцией. Терминалы подходят для управления бизнесом любого размера: от маленьких магазинов до развитых торговых сетей или крупных складских комплексов.

Как провести инвентаризацию на терминале?

Чтобы начать работу, нужно подключить прибор к товароучетной системе. Все модели терминалов MERTECH прошли интеграцию с популярными программами для управления бизнесом. Наши ТСД совместимы с 1С, «Контур», «Мой склад» и другими программными решениями. Для подключения и интеграции приборов не требуется много времени.

Проводить инвентаризацию можно двумя способами:

1. На основе данных из товароучетной программы.
2. На основе фактического количества остатков.

Когда инвентаризация выполняется по остаткам, кладовщики сами создают накладные. Они также сканируют штрихкоды и считают количество товара. Заполненные описи сотрудники отправляют в товароучетную программу. Бухгалтер получает отчеты и сверяет информацию с базой. Излишки он принимает на баланс, используя функцию «Оприходование». Недостача списывается с помощью инструмента «Списание».

В другом случае бухгалтер создает инвентаризационные ведомости в программе и отправляет их кладовщикам. Работники сканируют штрихкоды при помощи ТСД и считают количество остатков. Они вносят цифры в ведомость, а терминал автоматически выполняет сверку. По каждой позиции будет показан отчет: соответствие данных, излишки или недостача. Рассмотрим подробнее, как проводится инвентаризация по ведомости.

Пошаговая инструкция для пользователя

Работа начинается с подключения терминала к компьютеру. Как выполнить интеграцию, указано в инструкции к каждой модели. В память подключенного устройства нужно добавить информацию о товарах. Можно выгрузить каталог из товароучетной программы или использовать файл Microsoft Office.

Что должно быть указано в каталоге:

1. 1D или 2D штрихкод;
2. остатки в программе;
3. актуальная цена.

Чтобы распознать штрихкод, нужно направить камеру терминала на этикетку и нажать на кнопку сканирования. Она расположена на клавиатурной или на боковой панели устройства. Считывание и расшифровка штрихкодов занимают доли секунды. После распознавания информации система издает характерный звук.

В учетной ведомости появляется цифровой код и название позиции. В строке «Количество» будут указаны остатки в товароучетной системе. Эту цифру можно изменить и ввести реальное число остатков. Когда ведомость будет полностью заполнена, нужно передать результаты в систему.

Отчетность можно загрузить напрямую или через внешние сервисы, например, через «Генератор Приложений». Бухгалтер сможет увидеть, по каким позициям есть расхождения, и создать файлы на списание или оприходование.

Применение ТСД для инвентаризации в 1С

Терминал сбора данных позволяет быстро вносить изменения в единую базу. Бухгалтер компании может создавать задания для нескольких работников, чтобы инвентаризация была завершена за короткий срок. ТСД MERTECH совместимы с версиями 1С 8 и выше. Для примера мы рассмотрим алгоритм переучета в 1С Управление торговлей.

Подготовка инвентаризационной ведомости

Процедура начинается с создания инвентаризационной ведомости. Требуемый функционал есть в учетной записи бухгалтера, заведующего складом или другого ответственного сотрудника.

Как создать задание для переучета:

1. В меню открыть вкладку «Склад и доставка».
2. Выбрать раздел «Излишки, недостачи, порчи».
3. Перейти в подраздел «Пересчет товаров».
4. Создать новый файл. На вкладке «Основное» указать склад, назначить ответственное лицо и исполнителя задания.
5. На вкладке «Товар» выбрать вариант сортировки номенклатуры.
6. В разделе «Склад» указать точку, для которой будет сделана выгрузка.
7. Нажать кнопку «Заполнить по отбору». Программа сгенерирует таблицу с наименованиями, которые соответствуют критериям.
8. Нажать кнопку «Выгрузить товары».

Новые инвентаризационные ведомости можно отправлять кладовщикам и работникам торгового зала. После получения файла сотрудник может приступать к переучету остатков.

Проведение инвентаризации

Алгоритм действий зависит от интерфейса приложения, установленного на ТСД. Для примера мы рассмотрим, как выполнить инвентаризацию в Mobile SMARTS: Магазин 15. Это популярный софт для управления бизнес-процессами в розничной торговле.

Для начала работы кладовщик должен открыть раздел «Инвентаризация» в меню приложения. На этой вкладке показаны задания на переучет товарно-материальных ценностей. Сотрудник должен отметить новую накладную из списка и нажать кнопку «Выбор». В меню операций с файлом нужно перейти в раздел «Склад» и выбрать строчку с названием локации. После этого можно начинать переучет.

Инвентаризация в Mobile SMARTS выполняется по классической схеме. Работник должен выбрать позицию из накладной и отсканировать штрихкод. На экране появится название и цена продукции. Сотрудник должен ввести количество остатков. Можно подсчитывать товары вручную и указывать полученные цифры в программе. Такой подход ускоряет инвентаризацию, но при ручном подсчете сотрудники могут достигать ошибки.

Чтобы узнать точное число остатков, нужно отсканировать штрихкоды со всех товаров. ТСД будет автоматически суммировать цифры по каждому артикулу. Приложение будет показывать названия и характеристики продукции, плановое и фактическое число остатков. В финале система покажет уведомление, по каким строкам информация сошлась, а где обнаружены излишки или недостача.

Обработка результатов

Терминалы сбора данных передают информацию в товароучетную систему. Ведомости из Mobile SMARTS можно отправлять двумя способами:

• В серверном режиме. Терминал отправляет результаты на облачный сервер. Информация передается в товароучетную систему из облака. Обновление базы выполняется по запросу пользователя или автоматически.
• В батч-режиме. Для загрузки файлов нужно подключить внешнее устройство к ПК и открыть обработку (сервис от поставщика софта). Далее нажать на кнопку «Обмен документами», чтобы выбрать файлы для загрузки в базу.

Процедура загрузки отчета в систему занимает в среднем 5-10 минут. Скорость обновления базы не зависит от способа загрузки информации. Даже при большом объеме товарной номенклатуры проведение операции выполняется быстро.

Как выбрать терминалы для инвентаризации?

При подборе терминалов следует учитывать условия работы, ассортимент продукции и желаемую цену приборов. Для курьеров и экспедиторов подходят легкие карманные модели. Это приборы с маленьким корпусом и аккумулятором, который обеспечивает долгую работу без подзарядки. Степень защиты у карманных и транспортных моделей: IP54. ТСД можно использовать на улице, в условиях низкой температуры, под дождем или снегом.

Промышленные модели с классом защиты IP67 предназначены для сложных условий. Они могут работать в холодильных цехах, в пыльных или влажных помещениях. Промышленные терминалы можно использовать для учета сырья, заготовок, деталей и продукции на производстве. Цена ТСД с максимально защищенным корпусом выше средней по рынку.

Офисные модели подходят для помещений с комнатной температурой и нормальной влажностью, в которых нет пыли. Бюджетные терминалы не рассчитаны на суровые условия эксплуатации. Они подходят для торговых залов и рабочих кабинетов. Цена офисных ТСД доступна для начинающих предпринимателей.

Конструкция сканера

При покупке устройства следует обратить внимание на тип сканера штрихкодов. Для современных условий лучше всего подходят терминалы с фотосканерами. Они могут распознавать линейные и двумерные штрих-коды. Терминал сбора данных с 2D сканером подходит для проверки акцизных марок ЕГАИС (коды PDF417) и маркировки «Честный ЗНАК» (коды Data Matrix), а также QR-кодов. Фотосканеры отличаются высокой производительностью и надежным механизмом.

Набор интерфейсов

Чтобы подключить терминал к ПК, можно использовать зарядно-коммуникационную подставку или USB-кабель. Почти все приборы, доступные на рынке, поддерживают подключение по Bluetooth и Wi-Fi. В некоторых моделях есть радиомодуль с антенной для непрерывного обмена сигналами. Терминалы MERTECH поддерживают доступ к мобильным сетям 3G-5G, системам навигации GPS и ГЛОНАСС.

Объем памяти

В памяти устройства сохраняются учетные ведомости, каталоги с ценами и наименованиями. При сканировании штрихкодов результаты также сохраняются в памяти. Затем ведомости передаются в товароучетную систему. При временной потере подключения к интернету данные не теряются, работу не приходится переделывать.

От объема памяти также зависит производительность аппарата. Мы советуем выбирать модели с оперативной памятью от 1 ГБ, а внутренней памятью от 8 ГБ. Чем больше объем номенклатуры, тем больше должен быть доступный ресурс. В терминалах MERTECH есть слоты для установки дополнительных карт памяти.

Сенсорный экран

Современный терминал сбора данных оснащен цветным сенсорным дисплеем. Чем больше будет диагональ экрана, тем удобнее будет работать с накладными. Чувствительные дисплеи способны распознавать прикосновения в перчатках, касания влажных или холодных пальцев.

Как дополнение к экрану на корпусе установлены кнопки управления. При выборе модели следует обратить внимание на количество кнопок, возможность записи собственных рабочих сценариев.

Программное обеспечение

Насколько успешной будет оптимизация бизнес-процессов, зависит от программного обеспечения для ТСД. Для складского учета подходят сервисы Mobile SMARTS, Data Mobile и Allegrosoft. Это лучшие из программных решений для мобильных терминалов. Они поддерживают большое число функций, возможность гибкой настройки сценариев. Эти приложения совместимы с терминалами на базе операционной системы Android. Подбор поставщика софта и версии приложения зависит от специфики бизнеса.

Купить терминалы MERTECH

Компания MERTECH выпускает ТСД офисного и промышленного класса в широком ассортименте. Вы можете купить ТСД по низкой цене от производителя на сайте MERTECH. Наши консультанты помогут вам выбрать модель терминала. При оформлении оптового заказа действует выгодная скидка на итоговую цену. Поставка оборудования проводится по России, условия и сроки зависят от региона. Чтобы оформить заказ или оставить заявку на подбор терминалов, позвоните нам или заполните форму обратной связи.