Инвентаризация кодов маркировки в системе «Честный знак»: порядок проверки маркированных товаров и исправления ошибок

Инвентаризация маркированной продукции сложнее, чем обычная инвентаризация. В этом случае нужно не только посчитать остатки на складе, но и проверить маркировку. Важно убедиться, что все коды являются читаемыми, находятся в обороте и принадлежат именно вашей компании или ИП. Мы расскажем, как правильно провести инвентаризацию маркированных товаров и что делать с результатами.

Валерия

Бесплатно подберем оборудование

для маркировки товаров и сделаем выгодное предложение по ценам производителя!

Я прочитал Согласие на обработку персональных данных и согласен с условиями политики в отношении обработки персональных данных

Необходимо согласиться с обработкой персональных данных для отправки формы

Особенности инвентаризации маркированной продукции

В любой организации есть 3 источника данных о количестве маркированных товаров. Во-первых, это отчетность в ГИС МТ «Честный Знак». Во-вторых, это информация из товароучетной системы (1С, «МойСклад» и другие.) В-третьих, это фактические остатки, которые можно пересчитать. Как показывает практика, данные из трех источников почти всегда расходятся.

Что проверять при инвентаризации:

Количество остатков на складе.
Наличие кода на каждом экземпляре.
Читаемость маркировки.
Соответствие кодов в наличии и данных в товароучетной программе и «Честном Знаке».
Статусы в «Честном Знаке».
Информацию о владельце продукции.

Инвентаризация помогает узнать точное количество остатков на балансе. После инвентаризации нужно исправить ошибки, связанные с учетом маркированных товаров. Каждая ошибка при учете потенциально является причиной штрафа. Поэтому важно регулярно проводить инвентаризацию и исправлять ошибки в «Честном Знаке».

Терминал сбора данных для инвентаризации маркированных товаров

Как подготовиться к инвентаризации маркированной продукции

Выпустить приказ. Для маркированной продукции используется стандартная форма приказа. В документе следует указать дату процедуры и состав комиссии (от 2 человек), список проверяемых товаров и складов. В приказе следует прописать, что процесс включает сканирование этикеток и сверку с «Честным знаком».

Подготовить оборудование. Для инвентаризации понадобятся:

Компьютер или ноутбук для работы с товароучетной программой и «Честным знаком».
ТСД (терминалы сбора данных) — это лучшее решение для инвентаризации. С помощью ТСД сотрудники могут считывать и проверять маркировку, вести списки расхождений. На ТСД удобно работать с документами из товароучетной программы и «Честного знака». Обмен данными с компьютером проводится онлайн.
Запасные аккумуляторы для ТСД. При сканировании тысяч изображений батарея на ТСД быстро разряжается. Чтобы ускорить процесс, лучше использовать модели ТСД с «горячей заменой» батареи. Это ТСД, у которых можно снять разряженный аккумулятор, а вместо него установить заряженный.
2D сканеры можно использовать как альтернативу ТСД. В этом случае информация будут передаваться на компьютер или ноутбук. Но сотрудники не смогут проверять результаты и работать с документами прямо на складе.

Провести обучение и инструктаж для комиссии. Члены комиссии должны знать, как работать с маркировкой, и какие задачи инвентаризации. Они должны уметь сканировать коды и работать с документами, правильно фиксировать ошибки и расхождения.

Прекратить движение маркированной продукции. На этапе инвентаризации приемка и отгрузка товаров должны быть остановлены. Движение продукции приводит к ошибкам в документах. Если остановить процессы невозможно, нужно проводить инвентаризацию по отдельным товарам или по зонам склада.

Выгрузить данные из «Честного Знака». После остановки движения товара нужно выгрузить из «Честного Знака» список кодов маркировки, которые находятся в статусе «В обороте» и числятся на балансе компании или ИП. Список будет эталоном, которому должны соответствовать данные в товароучетной программе и фактические остатки на складе.

Инвентаризация маркированных товаров: пошаговая инструкция

Правильный порядок действий ускоряет инвентаризацию и помогает выявлять расхождения. Мы предлагаем схему инвентаризации, подходящую для любых маркированных товаров. Пошаговую инструкцию можно применять для учета одежды, обуви, сигарет, парфюмерии, бытовой химии и других видов продукции.

Шаг №1 — Пересчет остатков и сканирование маркировки

На следующем этапе нужно сравнить список кодов, которые удалось распознать, с информацией из товароучётной программы. Важно зафиксировать расхождения, чтобы позже их исправить. Но эталоном для сверки должен быть «Честный знак». Информация в товароучётной программе редактируется на основе данных из личного кабинета «Честного знака», а не наоборот.

Ответственные сотрудники должны зафиксировать ошибки. Следует составить отдельные списки товаров, при проверке которых обнаружены проблемы. Желательно отложить эти товары, чтобы они не могли попасть в оборот.

В отдельных списках нужно перечислить:

Поврежденные и бракованные товары.
Товары, у которых закончился срок годности.
Товары, на которых нет маркировки.
Товары с поврежденными или нечитаемыми этикетками.

Сотрудники должны просканировать все коды, потому что каждый из них уникален, и по каждому нужна проверка информации в системе.

Шаг №2 — Сверка информации с «Честным знаком»

Коды, которые удалось отсканировать, нужно сравнить с выгрузкой из «Честного Знака». Следует проверить, у всех ли кодов статус «В обороте», все ли они числятся на балансе компании или ИП. Товары с ошибками следует отложить, пока проблемы не будет решены.

На данном этапе нужно составить новые списки:

Коды, которые не находятся «В обороте».
Продукция, которая принадлежат другому юридическому лицу или ИП.
Продукция, которая числится на балансе, но ее нет в наличии.

Найденные расхождения нужно будет устранить, чтобы товары можно было продать на кассе или передать оптовому покупателю.

Шаг №3 — Сверка данных с товароучетной программой

На следующем этапе нужно сравнить список кодов, которые удалось распознать, с информацией из товароучетной программы. Важно зафиксировать расхождения, чтобы позже их исправить.

Шаг №4 — Фиксация результатов в документах

После окончания инвентаризации нужно заполнить инвентаризационную опись (форма ИНВ-3 или собственный аналог). Для фиксации расхождений нужно подготовить сличительную ведомость по форме ИНВ-19.

При инвентаризации рекомендуется составить:

Полный список отсканированных кодов с указанием статуса в «Честном знаке».
Список кодов, которые нужно списать, с указанием причин списания.
Список позиций, которые необходимо перемаркировать.
Акт о выявленных расхождениях с «Честным знаком».

Пользуясь этими документами, сотрудники должны устранить расхождения.

Терминал сбора данных для маркировки

Как скорректировать расхождения: порядок действий

Как показывает практика, при инвентаризации маркированных товаров можно обнаружить от 3% до 15% расхождений. Каждая ошибка может стать причиной для штрафа. Следует зафиксировать все расхождения и исправить их как можно быстрее.

Расхождение	Возможные причины	Что делать
Товар в наличии на складе. На нем есть код маркировки. Но информации о нем нет в «Честном знаке».	Товар не был введен в оборот. Ошибка при приемке оптовой партии по УПД или приемка без УПД.	Перемаркировать.
Код маркировки принадлежит другой компании или другому ИП.	Ошибка при приемке оптовой партии по УПД или приемка без УПД.	Запросить корректный УПД у поставщика. Перемаркировать, если нельзя связаться с предыдущим владельцем.
Код маркировки есть в «Честном знаке», но на складе его нет. («призрак»).	Товар продали в обход кассы. Товар использовали на нужды компании без фиксации этого факта в документах. Товар был потерян, украден или утрачен по другим причине.	Оформить списание в «Честном знаке» с указанием причины.
На изделии нет маркировки.	Потеря этикетки. Нарушение со стороны производителя или импортера.	Вернуть поставщику. Перемаркировать, если есть возможность.
На товаре есть маркировка, но не получается считать ее сканером.	Повреждение кода маркировки. Низкое качество печати. Истирание или выцветание этикетки от времени.	Перемаркировать.
Некорректный статус.	Ошибки в учете маркированной продукции. Технические сбои в системе.	Если код «Эмитирован», владелец должен ввести его в оборот. Если «В пути», нужно завершить приемку по УПД. Если «Выбыл», нужно разбираться, почему.
Количество в «Честном знаке» не совпадает с данными в товароучетной программе.	Технические ошибки во время синхронизации. Ручные корректировки данных в товароучетной программе без отражения в «Честном знаке».	Привести остатки в товароучетной программе в соответствие с «Честным знаком».

Списать «призраки»

Коды маркировки, которых нет на складе, нужно списать в «Честном знаке». Сделать это можно напрямую на сайте или в совместимой программе. Необходимо создать документ на вывод из оборота, выбрать причину списания и перечислить утраченные коды. Возможные причины для списания: потеря, порча, использование на собственные нужды и т.д. Когда причины из списка не подходят, можно указать вариант «иное».

Выполнить перемаркировку

Провести перемаркировку можно в «Честном знаке» или совместимой программе. Как это сделать правильно:

Заказать новые коды маркировки через Станцию управления заказами (СУЗ).
Оплатить выполнение заявки. Стоимость генерации одного кода: 50 коп. без НДС.
Нанести новые коды. Для перемаркировки удобно использовать этикетки, напечатанные на термотрансферном принтере. Такие этикетки дольше остаются читаемыми.
Ввести полученные коды в оборот с указанием причины «Перемаркировка».

Если старый код маркировки можно распознать сканером или ТСД, нужно вывести его из оборота.

Обратиться к поставщикам

Инвентаризация может показать, что некоторые коды принадлежат другим участникам оборота. В этом случае можно связаться с поставщиком и попросить его оформить передачу через ЭДО. Если продукция числится на балансе производителя или другого участника оборота, связаться с ним можно через поставщика.

Важно: стоит документально зафиксировать обращение в «Честном знаке» на случай проверки. В системе есть возможность открыть разбирательство с поставщиком.

Внести корректировки в товароучетную программу

Когда ошибки при учете продукции в «Честном знаке» будут исправлены, нужно обновить цифры в товароучетной программе. Эталоном при учете маркированной продукции должен быть «Честный знак». В первую очередь важно следить, чтобы данные в системе были актуальными. Сведения в товароучетной программе нужно исправлять по сайту «Честного знака», а не наоборот.

Типичные ошибки при инвентаризации

Многие компании и ИП делают ошибки при инвентаризации маркированных товаров. Рассмотрим самые распространенные ошибки и их последствия.

Ошибка	Последствия
Пересчитали остатки без сканирования маркировки.	Инвентаризация не показывает ошибки при учете в «Честном знаке» и не помогает избежать штрафов.
Сканировали маркировку без сверки с «Честным знаком».	Инвентаризация не показывает «призраки», коды на балансе другого владельца и ошибочные статусы.
Провели инвентаризацию без остановки движения товара.	Результаты инвентаризации будут не точными. Пока сотрудники сверяют данные, на склад поступают новые позиции, а имеющиеся выходят из оборота. В документах будут расхождения.
Работали с устаревшей выгрузкой данных из «Честного знака».	Данные не соответствуют реальной ситуации на складе из-за приемки и отгрузки продукции.
Не списали «призрачные» коды.	«Призраки» продолжают числиться на балансе, что может стать причиной штрафа.
Не перемаркировали изделия с нечитаемой маркировкой.	Возникнут проблемы при передаче продукции по УПД или розничной продаже на кассе.
Не проверили сроки годности (для скоропортящихся продуктов).	Возникнут проблемы при продаже просроченных товаров на кассе (актуально для молочной продукции).
Не проверили соответствие описания товару (для одежды и обуви).	В кодах зашифрованы размер, цвет и другие значимые характеристики изделий. При работе с одеждой и обувью часто возникает пересортица. Поэтому важно проверять не только наличие и статус кодов, но и соответствие товарам.

Терминал сбора данных для маркировки

Подведем итоги

Инвентаризация маркированных товаров — это проверка наличия на складе и соответствия кодов отчетам из «Честного знака». Цифры из товароучетной системы, данные из «Честного знака» и остатки на складе расходятся почти всегда. Найти ошибки без сканирования каждого кода нельзя. Но оставленные без внимания ошибки приводят к блокировке продаж и могут стать причиной штрафов.

Важно регулярно проводить инвентаризацию. Процедуру можно значительно ускорить с помощью ТСД с современными 2D-сканерами и функцией горячей замены батареи. ТСД мгновенно сверяют отсканированные коды с базой «Честного знака» прямо на складе. Инвестиции в ТСД окупаются точностью учета, отсутствием штрафов и уверенностью в том, что каждая единица будет продана без задержек.