Производители и продавцы маркированной продукции должны подключаться к электронному документообороту (ЭДО). Подключение нужно для передачи отчетов о смене владельцев оптовых партий в «Честный ЗНАК». Стороны сделки должны работать с электронными накладными (УПД). Мы расскажем, как подключить компанию к ЭДО, как заключать контракты и какие существуют особенности работы с разными видами продукции.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот позволяет отказаться от бумажных документов. Подключить ЭДО может любая компания. Но при работе с маркированной продукцией это является обязательным требованием, которое прописано в законах.
Поставщик создает накладную в приложении, ставит на ней электронную подпись и отправляет файл покупателю. Получатель также заверяет файл электронной подписью и пересылает бланк обратно поставщику. В результате у каждой из сторон сделки есть накладная, заверенная двумя подписями.
Электронные накладные полностью заменяют бумажные. Для сдачи налоговой отчетности можно не печатать бланки на принтере.
Зачем нужен ЭДО для работы с маркировкой
По закону участники оборота маркированной продукции обязаны подключить ЭДО. Подключение нужно для автоматической передачи отчетности в «Честный ЗНАК». За передачу данных отвечает оператор ЭДО.
Руководство компании, которая торгует маркированной продукцией, обязано подключить бизнес к ЭДО, наладить обмен файлами с партнерами и обучить персонал работе с накладными.
Необходимо уточнить, услугами каких операторов пользуются торговые партнеры. При работе с одним оператором интеграция происходит автоматически. Если системы не совпадают, требуется проверить, доступна ли интеграция по автоматическому роумингу.
Когда эта функция подключена, можно обменяться приглашениями в системе. Если автороуминг не работает, нужно обратиться в службу поддержки оператора и оставить заявку на интеграцию. Получив ответ, что настройка завершена, можно отправлять приглашения контрагентам.
Как подключить бизнес к электронному документообороту
Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись.
УКЭП выглядит как обычная флешка или карта памяти. Оформить ее можно в удостоверяющем центре. Документ выдается на 1 год. Действие сертификата понадобится регулярно продлевать.
Зарегистрировать компанию в проекте «Честный ЗНАК».
При создании аккаунта требуется ввести реквизиты компании и контактные данные. Понадобится указать, с какими категориями продукции вы работаете. Подтверждение новой заявки занимает до 1 рабочего дня. Ответ придет на email, указанный в форме регистрации.
Подключить компанию к оператору ЭДО.
Для подключения нужно выбрать оператора ЭДО, который поддерживает маркировку. Интеграцию с проектом «Честный ЗНАК» выполняют не все операторы услуг. После подключения бизнеса вы получите идентификатор. К ИНН компании можно привязать один уникальный код. Полученный идентификатор требуется указать в новом аккаунте на сайте «Честного ЗНАКа».
Заключить дополнительные соглашения с контрагентами.
В стандартном договоре указано, что приемка учитывается по счет-фактуре и накладной. После подключения к ЭДО вместо стандартных документов используется УПД. Поэтому нужно подписать дополнительное соглашение к договору. Это можно выполнить на сайте выбранного оператора.
Разослать партнерам приглашения.
В личном кабинете пользователя нужно перейти в раздел «Контрагенты». Далее нажать кнопку «Пригласить» и ввести ИНН, email или название компании партнера. Если контрагент пользуется услугами другого оператора, и между проектами нет автоматического роуминга, нужно обратиться в службу поддержки. После интеграции можно создать тестовый файл и отправить его партнеру для проверки связи.
ЭДО для упакованной питьевой воды
Участники рынка питьевой воды обязаны подключаться к ЭДО с 2022 года. На данный момент для этой категории продуктов действует объемно-сортовой учет. Указывать в электронной накладной сведения о штрих-коде с каждой бутылки пока не требуется.
Сканировать маркировку при продаже воды на кассе нужно с 1 марта 2023 года. При продаже бутылок в ресторане или баре считывать коды не требуется. Проданные экземпляры выводится из оборота по объемно-сортовому учету. Списание оформляется через «Честный ЗНАК».
С 1 марта 2025 года продавцы и покупатели будут вести поэкземплярный учет бутилированной воды. В УПД понадобится перечислять штрих-коды всех бутылок из оптовой партии.
ЭДО для молочных продуктов
Продавцы и покупатели молочной продукции должны пользоваться ЭДО с 2022 года. Пока что для мониторинга применяется объемно-сортовой учет. В созданных УПД не требуется указывать все штрих-коды с упаковок из оптовых поставок.
Компании, которые используют молочные продукты для собственных нужд, оформляют отчеты по упрощенной схеме. К этой категории относятся фермеры, HoReCa, государственные организации. Отсрочка для них действует до 1 декабря 2023 года.
Рассмотрим ситуацию, когда покупатель заказывает продукты для своих нужд. В этом случае есть 3 варианта, как оформить списание:
- Продавец указывает свойство «Отгрузка не участнику оборота» в созданном УПД. После подписания накладной коды не переходят на баланс нового собственника, а выводятся из оборота.
- Продавец заполняет УПД по стандартному шаблону. После подписания бланка он вручную выводит продукцию из оборота с той же формулировкой.
- Покупатель получает УПД и выводит продукты из оборота. Чтобы списать товар, требуется создать файл «Вывод из оборота» и указать, что товар был использован для собственных нужд организации.
В рамках одного бизнеса можно использовать разные форматы списания продуктов. Например, кафе может продавать мороженое на кассе, а молоко использовать для выпечки и смешивания коктейлей. После сканирования штрих-кода на кассе мороженое будет списываться с баланса автоматически. Использованное молоко нужно будет списывать вручную. Если несколько упаковок мороженого будут использованы на кухне, их понадобится списать вручную в личном кабинете.
С 1 июня 2025 года вводится поэкземплярный учет товаров со сроком годности до 40 дней. После этой даты в УПД придется указывать коды маркировки со всех упаковок продукции. При приемке оптовых партий будет рекомендовано проверять штрих-коды с помощью сканера или ТСД.
Для продуктов со сроком хранения до 40 дней ситуация остается без изменений. До 2025 года для этой категории продолжит действовать объемно-сортовой учет. При заполнении УПД нужно будет указывать GTIN и количество экземпляров в партии. Поставщик может перечислить коды со всех упаковок. Но поэкземплярный учет не является обязательным.
ЭДО для обуви, одежды и домашнего текстиля
С 2022 года продавцы обуви, домашнего текстиля, некоторых видов одежды должны пользоваться ЭДО. С 1 апреля 2023 года отменена упрощенная маркировка обуви. Все остатки на складах требуется перемаркировать, чтобы вписывать в УПД новые штрих-коды.
Продавать обувь со старым форматом маркировки с 1 апреля запрещено. Упрощенный штрих-код приравнен к отсутствию данных. Перемаркировка является обязанностью последнего владельца обуви. Эту процедуру могут выполнять изготовители, импортеры, дистрибьюторы и розничные магазины.
ЭДО для табака и никотинсодержащей продукции
В 2023 году подключение к ЭДО обязательно для поставщиков всех видов товаров, содержащих табак. Регистрироваться в должны обязаны оптовые и розничные продавцы электронных сигарет, вейпов, расходников и жидкостей для них. С 1 апреля 2023 года все должны передавать отчеты о продаже и покупке оптовых партий. Контроль за оборотом табака и никотинсодержащих изделий поможет очистить рынок от контрафакта.
Штрафы за отсутствие подключения к ЭДО
Все участники рынка маркированных товаров должны подключить электронный документооборот. Если этого не сделать, можно получить штраф: от 50 000 до 100 000 руб. для ИП или юридических лиц. Роспотребнадзор может узнать о нарушении по итогам проверки бизнеса или мониторинга данных в «Честном ЗНАКе».
