Что такое электронный документооборот и как к нему подключиться

Обмен бумажными документами замедляет бизнес-процессы, уменьшает эффективность работы сотрудников. Электронный документооборот (ЭДО) ускоряет взаимодействие с контрагентами и с государственными ведомствами, упрощает обмен информацией внутри компании. Мы расскажем, как устроен электронный документооборот, и что делать для перевода организации на ЭДО.

Принципы электронного документооборота

Файл, заверенный электронной подписью, равен по юридической силе бумажному документу. Не нужно распечатывать его, чтобы поставить подпись и печать организации, либо заверить документ у нотариуса.

Схема электронного обмена документами:

1. Отправитель создает новый файл и заполняет бланк по шаблону.
2. Отправитель подписывает новый документ электронной подписью (ЭП).
3. Партнер получает документ в электронном виде.
4. Партнер принимает решение: подписать или отклонить файл.
5. В случае положительного решения отправитель получает подписанную копию файла.
6. При отказе отправитель может отредактировать исходный текст или создать новый файл.

Если получатель документа не подключен к ЭДО, он получит по электронной почте приглашение присоединиться. Система электронного документооборота позволяет обмениваться договорами, счетами-фактурами, накладными, актами, квитанциями и другими документами.

Подписанный документ сохраняется в архиве в личном кабинете. Найти файл можно с помощью встроенной функции поиска. В архиве хранятся не только подписанные документы, но и исходные версии бланков, и история переписки с контрагентами.

Выбор формата файлов

Счета-фактуры, универсальные передаточные документы и корректировки передаются в формате XML по требованиям ФНС. Те файлы, которые не соответствуют указанному формату, не имеют юридической силы.

Для оформления других типов документов может быть выбран произвольный формат: PDF, DOC, DOCX, XLSX или даже JPG. Подписанные файлы имеют юридическую силу, вне зависимости от выбранного формата.

Зачем и кому нужен электронный документооборот?

Внедрение ЭДО сэкономит сотни тысяч рублей в год крупным компаниям. Организации, где за год создаются тысячи документов, оценят достоинства электронного документооборота. При переходе сотрудники смогут быстрее создавать и подписывать документы. Работа с электронными файлами уменьшает вероятность ошибок, потери бланков, получения штрафов от налоговой.

Для малого и среднего бизнеса важно быстро получать деньги за товары или услуги. Переход на ЭДО позволяет согласовывать документы в день оформления. Чем быстрее контрагент подпишет договор, тем быстрее организация получит оплату. Подключение ЭДО дает возможность работать с предприятиями, которые оформляют сделки только в электронном виде.

Некоторые из бизнесменов совмещают бумажный и электронный документооборот. Это решение удобно для переходного периода и для работы с контрагентами, которые не пользуются ЭДО. Но в таком случае увеличивается нагрузка на сотрудников. Тогда приходится вести учет и бумажных, и электронных документов.

Для организации двойного учета удобно использовать QR-коды. На бумажных документах следует печатать QR, при сканировании которого открывается ссылка на электронную копию. Этот метод позволяет быстро находить информацию в базе данных.

Как подключить ЭДО и начать работать с партнерами

Внедрение ЭДО включает 3 этапа. Нужно оформить ЭП, выбрать оператора для обмена файлами, внедрить систему в практику. Рассмотрим, что нужно учитывать при прохождении каждого этапа.

Оформление ЭП

Для подписания электронных документов подходит только квалифицированная ЭП. В чем состоит разница между категориями ЭП, показано в таблице:

Квалифицированная ЭП подходит не только для ЭДО. Можно использовать ее для регистрации в системе «Честный ЗНАК» (для продажи маркированных товаров). Квалифицированная ЭП служит для регистрации онлайн-кассы в ФНС, для дистанционной сдачи отчетности, для отправки исков в суд, для подписания трудовых договоров и других бланков.

Выбор оператора

При выборе сервиса учитывайте следующие критерии:

1. Возможность удобного поиска по архиву документов.
2. Разграничение права доступа для разных категорий сотрудников.
3. Возможность адаптации сервиса с учетом потребностей компании.
4. Возможность интеграции с другими сервисами: CRM-системой, товароучетной программой, банковским приложением и т.д.
5. Наличие доступа к архиву с документами с мобильных устройств.
6. Помощь в процессе внедрения системы. Проведение обучения для сотрудников.

В число популярных операторов ЭДО, которые соответствуют перечисленным критериям, входят: «Контур Диадок», СБИС, ELMA, Synerdocs, E-invoicing от Сбербанка, DocSpace, ДЕЛО, «Логика», ЕВФРАТ.

Внедрение программы

Система электронного документооборота — это программа для работы с документами компании. Программное обеспечение поддерживает одновременную работу нескольких сотрудников. Доступ в личный кабинет выполняется по логину и паролю или по сертификату электронной подписи. Все действия пользователей записываются в журнал событий, доступ к которому есть у руководства.

Чтобы начать взаимодействие с контрагентами, понадобится установить и настроить программу для ЭДО. В настройку входит создание шаблонов с учетом специфики фирмы, создание учетных записей для сотрудников.

После установки и настройки системы нужно провести обучение персонала. На этапе внедрения можно пригласить контрагентов присоединиться к ЭДО, чтобы не вести двойной документооборот.

Возможности сервиса

Сервис ЭДО выполняет часть функций CRM-системы. Он показывает сотрудникам уведомления о входящих документах и новых поручениях от руководителя. Программа напоминает работникам о сроках подписания документов и сроках выполнения поручений.

Если задача длительное время не выполняется, руководитель видит факт задержки и сотрудника, который допустил просрочку. Руководство получает эффективный инструмент для анализа работы сотрудников и подразделений.

Роуминг с партнерами

Для взаимодействия с контрагентами не потребуется подключение к одному оператору. Передача данных между операторами проводится с помощью роуминга. В автоматическом роуминге можно направить приглашение на ЭДО напрямую партнеру. Когда предложения будет принято, компания автоматически подключится к сервису.

Если автоматическое подключение недоступно, роуминг выполняется по требованию клиента. Для этого следует отправить заявку оператору. Представитель оператора позвонит вашему партнеру, чтобы получить согласие на подключение. Настройку роуминга после согласия выполняется также оператором.

Стоимость подключения услуги

В 2021 году квалифицированная электронная подпись стоит от 2500 до 4500 рублей. В стоимость входит не только оформление ЭП, но и запись на носитель (рутокен или eToken). Большинство центров сертификации выдают ЭП со сроком действия 1 год.

После оформления ЭП понадобится оплатить подключение к оператору. Цена тарифа зависит от доступного количества документов. Средняя цена отправки документа составляет 3-10 рублей.

Чем больше документов включено в тариф, тем ниже цена отправки файла. Например, оператор может предлагать пакет на 10 файлов за 500 рублей или пакет на 6750 файлов за 2500 рублей. Лимит по тарифу учитывает только исходящие документы. За прием входящих документов оплата не взимается.

Заключение

Подключение к ЭДО сначала кажется сложным и затратным мероприятием. Но на самом деле эта процедура не требует много времени и денег. С каждым годом все больше бизнесменов выбирает электронный документооборот, чтобы оптимизировать учет документов.

Подключение и настройка ЭДО занимает около часа, если процессом управляют специалисты. На обучение сотрудников понадобится немногим больше времени.