ЕГАИС – это единая государственная автоматизированная информационная система. Она создана для учета производства и продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также этилового спирта. ЕГАИС введена в 2016 году. Перевод бизнеса на новую схему учета завершен 2018 году.
Для чего нужна система ЕГАИС
На момент введения системы, каждая 3-я бутылка алкоголя в России была контрафактнойПосле введения ЕГАИС государство получило контроль над оборотом алкогольной продукции. Система выполняет следующие задачи:
Достоверного учета производства алкоголя
Отслеживания оборота алкогольной продукции
Достоверного учета импорта алкоголя в Россию
Учета федеральных специальных марок и акцизов
Анализ рынка торговли алкоголем, прогноз его развития
Затруднение оборота контрафактной продукции
Новая система отслеживает путь каждой бутылки, от производителя до покупателя. 1 января 2018 года подключение ЕГАИС обязательно для всех магазинов и ресторанов, где продают алкогольные напитки.
Основные принципы работы системы
Производитель или импортер снабжает каждую бутылку штрих-кодом. При поступлении товара в оптовую компанию, розничный магазин, ресторан требуется отсканировать коды. Это нужно для отслеживания оборота продукции.
Продажа алкоголя
Кассир выполняет следующие действия при продаже товара в розницу:
- Выбор товара из группы «Алкогольная продукция».
- Считывание штрих-кода 2D сканером.
- Закрытие чека кнопкой «Итог».
При закрытии чека создается xml-файл и отправляется в ЕГАИС через транспортный терминал. Он формирует квитанцию и возвращает ее на кассу. При отказе в подписании чека, нужно удалить алкоголь из списка покупок. Получение отказа означает, что акцизная марка не прошла проверку.
На чеке печатается QR-код. При считывании кода покупатель увидит дату изготовления товара, маршрут его движения, наименование производителя.
Прием товара на склад
Поставщики и дистрибьюторы алкоголя должны создавать товарно-транспортные накладные в электронном виде. Созданные ТТН отправляются на сервер РАР (РосАлкогольРегулирования), где им присваиваются уникальные номера. При отгрузке номера передаются принимающей стороне.
Торговая точка отправляет запрос на сервер, чтобы проверить соответствие товаров накладной. Поставку можно принимать, если информация совпадает. При расхождении следует отказаться от поставки или отправить запрос на формирование новой накладной. Излишки товара принимаются по акту расхождений, по отдельной накладной или возвращаются поставщику.
Как начать продавать алкоголь по ЕГАИС
Для подключения торговой точки к системе ЕГАИС алкоголь требуется:
- Аппаратный крипто-ключ Jacard.
- Программное обеспечение EGAIS. Бесплатно выдается ФСРАР.
- Квалифицированная электронная подпись (усиленная).
- Универсальный Транспортный Модуль.
- Кассовое ПО для Транспортного Модуля (потребуется обновить установленное ПО).
- ТСД или 2D сканеры для считывания кодов Data Matrix. Двумерные сканеры понадобится установить в зоне приема товара и на кассовых узлах.
Приобрести оборудование вы можете на сайте Mertech Equipment. Мы поможем вам подобрать и установить двумерные сканеры. Проведем консультации по выбору и установке программного комплекса. Поможем подключить вашу торговую организацию к ЕГАИС.
Порядок подключения
Процедура начинается с покупки регистрационного ключа (JaCarta). На крипто-ключ записывается электронная подпись. Проводится регистрация на сайте ЕГАИС через JaCarta. В личном кабинете скачивается УТМ для розничной торговли, оформляется RSA-ключ для защищенного соединения. После можно покупать оборудование для торговли, скачивать и устанавливать кассовое ПО.
Какие документы нужны
Собирать пакет документов нужно для оформления JaCarta. После оформления крипто-ключа он будет удостоверять личность пользователя. Для оформления крипто-ключа понадобится:
- Выписка из ЕГРЮЛ.
- ИНН.
- СНИЛС.
- Паспорт владельца бизнеса.
- Документ, подтверждающий правомочия владельца.
- Материальный носитель для электронной подписи.
Право на оформление крипто-ключей есть у ФГУП «ЦентрИнформ» и компаний-партнеров. При продлении ключа подаются те же документы.
Оборудование для ЕГАИС
При приеме алкогольной продукции требуется 2D сканер или ТСД. Если установленный сканер не может считать Data Matrix, товар запрещается принимать на склад. Продукцию нужно вернуть поставщику или списать. Установка современного оборудования для считывания кодов позволит избежать убытков.
Для чего нужен 2 D сканер
На кассовом узле необходимо установить сканер, способный считывать 2D штрих-код Data Matrix. Маркировка ЕГАИС и акцизная марка, это не одно и то же. Двумерные сканеры считывают акцизы и переводят их в идентификаторы ЕГАИС.
Для розничной торговли мы рекомендуем следующие модели сканеров:
Перечисленные модели могут использоваться на кассовом узле. Они подходят и для входящего контроля при приеме поставок.
JaCarta (электронная подпись)
JaCarta – крипто-ключ для работы в системе. Подключаться к ЕГАИС нужно через джакарту. На крипто-ключ записывается электронная подпись. Стоимость джакарты начинается от 2000 рублей. Для оформления необходимы личные данные владельца ключа и реквизиты организации. Срок действия JaCarta длится год. Электронную подпись потребуется ежегодно обновлять. Владельцам сетевых магазинов нужно оформлять JaCarta для каждой торговой точки.
Фискальный регистратор
Для работы с EGAIS подходит любой фискальный регистратор, поддерживающий печать QR-кодов.
Программное обеспечение
Для работы с ЕГАИС подходит компьютер с ОС Windows от 7 32-бит и выше. Допустимая скорость доступа к интернету не ниже 256 кбит/сек. Система должна поддерживать работу с Java версии 8 или выше. Для корректной работы ПО требуется не менее 2 Гб оперативной памяти.
Универсальный Транспортный Модуль
Это приложение, которое передает информацию на сервер РАР. Запустить УТМ возможно только при наличии JaCarta. Скачать это приложение можно с официального сайта ФС РАР. Понадобится активированная учетная запись на сайте и крипто-ключ.
Работа с УТМ бесплатная, как и загрузка обновлений. При выходе новой версии ПО, устройство уведомит пользователя. До обновления рекомендуем сделать резервную копию данных. Загрузка новых версий происходит в автоматическом режиме.
Товароучетная система
Программа УТМ оперирует информацией. Она не предназначена для работы с оператором. Чтобы интегрировать УТМ в работу, потребуется кассовое ПО для учета товаров. Это программы, которые фиксируют наличие товаров на складе, оформление закупок, объем продаж. Кассовое ПО нужно обновлять, чтобы обеспечить совместимость с новыми версиями ЕГАИС.
FAQ: ответы на частые вопросы
— Учитывается ли пиво в ЕГАИС алкоголь?
С 2017 года пиво и пивные напитки учитываются по общим правилам. При торговле разливным пивом учитываются только поступления. Не нужно передавать данные о покупке каждой бутылки.
— Кафе и рестораны должны подключаться к системе?
Прием алкоголя для кафе и ресторана осуществляется по ЕГАИС. Требования к торговле в розницу выполнять не требуется.
— Нужно ли считывать все коды при приемке оптовых партий?
Прием крупных партий осуществляется по электронным накладным. Считывание кода проводится перед выставлением товара на витрину магазина.
— 2D сканеры определяют подлинность алкоголя?
Они проверяют соответствие акцизов и штрих-кодов установленным стандартам. Если маркировка не прошла проверку, это может быть признаком контрафакта. Но ручные сканеры не определяют легальность продукта. Для этого необходима экспертиза.
— Должен ли товаровед работать с 2D сканером?
Товароведу не требуется 2D сканер для работы.
— Нужно ли покупать ключи для всех кассиров?
Достаточно одного ключа на торговый зал.
— Нужно ли оформлять ключи для разных торговых точек?
Для каждого магазина требуется отдельный ключ. После установки системы управлять ей можно из главного офиса. Для ИП действует исключение: физическим лицам можно оформлять 1 ключ на несколько магазинов. Но требуется подтверждать все транзакции в течение 3 дней.
— Как вести журнал учета продаж?
Данные журнала формируются автоматически. При торговле на розлив требует вручную вносить объем и вес вскрытой тары.
— Как осуществляется возврат через кассу?
При возврате нужно отсканировать акциз и отправить информацию в Транспортный Модуль.
— Что будет, если в магазине отключится интернет?
В течение 3 дней можно продолжать торговлю. Транзакции будут сохраняться в памяти системы. Оформление чеков будет происходить в обычном режиме. Если за 3 дня подключение не будет восстановлено, продажа алкоголя будет заблокирована. Для магазинов, расположенных в селах и деревнях, срок продлевается до 7 дней.
— Какие штрафы начисляются за отсутствие подключения?
Штрафы за торговлю без ЕГАИС начисляются по ст. 14.19 КОАП. Для юридического лица штраф до 200 000 руб. Личный штраф для руководителя компании: 15 000 руб.
— Сколько стоит оборудование и подключение к ЕГАИС в Москве?
Зависит от размеров и спецификации бизнеса. Чтобы получить индивидуальное предложение по подключению к EGAIS, оставьте заявку на сайте. Мы подберем оборудование и рассчитаем цену подключения вашей организации.
