Автоматизация ресторана или кафе увеличивает конкурентоспособность бизнеса. Только система автоматизации позволяет наладить четкую работу заведения и контроль над сотрудниками. После внедрения автоматизации увеличивается число довольных гостей и объем продаж. Мы составили для вас подробный гайд, как автоматизировать кафе, бар или ресторан.
Когда нужна автоматизация кафе и ресторана
Идеальная система автоматизации кафе реализована в японской сети Kura. Гости делают заказы при помощи сенсорных панелей. Вместо официантов работают конвейеры, по которым движутся готовые блюда и грязная посуда. Программа автоматически формирует счета для оплаты. Грязная посуда проходит мойку без участия человека.
В России система автоматизации кафе подразумевает в первую очередь работу с информацией. Программы для автоматизации выполняют:
- прием поступивших заказов;
- контроль занятости столов;
- расчет гостей и выдачу чеков;
- управление доставкой на дом;
- контроль наличия продуктов;
- контроль товарно-материальных ценностей;
- ведение статистики по продажам;
- электронный документооборот;
- управление логистикой;
- проведение маркетинговых акций.
Система автоматизации пока не имеет отношения к приготовлению пищи. Наличие автоматизации позволяет персоналу кафе или ресторана быстро и без ошибок обслуживать гостей. В результате количество положительных отзывов будет расти, как и популярность заведения. Автоматизация упрощает бухгалтерскую отчетность.
Программы автоматизации связывают работу зала, кассы, кухни, склада, бухгалтерии, бэк-офиса. Это удобно для руководителей и линейного персонала. Руководитель ежедневно получает отчеты о состоянии бизнеса и может принимать решения на их основании. Мы советуем всем владельцам ресторанного бизнеса внедрить учетную систему и автоматизировать работу.
Какие задачи решает автоматизация ресторанного бизнеса
Автоматизация ускоряет рабочие процессы в кафе и ресторане. Она затрагивает каждую сторону работы:
- Прием заказов официантами.
- Приготовление заказов на кухне.
- Смешивание коктейлей в баре.
- Выдачу готовых блюд и напитков.
- Расчет с клиентами на кассе.
- Организацию работы склада.
- Бухгалтерскую отчетность.
- Менеджмент предприятия.
Официанты принимают заказы с помощью терминалов сбора данных, а не блокнотов. Рестораны, которые используют ТСД, лучше обслуживают гостей. При записи информации в терминал в разы снижается процент ошибки. Сведения о заказе моментально передается на кухню и в барную зону. Официантам нужно меньше ходить по залу, они уделяют больше внимания гостям.
Сотрудники кухни готовят блюда по распечатанным спискам или по информации на табло. Второй вариант предпочтительнее. Он исключает распространенную ошибку, когда на кухне готовят заказ не полностью. Это случается при большой загрузке зала. Рестораны с автоматизацией работают иначе. Списки всегда перед глазами у персонала кухни. Готовое блюдо убирается с экрана только после выдачи официанту.
Бар работает по тому же принципу, что и кухня. Бармен получает электронные заказы и передает напитки официанту. При передаче каждого напитка бармен фиксирует его на ТСД. Это исключает подмену напитков, задержки с обслуживанием клиентов. Рестораны и кафе могут устанавливать контроллеры на системы розлива, чтобы исключить воровство алкоголя.
Рестораны используют поэтапную систему оплаты заказа. Сначала на принтере печатают пре-чек. Он содержит список блюд и напитков с их стоимостью и общую сумму. На нем нет фискального номера. Пре-чек информирует гостя о составе и стоимости заказа. Если гость согласен с пунктами пре-чека, он выбирает способ оплаты и вносит деньги. Только после этого печатается фискальный чек и передается гостю.
Продукты, поступающие на склад, сотрудники фиксируют при помощи ТСД. Передачу на кухню и в барную зону также отмечают в терминале. После оплаты заказа происходит списание согласно калькуляционным картам.
Рестораны передают информацию в бэк-офис через интернет. Бухгалтерия получает данные и на их основе рассчитывает оплату труда, вычисляет суммы налогов к уплате, формирует отчетность. Руководство анализирует статистику, оценивает продуктивность персонала, составляет планы по маркетингу.
Оборудование для автоматизации кафе
Автоматизация кафе или ресторана может быть проведена с минимальными вложениями. Какого комплекта оборудования будет достаточно для работы общепита:
- Терминалы сбора данных. Маленькие рестораны могут обойтись двумя терминалами: один в зале, второй на кухне. При экономии бюджета официанты могут использовать планшеты и смартфоны для приема заказов. Но самый надежный вариант: ТСД у каждого официанта.
- Термопринтеры для печати чеков и этикеток. На термопринтере можно печатать пре-чеки и фискальные чеки. Принтер этикеток подходит для маркировки готовых блюд, продающихся на развес.
- Электронные фасовочные весы. Применяются для взвешивания ингредиентов для приготовления пищи. Можно использовать весы для фасовки блюд при продаже на развес.
- Сканеры штрих-кодов. Могут использоваться для продажи упакованных товаров на кассе. Нужны для приемки маркированных товаров: молочной продукции, бутилированной воды, пива и слабоалкогольных напитков.
- Онлайн-касса. Необходима для выдачи фискальных чеков согласно закону «О торговле». К кассе требуется подключить фискальный регистратор.
- Денежный ящик с замком. Обеспечивает сохранность наличных денег.
- Дисплей и клавиатура, чтобы автоматизировать работу на кухне.
- Компьютеры для отдела бухгалтерии и менеджмента.
- Опционально: собственный сервер для хранения данных.
Оборудование от MERTECH подходит для автоматизации предприятий общественного питания. В нашем интернет-магазине вы найдете ТСД, электронные весы, считыватели штрих-кода, принтеры чеков и этикеток.
Программное обеспечение для ресторанов и кафе
Многие кафе и рестораны в России используют облачные сервисы для бизнеса. К базе данных на облаке получают доступ несколько компьютеров и мобильных устройств. Процесс работы с данными продолжается при отключении интернета. Сервис сохраняет данные на компьютере пользователя и передает на облако при восстановлении связи. Мы подготовили краткий обзор самых популярных программ, которые используют рестораны и кафе.
Presto
Presto - единый сервис для всех процессов в заведении. Позволяет одновременно координировать работу зала, кухни, доставки и склада. Большой выбор расширений позволяет ускорить процесс обслуживания: приложение и кнопка вызова официанта, онлайн-бронирование столов на схеме зала, экран повара, электронное меню, оплата счета и чаевых по qr-коду. А для самых продвинутых подойдут киоск самообслуживания с табло электронной очереди.
Для быстрого старта работы сервис предоставляет готовую базу рецептов и техкарт, а также интеграцию с популярными агрегаторами доставки еды. Помимо интеграции для доставки можно настроить прием заказов с любых площадок: через виджеты, телефон, приложение.
Система предлагает разные инструменты, упрощающие ведение складского учета: автоматический ввод первичных документов, перевод позиций в нужные единицы измерения, встроенный ЭДО для работы с контрагентами. Собственная CRM система поможет в настройке любой программы лояльности и бонусных систем.
В Presto продумано и управление сотрудниками. Для мотивации персонала настраивайте KPI-схемы, вводите элементы геймификации в работу, назначайте премии и звания. Например, «лучший сотрудник» или «самый приветливый официант».
R-Keeper
Одна из первых программ для автоматизации предприятий общепита. Первая версия выпущена в 1992 году. После многих обновлений система R-Keeper заняла лидирующее положение на рынке. Он включает множества модулей, среди которых есть решения для электронной очереди и киоска самообслуживания. В R-Keeper входит программа для организации складского учета StoreHouse. Пользователи могут выбирать нужные модули и не переплачивать за стороны, которыми не будут пользоваться.
| Плюсы | Минусы | Стоимость |
| Универсальный сервис для HoReCa | Сложная настройка | от 750 ₽ / мес. |
| Подходит для сетевого бизнеса | Сложно выбрать модули | |
| Удобный интерфейс для официанта | ||
| Много модулей с разными функциями |
Iiko
Сервис Iiko позволяет управлять продажами, вести финансовый учет, контролировать персонал и вести переговоры с поставщиками. На базе Iiko можно создать программу лояльности, запустить работу службы доставки. Базовую версию возможно расширить за счет дополнительных модулей. Сервис подходит для маленьких кафе с одной кассой и для крупных ресторанных сетей.
| Плюсы | Минусы | Стоимость |
| Гибкая настройка функционала | Сложный интерфейс, обучение требует времени |
от 2 990 ₽ / мес. до 55 970 ₽ единовременно |
| Наглядность аналитики и отчетов |
Tillypad
Сервис был запущен в 1990-е. Актуальная версия Tillypad позволяет контролировать работу кафе или ресторана, найти способы снизить издержки, вести кадровый учет. Доступна автоматизация ресторана, кофейни, заводской столовой. Пользователи могут автоматизировать работу службы доставки и call-центра.
| Плюсы | Минусы | Стоимость |
| Большое число функций | Высокая цена ПО | от 2 500 ₽ / мес. |
| Создание собственных планов залов | ||
| Скидка 50% при переходе с других сервисов. |
Quick Resto
Облачная программа Quick Resto создана с учетом интересов руководителя. Автоматизация кафе или ресторана позволяет контролировать работу в реальном времени.
| Плюсы | Минусы | Стоимость |
| Наглядное отображение данных | Сложность настройки прав доступа сторон | от 2 490 ₽. |
| Доступ к базе с любых устройств |
Poster
Облачный сервис Poster позволяет работать в том числе в оффлайн режиме. Автоматизация кафе или ресторана позволяет работать с кассой, управлять складом, получать финансовую отчетность и аналитику. Возможности сервиса ограничены, Poster подходит для кафе и ресторанов с простым меню и не подходит для сетей. Недостаточно проработана отчетность по ингредиентам, списание продуктов, управление техникой.
| Плюсы | Минусы | Стоимость |
| Приятный интерфейс | Недостаточный функционал | от 1120 до 4320 ₽. |
| Доступ с любого устройства | ||
| Оперативная и вежливая поддержка |
Ivideon
Сервис видеонаблюдения, который используют многие рестораны и кофейни. Облачный сервис позволяет обойтись без установки сервера для анализа видео. Смотреть записи с камер можно с любого ПК, телефона или планшета.
| Плюсы | Минусы | Стоимость |
| Универсальный сервис для HoReCa | От 1800 до 36 000 рублей за год | |
| Минимум вложений в видеонаблюдение | ||
| Интуитивно понятный интерфейс |
Helpmix
Украинский бренд Helpmix включает не только программное обеспечение, но и технику для кафе и ресторанов. Под брендом Helpmix выпускаются:
- сервера на базе нетбуков (рабочее место администратора);
- сенсорные планшеты (рабочее место официанта и бармена);
- считыватели магнитных карточек для контроля доступа в помещения;
- роутеры для раздачи Wi-Fi для гостей и персонала.
Компания предлагает пакетные решения для автоматизации. В стоимость каждого пакета входит лицензия, монтаж и настройка техники, обучение для сотрудников. Покупатели получают право на бесплатную техподдержку в течение 6 месяцев.
| Плюсы | Минусы | Стоимость |
| Доступны готовые комплекты для автоматизации | От 14 280 за руб. за автоматизацию под ключ |
Трактиръ
В линейку «Трактиръ» входят сервисы для управления рестораном, ведения бухгалтерского учета и кадрового учета. Мобильное приложение «Трактиръ» запускается на смартфонах и планшетах на iOS или Android. Сервис можно интегрировать с 1С, что удобно для бухгалтеров. В программе хорошо отслеживаются моменты хищения. Самая популярная версия: Трактиръ Front-Office v4.
| Плюсы | Минусы | Стоимость |
| Универсальный сервис | От 9900 руб. разовый платеж | |
| Хорошая взаимосвязь кухни и зала | ||
| Борьба с воровством | ||
| Синхронизация с 1С |
Другие программы
Рестораны и кафе используют и другие системы для автоматизации. Например, сервисы, которые популярны за рубежом, но малоизвестные в России. В их перечень входит американская система Micros, японская система Hotpepper Gourmet, сервис для бронирования столиков OpenTable.
Автоматизация ресторана или кафе — это сложный процесс, если у вас нет опыта выбора техники и программ. Оставьте заявку на сайте, и мы поможем вам составить план автоматизации бизнеса, учитывая его специфику.
