Проведение инвентаризации в розничном магазине: пошаговая инструкция и правила

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация подразумевает сверку реального количества товара и остатков по документам. Проведение ревизии нужно, чтобы актуализировать базу и проверить работу персонала.

Цели проведения инвентаризации:

1. Подготовка актуальных отчетов о наличии товаров.
2. Выявление популярных и невостребованных позиций в ассортименте.
3. Планирование закупок на основе количества остатков.
4. Установление причин порчи товара, степени усушки и утряски.
5. Предотвращение воровства товара покупателями или сотрудниками.

В понятие инвентаризации включен не только подсчет товарных остатков на складе. Это название объединяет все учетные операции для контроля работы предприятия. В любом магазине придется проводить инвентаризацию основных средств, материальных и нематериальных активов, денег и инвестиций, долговых обязательств и других ценностей. В этой статье мы рассмотрим порядок переучета на примере остатков товара.

Категории инвентаризации

Когда начинать инвентаризацию

Проведение инвентаризации в магазине может быть плановым и внеплановым. Владелец бизнеса может организовывать инспекцию так часто, насколько это необходимо. Но в некоторых ситуациях срочный переучет становится обязательным.

Условия для обязательного начала инспекции:

• подготовка годовой бухгалтерской отчетности;
• назначение нового материально ответственного лица;
• выявление факта кражи в магазине;
• порча продукции в крупном размере;
• оформление договоры аренды на имущество;
• ликвидация или реорганизация магазина;
• техногенные и стихийные бедствия.

Решение о необходимости проведения инвентаризации в компании определяет руководитель. Он выбирает дату начала ревизии и срок ее выполнения. Длительность инспекции зависит от объема работы. Она может занимать от нескольких часов до нескольких дней.

Этапы проведения инвентаризации

Ревизия в магазине и на складе проводится по определенному регламенту. Инспекция состоит из подготовительного этапа, подсчета товара и сопоставления данных, обработки результатов.

Подготовительный этап

Перед тем, как провести проверку, руководитель выпускает инвентаризационный приказ по форме ИНВ-22. Это документ, который регламентирует проведение инвентаризации. В приказе требуется указать время выполнения ревизии и состав инвентаризационной комиссии. Документ начинает действовать с момента его подписания руководителем.

В составе комиссии должны присутствовать материально ответственное лицо и сотрудник бухгалтерии. Руководитель магазина может участвовать в проверке как один из членов комиссии. Если инспекция проводится в маленьком магазине с одним владельцем, он может выполнять все заявленные роли.

Список материально ответственных должностей:

• кассиры;
• контролеры;
• работники склада;
• сотрудники торгового зала;
• товароведы;
• заведующие;
• директора.

При подготовке внеплановой инвентаризации важно, чтобы сотрудники, которые отвечают за учет продукции, не знали о проверке, и не могли повлиять на итоги.

Подсчет товара

Пересчет товара выполняется в часы с минимальной посещаемостью. В розничной торговле этот период приходится на поздний вечер, ночь и раннее утро. Считать остатки, не закрывая магазин, помогают терминалы сбора данных (ТСД). Инвентаризация может включать не только пересчет остатков на складе, но и анализ отчетов от контрагентов.

Законодательство устанавливает правила проведения ревизии:

• Проверять наличие материальных ценностей следует согласно их расположению в зале.
• При подсчете продуктов, которые могут высыхать или испаряться, нужно учитывать нормы по естественной убыли.
• Для каждой товарной единицы, принятой в бухгалтерском учете, нужно создать резерв под уменьшение цены.
• Руководство имеет право принимать решения, направленные на устранение недостачи и возмещения убытков за счет сотрудников (п. 29 Методических указаний).

Использование ТСД повышает производительность труда сотрудников, занятых подсчетом товара в торговом зале и на складе. ТСД позволяет идентифицировать товары по штрихкодам и работать с товароучетной системой на расстоянии. С помощью ТСД можно быстро подсчитать количество и вес остатков и сверить информацию с базой.

Сверка остатков

За проведение инвентаризации отвечает комиссия, назначенная приказом руководителя магазина. После пересчета остатков и сравнения данных члены комиссии должны составить счислительную ведомость. Документ оформляется по форме ИНВ-19. Он отражает расхождение между реальным количеством остатков и отчетностью из базы. За сопоставление цифр и оформление документов отвечает бухгалтер организации.

Счислительная ведомость составляется в двух экземплярах. Один из бланков направляется материально ответственному сотруднику, а второй хранится в бухгалтерии. Ведомости должны быть заполнены без помарок и исправлений. В бланках перечисляются расхождения в цифрах и их причины. Ведомости заверяются подписями всех участников инвентаризационной комиссии.

При выявлении каких нарушений проводится дополнительное расследование:

• недостаток продукции из-за естественной убыли;
• недостача из-за халатности персонала магазина;
• кража по предварительному сговору.

После проведения повторной ревизии составляется окончательная ведомость по форме ИНВ-26. На основании окончательной ведомости комиссия заполняет акт списания недостачи. Начальник подписывает приказ о утверждении итогов инвентаризации. Это основной документ, который дает возможность вносить правки в бухгалтерский учет и применять санкции к лицам, ответственным за потерю или порчу товара.

Подведение итогов

После инвентаризации составляются суммовые выводы. Они показывают качество ведения учета в магазине. Суммовые выводы отражают наличие недостачи или избытка товара, либо отсутствие нарушений. На их основе делается заключение об убытках магазина и их причинах.

При проведении инспекции могут быть выявлены следующие нарушения:

• Недостача. По документам товар есть на складе, но в реальности отсутствует. Причиной может быть ошибка в отчетности или воровство.
• Порча. Количество товаров по бумагам и в реальности совпадает. Но срок годности вышел или продукция испортилась из-за нарушения условий хранения.
• Излишки. Найдена продукция, не учтенная в базе. Излишки могут возникнуть только из-за ошибок в отчетности.
• Пересортица. Недостача одной позиции совпадает с излишками по другой. При этом общее количество товара в категории указано верно. Пересортица также возникает из-за ошибок персонала.

Дальнейшие меры зависят от результатов проведения инвентаризации. У руководителя магазина есть право выписывать штрафы лицам, ответственным за пропажу, воровство или порчу товаров. При выявлении серьезных нарушений может быть подписан приказ о начале повторной ревизии. Иногда инвентаризация показывает значительные расхождения только в одной товарной группе. В этом случае может быть принято решение о более частом контроле за проблемной категорией.

Если в процессе найдены излишки товара, они принимаются на баланс. Принятие осуществляется по закупочной цене товара на день инспекции. Излишки учитывают как часть внереализационных доходов магазина.

Схема действий при недостаче зависит от размера убытков. В бюджете магазина обычно есть статья для компенсации нормы убыли. Если недостача не превышает расчетное значение, убыток возмещается за счет организации. Когда стоимость утерянных или испорченных товаров слишком большая, издержки сверх нормы удерживаются с зарплаты сотрудников. Если владелец является единственным работником в магазине, то недостача списывается как убыток.

При работе с маркированными товарами нужно списать недостачу в системе «Честный ЗНАК». В личном кабинете пользователя есть функция списания кодов маркировки по причине утери. Если не оформить списание в «Честном ЗНАКе», коды останутся на балансе магазина. Проверка может выявить нарушение порядка отчетности. В этом случае владелец магазина может получить штраф за нарушение работы с маркировкой.

Как получить возмещение ущерба

При найме персонала для магазина в трудовом договоре прописывается условие материальной ответственности. Подписывая договоры, сотрудники соглашаются участвовать в инвентаризациях и компенсировать возможный ущерб. Наличие подписи подтверждает, что работник принимает на себя обязанность отвечать за наличие товаров.

Если инвентаризация покажет недостачу товара по вине сотрудников, то владелец бизнеса имеет право потребовать компенсацию. По закону это возможно в следующих ситуациях:

• Доказанный факт административного правонарушения или уголовного преступления.
• Получены доказательства преднамеренного нанесения вреда предприятию.
• Ущерб нанесен работником в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Работодатель может требовать только компенсацию прямых расходов (стоимости утраченного или поврежденного товара). Виновный в нанесении ущерба сотрудник должен ознакомиться с итогами и подписать отчетные ведомости. При отсутствии личной подписи работник имеет право оспорить возмещение ущерба в суде.

Виновный сотрудник должен подготовить объяснительную в письменной форме и отправить бланк руководителю. Начальник выпускает распоряжение о взыскании ущерба из зарплаты виновного. В бухгалтерском отделе оформляют списания для погашения задолженности. Размер взыскания не может превышать 20% от месячной зарплаты сотрудника.

Как часто проводить инвентаризацию

Законы, регламентирующие правила торговли, содержат требования к частоте инвентаризации:

• Каждый год требуется проводить инспекцию для подготовки балансного ответа. Процедура выполняется в период с 1 октября по 31 декабря.
• Инспекция для расчетов с контрагентами также выполняется в конце календарного года, ее нужно завершить до 31 декабря.
• Проводить инвентаризацию для контроля основных средств требуется один раз в 3 года.

Проведение внеплановой инвентаризации остается на усмотрение владельца магазина. Эксперты по ведению бизнеса советуют выполнять ее как минимум дважды в год. Владельцы гипермаркетов организуют локальный переучет товара каждый день, чтобы база всегда оставалась актуальной. Организация работы без закрытия магазина возможна благодаря ТСД.

Как упростить инвентаризации

Чтобы завершить инвентаризацию быстро, нужно правильно подойти к организации процесса. Перед началом работы стоит подготовить инвентаризационный стандарт, который описывает регламент инспекции. При разработке стандарта следует учитывать возможности ТСД и других технических средств, а также программного обеспечения.

До начала следует убедиться, что все сотрудники обладают достаточными знаниями и навыками. При необходимости стоит нанять дополнительных работников или провести обучение персонала магазина. Действия линейных сотрудников должны контролировать опытные проверяющие.

Большая часть работы выполняется вручную. Использование ТСД помогает упростить рутинные действия и ускорить рабочий процесс. Автоматизация позволяет не допустить ошибок, вызванных человеческим фактором, и узнать точное количество остатков.

Преимущества работы с ТСД:

• Поддержка дистанционной работы с базой.
• Настройка интерфейса согласно особенностям склада или магазина.
• Возможность быстро вносить расхождения по десяткам товарных позиций.
• Одновременная работа нескольких человек с одним файлом.
• Подтверждение учетных изменений одним кликом.
• Поддержка нескольких способов загрузки информации в систему.
• Возможность сразу увидеть итоговый результат инвентаризации.
• Печать отчетных бланков непосредственно с терминала.

Применение современных технологий дает возможность провести инвентаризацию и не закрывать отдел или магазин. Инновационные решения сокращают издержки, связанные с подсчетом товара. Владелец не теряет прибыль из-за временного ограничения продаж и выплат за работу в ночные часы или в выходной день.

Терминалы сбора данных MERTECH

Многие владельцы магазинов, заинтересованные в автоматизации бизнес-процессов, обращаются в компанию MERTECH. Мы предлагаем многофункциональные терминалы сбора данных, которые отвечают современным требованиям. ТСД MERTECH совместимы со специальным программным обеспечением для инвентаризации. Вы можете заказать терминалы с предустановленным софтом Mobile SMARTS или Data Mobile.

ТСД представляет собой мобильный компьютер, оснащенный сканером штрихкодов. Встроенный сканер предназначен для идентификации товаров. В основе устройства находится современный и высокопроизводительный процессор. Каждый терминал укомплектован большим объемом памяти с возможностью расширения. Качественные электронные комплектующие обеспечивают быструю работу устройства.

Внедрение ТСД увеличивает скорость проведения инспекции в 5 раз, полностью исключая ошибки из-за человеческого фактора. Терминалы подключаются к POS-системе или к рабочей станции по беспроводным каналам. Подключение можно провести через Wi-Fi, Bluetooth, мобильные сети или другие интерфейсы.

Преимущества ТСД MERTECH:

• Качественные сканирующие модули 2D формата.
• Возможность распознавать радиочастотные метки (опционально).
• Яркие и чувствительные сенсорные дисплеи 4,5 или 5,0 HD IPS.
• Наличие PSAM, NFS, 2SIM интерфейса (опционально).
• Качественные аккумуляторы с высокой емкостью.
• Поддержка функции горячей замены аккумулятора.
• Совместимость с популярным софтом для автоматизации.
• Гарантия на все терминалы действует 2 года.

ТСД MERTECH поддерживают работу с 1С или другими популярными товароучетными системами. Наши терминалы адаптированы для работы с ЕГАИС и системой цифровой маркировки «Честный ЗНАК». Они поддерживают инвентаризацию всех категорий маркированной продукции.

В каталоге MERTECH есть терминалы с разной степенью защиты корпуса. Вы можете купить ТСД для работы в условиях, приближенных к офисным, или заказать более защищенные приборы для работы на пыльных складах или в холодильных цехах. У всех приборов надежные панели корпуса, которые выдерживают падения с высоты до 130 см.

Модели терминалов отличаются по стилю корпуса. В каталоге есть модели с сенсорным экраном, который занимает почти всю лицевую панель, и модели с увеличенным размером клавиатуры.

На всех приборах установлены чувствительные экраны, которые реагируют на мокрые или холодные пальцы, на прикосновения в перчатках.

Во всех моделях установлены аккумуляторы с высокой емкостью и медленным расходом энергии. Полного заряда аккумулятора хватает как минимум на 12 часов. Многие терминалы поддерживают горячую замену. В них установлен второй аккумулятор, за счет которого система не отключается после снятия основного. Горячая замена дает возможность не останавливать работу и не терять информацию при снижении уровня заряда.

Выводы

Проведение инвентаризации в любом магазине необходимо, чтобы актуализировать информацию в товароучетной системе и привести отчетность в порядок. По результату подсчета можно оценить эффективность работы магазина и надежность сотрудников. Инвентаризация дает возможность планировать закупки, улучшить условия хранения товара и принять меры по борьбе с воровством. Сделанные выводы позволяют увеличить прибыль магазина и сократить издержки.

Инвентаризация является сложной и многоступенчатой процедурой. Упростить пересчет остатков и ускорить процесс помогает автоматизация. Использование ТСД со специализированным софтом дает возможность быстро сверять цифры и оформлять учетные ведомости. На сайте MERTECH можно заказать ТСД с предустановленными программами для автоматизации магазина.

Оставьте заявку на сайте, и консультант подберет подходящую модель терминала и версию софта с учетом особенностей вашего бизнеса.