Инвентаризация товаров на складе — пошаговая инструкция

Когда нужно проводить инвентаризацию

В некоторых ситуациях проводить инвентаризации обязательно по закону. Полный перечень таких случаев установлен Приказом Минфина России № 34н.

Руководство компании обязано провести инвентаризацию, если:

1. продукция передается другому владельцу (как пример, при продаже бизнеса);
2. происходит преобразование муниципальной или государственной организации;
3. ликвидация или реорганизация частного предприятия;
4. при подготовке годового отчета предыдущая инвентаризация проведена раньше 1 октября отчетного года;
5. произошла чрезвычайная ситуация, включая стихийное бедствие, которой предшествовали экстремальные условия работы.

В перечисленных ситуациях инвентаризация становится обязанностью руководства компании. По собственной инициативе проводить сверку можно с любой частотой. Сроки и порядок выполнения процедуры устанавливает руководства бизнеса. Но внутренний регламент предприятия не должен противоречить упомянутым Приказам Минфина РФ.

Оборудование для инвентаризации

Удобнее всего работать на ТСД — терминале сбора данных. Это мини компьютер со встроенным сканером штрих-кода. В некоторых моделях установлен считыватель радиочастотных меток RFID. Для работы с документами используются кнопки и сенсорный экран. Устройство работает от аккумулятора и подключается к базе по беспроводному соединению.

Терминалы сбора данных подразделяются на 3 класса:

1. Начальный класс. Степень защиты: IP54 – IP64. Терминал подходит для работы в теплом и сухом помещении.
2. Промышленный класс. Степень защиты: не менее IP64. Устройство можно использовать в сложных условиях. Например, под дождем на открытой площадке или на пыльном складе.
3. Сверхзащищенный класс. Степень защиты: IP67 – IP68. С терминалами можно работать во влажных и сильно запыленных помещениях. Приборы выдерживают перепады температур от −30 до + 70 °С.

Набор интерфейсов для подключения к ПК зависит от модели ТСД. В стандартную комплектацию входят порт USB, модули Wi-Fi и Bluetooth. В некоторых терминалах есть RS-232 слот, поддержка GPS и ГЛОНАСС. Наличие слота для SIM-карты позволяет использовать мобильный интернет 2G - 5G.

Лучшими считаются ТСД с двумерным сканером, набором беспроводных интерфейсов и большой емкостью аккумулятора. Двумерный сканер может распознавать не только линейные штрих-коды, но и акцизные марки для ЕГАИС, и штрих-коды Data Matrix для маркировки «Честный ЗНАК».

Во время работы прибор должен поддерживать стабильную связь с ПК по беспроводному каналу. Широкий набор интерфейсов позволяет выбрать вариант подключения, подходящий для вашего склада или торгового зала. Большой объем памяти служит страховкой на случай потери сигнала. При потере соединения данные сохраняются в памяти и передается на ПК при восстановлении сигнала.

Регламент проведения инвентаризации

Выполнять инвентаризацию на складе или в магазине требуется по определенному регламенту. Порядок действий руководства компании и бухгалтерского отдела должен быть следующим:

1. Создание инвентаризационной комиссии. Руководитель компании назначает ответственных лиц, которые должны контролировать процесс.
2. Издание Приказа на проведение инвентаризации по форме ИНВ-22*. Текст Приказа должен содержать причину инвентаризации, срок проведения, ФИО членов комиссии. Информация о Приказе должна быть зафиксирована в Журнале учета контрольных проверок. Вести этот журнал нужно по форме ИНВ-22*.
3. Проверка остатков в товароучетной системе. Один из участников комиссии должен изучить приходную и расходную документацию, отчеты о движении товара. Каждый из документов следует подписать: «До инвентаризации на…(дату)». На основе данных из товароучетной программы будет проводиться списание остатков и оприходование излишков.
4. Выполнение инвентаризации. Сотрудники склада или магазина должны подсчитать остатки товаров по факту и подготовить отчеты. ТСД позволяет работать с учетными документами и быстро оформлять оприходование и списание. Идентификация товаров выполняется по штрих-кодам.
5. Заполнение описей и актов о результатах. Документы составляются по формам ИНВ 3-6. Допускается ведение отчетности в электронном или в бумажном виде.
6. Составление ведомости учета результатов. Ведомость заполняется по форме ИНВ-26*.

Если проверка показала недостачу продукции, необходимо оформить списание в товароучетной системе и выровнять остатки. Найденные излишки следует оприходовать, чтобы поставить их на баланс предприятия.

Упомянутые формы первичных документов в 2022 году не обязательно использовать. Мы привели их как пример удобного заполнения документации. Руководители компаний могут разрабатывать и собственные шаблоны для ведения отчетности. Но выбранные шаблоны должны быть понятными и информативными.

Как провести инвентаризацию на ТСД

Программные решения для ТСД помогают автоматизировать учет продукции на складе и в торговом зале. Автоматизация ускоряет процесс в несколько раз и повышает результативность работы. Она позволяет избежать ошибок, связанных с невнимательностью операторов.

ТСД с программными продуктами DataMobile подходит для автоматизации любых операций, в том числе приемки поступлений, сбора заказов по листам, отгрузки оптовых партий. Специальное ПО быстро интегрируется в товароучетную систему. Взаимодействие со всеми конфигурациями софта 1С происходит без установки промежуточных библиотек.

У программных решений DataMobile простой интерфейс. Владелец ТСД может настроить рабочие параметры, чтобы адаптировать его функционал под свою компанию. Настройка легко проводится своими руками, без привлечения программистов 1С.

Софт DataMobile совместим с ТСД на Android, в том числе со всеми терминалами от MERTECH. В число функций входит интеграция с принтером этикеток. Это дает возможность печатать этикетки в торговом зале или на складе и быстро проводить переоценку продукции.

Пошаговая инструкция по инвентаризации

Рассмотрим, как проходит инвентаризация с помощью ТСД с софтом DataMobile и товароучетной системой «1С:Управление торговлей 11». На выбор доступно две схемы работы. Сотрудники могут сканировать штрих-коды с товаров и сразу сверяться с цифрами из отчетности. Во втором случае персонал сначала сканирует все штрих-коды, а затем выгружает данные в 1С и проводит сверку.

Пошаговый алгоритм действий:

1. Работник авторизуется в своем аккаунте в ПО DataMobile.
2. Оператор открывает раздел «Инвентаризация» и в нем создает новый файл.
3. Сотрудник считывает штрих-код с товара. На экране ТСД появляется название продукции. Работник вводит фактическое количество остатков.
4. Работник может активировать режим поштучного ввода. Функция доступна в настройках. После активации режима нужно будет сканировать штрих-коды со всех упаковок товаров. Программа автоматически определит количество товаров каждого типа.
5. Оператор ТСД загружает документ в товароучетную систему. В файле будет автоматически указана дата и время старта и окончания работы. Для выгрузки файла нужно активировать функции «Заблокировать документ», а затем «Внести в базу».
6. В столбце с учетными данными отобразится количество товаров на балансе. В системе требуется установить статус «Внесение результатов». Далее нажать на кнопку «Провести и закрыть». Если при сверке будут выявлены расхождения, они будут показаны в отдельном столбце.

Для учета алкоголя и маркированных товаров потребуется установить дополнительный модуль Маркировка. Чтобы вести учет алкогольной продукции на оптовых складах, нужен модуль ЕГАИС ОПТ. Для работы с радиочастотными метками на товарах требуется модуль RFID.

Как оформить оприходование продукции

Если сверка показана наличие излишков на складе или в магазине, их нужно поставить на баланс в 1С. Пошаговая инструкция, как провести оприходование продукции:

1. Открыть страницу с созданными инвентаризациями.
   
2. Указать документ из списка. Выбрать кнопку «Создать на основании» и открыть ссылку на «Оприходование товаров».
   
3. На экране появится форма с данными о найденных излишках. Оприходование продукции следует проводить по рыночной цене. Если стоимость товара в базе данных была указана неправильно, сначала нужно исправить цифры. После выбора цены необходимо нажать на кнопки «Записать» и «Провести».
   
4. Чтобы просмотреть бухгалтерские отчеты, следует нажать кнопку «ДтКт». Откроется новое окно с последними проводками. Проводки по оприходованию помечаются как Дт 41 и Кт 91. В документе указывается цена партии и число обнаруженных излишков.
   
5. Нажать кнопку «Записать и закрыть», чтобы сохранить итоги.
   

Оприходование продукции будет отражаться в отчетности за тот месяц, когда проводилась сверка остатков, и за отчетный год.

Как оформить списание товаров

Если при сверке обнаружена недостача, испорченные или пропавшие товары потребуется снять с учета. Списание позволяет уравнять количество остатков в базе данных и по факту.

Списание продукции в 1С происходит в 4 этапа. Чтобы уравнять остатки, понадобится:

1. Открыть раздел с созданными инвентаризациями. Найти и открыть последний документ.
2. Нажать кнопку «Создать на основании» и открыть ссылку «Списание товаров».
3. Проверить указанные цифры в форме для списания. Необходимо убедиться, что название товара, количество остатков по факту, цена товара и стоимость партии указаны правильно.
4. После проверки формы списания нужно нажать кнопку «Записать», а затем «Провести».

Бухгалтерские документы после списания или оприходования продукции можно посмотреть, если нажать кнопку «ДтКт».

Выводы

Инвентаризация позволяет узнать реальное число товаров на складе или в торговом зале. После выполнения процедуры необходимо провести сверку остатков: принять излишки на баланс и списать утерянные или испорченные товары. Чтобы инвентаризация проходила быстро и была точной, мы советуем использовать ТСД MERTECH с программным обеспечением DataMobile.