Как бизнесу подготовиться к поэкземплярному учёту в системе «Честный ЗНАК» в 2025 году

Действующие требования к маркировке товаров

Маркировка БАД и антисептиков проводится согласно постановлениям Правительства № 870 и № 886 соответственно. Как и требуют эти документы, с 1 мая 2024 года участники рынка пользуются электронным документооборотом (ЭДО). Заключение оптовых сделок проводится через оператора ЭДО. На данный момент сделки оформляются по правилам объемно-сортового учета.

Обе стороны сделки должны подписывать универсальный передаточный документ (УПД). После подписания УПД информация о сделке передается в «Честный ЗНАК», и маркированные товары переходят на баланс нового владельца. По аналогичной схеме сейчас работает рынок молочной продукции и упакованной воды.

Как работает объемно-сортовой учёт

По правилам объемно-сортового учета достаточно указать в УПД название товара, GTIN и число экземпляров в оптовой партии. По аналогичной схеме заполняются документы на вывод товара из оборота.

Списание на платформе «Честный ЗНАК» можно оформлять по причине:

• утери маркированных товаров;
• порчи запасов, хранящихся на складе;
• истечения срока годности продуктов;
• употребления товара на собственные нужды.

Объемно-сортовой контроль почти не влияет на производство и логистику. Это промежуточный этап введения маркировки продукции, который помогает бизнесу адаптироваться к работе с ЭДО. Но оптовым и розничным продавцам приходится внедрять новые процессы, чтобы затем перейти к поэкземплярному учету.

Когда начинает действовать объемно-сортовой контроль, участникам рынка запрещается работать с бумажными накладными. Они должны подключаться к ЭДО и оформлять сделки через УПД. За создание и заполнение документа отвечает поставщик. Принимающая сторона должна проверить информацию и подписать документ.

При объемно-сортовом учете не требуется сверять коды маркировки с накладной. Но мы советуем выборочно проверять несколько кодов из партии. Если коды маркировки не находятся в обороте, товар считается немаркированным. Нельзя принимать его на баланс, иначе вы рискуете получить штраф или уголовную ответственность. Такую партию нужно вернуть поставщику и сообщить, что он должен повторно маркировать товары.

Сроки перехода на поэкземплярный учёт и другие нововведения

Поэкземплярный контроль дает возможность отследить путь каждой товарной единицы. Переход с объемно-сортового на поштучный учёт запланирован на 2025 год. Новая система уже работает в других товарных категориях и показывает свою эффективность. Скоро она будет масштабирована на четыре новые товарные группы. Ограничения будут вводиться с интервалом 3 месяца, чтобы компаниям с широким ассортиментом было легче адаптироваться.

Молочная продукция

С 1 сентября 2024 года начинается сверка документов от производителей молочной продукции и импортеров. Проверять будут документы, которые участники оборота регистрируют в ФГИС ВетИС и «Честный ЗНАК». Проверке подлежит данные о сроке хранения, объеме и весе продуктов. Если сверка покажет несоответствия, бизнес получит штраф за ошибки в отчетности.

С 1 ноября 2026 года представители рынка будут отчитываться о списании по любой причине, не связанной с продажей на кассе. Новое требование распространяется только на продукты, которые хранятся более 40 дней. Отчитываться нужно будет в форме поэкземплярного учета. В документе на списание нужно перечислять коды маркировки из партии. Продукты, которые хранятся меньше 40 дней, можно продолжить списывать по объемно-сортовому учёту.

Упакованная вода

С 1 сентября 2024 года представители отрасли HoReCa и государственные учреждения начали отчитываться о выводе закупленных товаров из оборота.

С 1 марта 2025 года маркировка этой товарной группы будет официально завершена. Переход на поэкземплярную систему — это последний этап в плане реализации проекта.

Антисептики

С 1 октября 2024 года участники рынка могут начать маркировать остатки антисептиков. Начиная с этой даты продавать немаркированные товары запрещается. Владельцы оптовых партий будут ставить их на учёт в «Честный ЗНАК», чтобы не терять прибыль.

С 1 сентября 2025 года представители отрасли должны перейти на поэкземплярную схему учёта. После завершения этого этапа рынок антисептиков в России станет полностью прослеживаемым.

Как работает поэкземплярная отчетность

Поштучный учёт требует, чтобы в документах об изменении статуса маркированных товаров были перечислены все коды. Требование распространяется на УПД, документы на списание товаров и другие формы отчетности.

Когда начнет действовать учёт по новым правилам, участникам оборота придется перестраивать привычные процессы. Сотрудники компаний должны будут сверять коды маркировки при передаче оптовых партий через ЭДО и списании товаров.

При поэкземплярном учете сотрудники должны быть внимательными. Важно правильно заполнять УПД, комплектовать партии для отгрузки, списывать товары и принимать новые поступления. Это усложняет документооборот и замедляет рабочий процесс. При ошибках в отчетности в «Честном ЗНАКе» можно получить штраф. Автоматизация поможет ускорить работу сотрудников и избежать ошибок. Организовать поштучный учёт удобно с помощью ТСД или 2D сканеров штрих-кодов.

Логистика при поэкземплярном учёте

До начала обязательной маркировки можно было отправлять товары нескольким контрагентам на одной машине. После введения объемно-артикульного учёта эта схема продолжила работать. При поэкземплярном — логистика станет сложнее. Работники склада и водители должны будут вести учёт, какие товары должны быть доставлены каждому получателю.

Чтобы решить вопрос логистики, можно заранее создавать УПД и загружать палеты. Сотрудники склада находят товары с кодами, указанными в документе, и готовят их к отправке получателю. Но в этом случае комплектация заказов отнимает много времени у кладовщиков. Такая схема работы часто приводит к недогрузке транспорта. Возможны потери до 50% свободного места в кузове, что повышает издержки на логистику.

Что такое вэнселлинг

Для эффективной загрузки транспорта можно использовать вэнселлинг. Это схема работы, когда менеджер создает черновики УПД для каждого оптового покупателя, но не заполняет накладные. Он передает черновики в мобильное приложение, с которым работает водитель. Персонал склада загружает в машину случайные товары.

После отгрузки водитель сканирует коды маркировки «Честный ЗНАК». Информация о том, какие именно товары получил контрагент, добавляется в УПД. Получатель может провести сверку кодов и принять документ. Мобильные приложения для вэнселлинга работают на ТСД на базе Android.

Вэнселлинг ускоряет загрузку транспорта, сокращает расходы на логистику и позволяет избежать ошибок. Например, если продукты испортятся или будут повреждены в дороге, водитель не будет заполнять УПД. Продукты вернутся на склад, где можно списать их по кодам маркировки.

Агрегация кодов при поэкземплярном учёте

При работе с большими объемами товаров вести поэкземплярный учёт достаточно трудно. Чтобы не сканировать каждый из сотен и тысяч кодов маркировки, нужно провести агрегацию. Процедура ускоряет отгрузку, приемку и учёт маркированных товаров.

Агрегация — это способ маркировать транспортные упаковки. После сканирования единого кода на ТСД откроется список индивидуальных кодов, которые находятся в упаковке. Эта функция есть в мобильных приложениях для складского учёта, которые работают с маркированными товарами. Маркировать транспортные упаковки можно на производстве или на складе.

Маркировать на производстве

Крупные производители внедряют автоматическую агрегацию. В этом случае транспортные коды создаются на производственной линии. Например, когда 6 бутылок ставятся на картонный поддон и упаковываются в термопленку, это фиксирует камера. Система компьютерного зрения считывает и проверяет маркировку «Честный ЗНАК». Затем автоматически происходит агрегация, печать и наклейка этикетки.

На малых и средних предприятиях агрегация часто проводится вручную. Для этого используется комплект оборудования:

• POS-терминал;
• ТСД или 2D-сканер;
• термотрансферный принтер этикеток.

Готовые товары собираются в короба или палеты. Упаковка может заполняться автоматически или вручную. Работник производственной линии сканирует маркировку товаров, которые оказались в одной упаковке.

Программа считает коды маркировки «Честный ЗНАК» и проверяет на ошибки. Когда набирается нужное количество кодов, она выполняет агрегацию и печатает транспортную этикетку. Сотрудник линии наклеивает этикетку и переходит к следующему коробу или паллете.

Маркировать на складе

Агрегация на складе проводится с помощью ТСД. В этой схеме транспортные этикетки печатаются заранее. Работник склада сначала сканирует транспортную этикетку, а потом — коды маркировки товаров, которые находятся в коробах или на палете. Информация о составе упаковки сохраняется в базе данных «Честного ЗНАКа».

Штрафы при работе с обязательной маркировкой

Участники оборота должны соблюдать требования по работе на платформе «Честный ЗНАК». За продажу товаров, которые не стали маркировать, полагается штраф на сумму от 5 000 до 1 000 000 рублей с конфискацией. При особо крупном размере оптовой партии можно получить до 5 лет лишения свободы.

Если вовремя не перейти на поштучный учёт, последствия будут менее серьезными. Эта ситуация является нарушением при передаче отчетности в «Честный ЗНАК».

Штрафы за неправильный учёт:

• Для должностных лиц: 1 000 — 10 000 руб.
• Для малого бизнеса: 25 000 — 50 000 руб.
• Для малого бизнеса: 50 000 — 100 000 руб.

Партнеры «Честного ЗНАКа» должны вовремя отчитываться о любых действиях с товаром. После продажи или списания требуется передать отчет в течение 3 дней. За это время можно без спешки оформлять сделки через ЭДО и даже маркировать товары, если проводить учёт на ТСД.

ТСД и сканеры штрих-кодов для обязательной маркировки

Компания MERTECH производит ТСД, 2D сканеры штрих-кодов и принтеры этикеток для работы с «Честным ЗНАКом». Качественное оборудование ускоряет учёт товаров и снижает операционные издержки.

Какие преимущества есть у оборудования MERTECH:

1. Высокая скорость распознавания маркировки.
2. Широкий угол и дальность охвата сканеров.
3. Распознавание нечетких или поврежденных этикеток.
4. Продуманная и удобная форма корпуса.
5. Широкий набор интерфейсов для передачи данных.
6. Расстояние для синхронизации 100 или 300 м.
7. Энергоемкие аккумуляторы.

На сайте производителя вы можете заказать оборудование MERTECH по самой низкой цене. Для оптовых заказчиков доступна система скидок.

Выводы

Поштучный учёт 4 новых товарных категорий начнет действовать в 2025 году. Участники оборота антисептиков, БАДов, упакованной воды и молочной продукции могут уже сейчас подготовиться к работе по новым правилам. Чтобы перестроить бизнес-процессы, нужно установить эффективное приложение для работы с маркировкой и обновить торговое оборудование. На следующем этапе понадобится изучить новую схему работы и провести тренинги для сотрудников.